Modernisering af medlemmernes læseværelse og udvalgsværelserne
Modernisering af medlemmernes læseværelse og udvalgsværelserne
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 24. juni 2003
J.nr. ØU 229/2003
7. Modernisering af medlemmernes læseværelse og udvalgsværelserne
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller,
at Økonomiudvalget anbefaler over for Borgerrepræsentationen, at medlemmernes læseværelse og udvalgsværelserne (A, B, C og D) bliver moderniseret, og at der indføres en ordning med fast reservation af udvalgsværelser til partigrupperne.
at sagen sendes til behandling i Kultur- og Fritidsudvalget, inden den forelægges for Borgerrepræsentationen.
at der hermed er gjort op med medlemsforslag (54/03).
RESUME
Borgerrepræsentationen besluttede på mødet den 6. februar 2003 at henvise et forslag vedrørende kontorfaciliteter til partigrupperne og renovering/modernisering af medlemmernes læseværelse til Økonomiudvalget.
Økonomiforvaltningen foreslår, at læseværelset og udvalgsværelserne (A, B, C og D) bliver moderniseret, og at der indføres en ordning med fast reservation af udvalgsværelser til partigrupperne.
Det foreslås samtidig, at der med behandlingen af denne indstilling er gjort op med medlemsforslag BR 54/03.
SAGSBESKRIVELSE
På mødet den 6. februar 2003 besluttede Borgerrepræsentationen i enighed at henvise et medlemsforslag (BR 54/03) om kontorfaciliteter til partigrupperne og renovering/modernisering af udvalgsværelserne til Økonomiudvalget. Medlemsforslaget var stillet af Mogens Lønborg (C), Pia Allerslev (V), Bente Møller (Ø) og Klaus Bondam (B).
Af motiveringen til medlemsforslaget fremgår det bl.a.:
"Al vederlæggelse til
medlemmer af Borgerrepræsentationen kræver konkret lovhjemmel. Reglerne herom
er nærmere fastsat i den kommunale
styrelseslovs § 16 og i vederlagsbekendtgørelsen.
Borgerrepræsentationen
kan, jf. lov om kommunernes styrelse § 16, stk. 11, 2. pkt. yde "anden støtte"
i forbindelse med de aktiviteter, som er nævnt i § 16, stk. 1 (møder som følge
af hvervet som Borgerrepræsentant, udvalgsmedlem eller udpegning fra Borgerrepræsentationen
til hvervsposter). Der er ikke her ud over hjemmel til yde støtte til
(parti)politisk arbejde, idet det vil være direkte i strid med partistøtteloven
at yde tilskud på ulovhjemlet grundlag.
Det er derfor
forslagsstillernes opfattelse, at der i loven er hjemmel til at Borgerrepræsentationen
vil kunne beslutte at stille kontorfaciliteter til rådighed for medlemmerne til
brug for arbejdet i forsamlingen; men ikke til brug for partipolitisk arbejde i
øvrigt.
……………
Læseværelset er utidssvarende indrettet, og opfylder ikke længere medlemmernes behov. Derfor foreslås, at Økonomiforvaltningen pålægges dels at fremkomme med et forslag til modernisering af læseværelset og dels at undersøge mulighederne for etablering af partigruppelokaler på Rådhuset."
Der er således ret snævre grænser for, i hvilket omfang kommunalpolitikere kan honoreres for deres arbejde.
Borgerrepræsentationen har tidligere besluttet, at medlemmerne vederlagsfrit får stillet en moderne IT-hjemmearbejdsplads (PC`er med ADSL-opkobling, printer og telefax, tilskud til telefon og betalt telefaxabonnement) til rådighed.
Kommunalpolitikere er "fritidspolitikere" og derfor vurderes IT-hjemmearbejdspladsen som et velegnet arbejdsredskab for medlemmerne af Borgerrepræsentationen.
Økonomiforvaltningen har hørt Århus Kommune, Odense Kommune, Aalborg Kommune, Randers Kommune og Esbjerg Kommune, om kommunalbestyrelsesmedlemmerne får stillet kontorfaciliteter (partilokaler), mødelokaler, læseværelse og hjemmearbejdspladser til rådighed. De har stort set samme ordning som i Københavns Kommune, bortset fra Aalborg Kommune, der også stiller partilokaler til rådighed for kommunalbestyrelsesmedlemmerne.
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler over for Borgerrepræsentationen, at medlemmernes læseværelse og udvalgsværelserne bliver renoveret/moderniseret. Administrationen af kommunens faste ejendom, herunder Rådhuset, hører under Kultur- og Fritidsudvalget, jf. Styrelsesvedtægten § 15, stk. 2. Det er forudsat, at udgifterne til renovering (malerarbejde, gulv, elektriske installationer etc.) afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets driftsramme. Derfor indstilles det, at sagen sendes til behandling i Kultur- og Fritidsudvalget, inden den sendes til behandling i Borgerrepræsentationen.
Økonomiforvaltningen har nøje overvejet forslaget om at stille kontorfaciliteter til rådighed for partigrupperne. Det er imidlertid forvaltningens vurdering, at den nuværende ordning med IT-hjemmearbejdspladser kombineret med modernisering af læseværelset og udvalgsværelserne, må anses for at være et rimeligt niveau for "anden støtte" til varetagelse af hvervet som medlem af Borgerrepræsentationen – set i lyset af, at medlemmerne er "fritidspolitikere" og sammenlignet med niveauet i andre større kommuner.
Økonomiforvaltningen har i samråd med Kultur- og Fritidsforvaltningen overvejet, hvad der skal til for at gøre læseværelset tidssvarende. Forvaltningen vurderer, at læseværelset trænger til en modernisering/renovering med udskiftning af møbler, gulvbelægning og lysarmatur. Hertil kommer almindeligt malerarbejde.
Der er 5 udvalgsværelser til rådighed for medarbejdere og politikere på Rådhuset. Økonomiforvaltningen har i samråd med Kultur- og Fritidsforvaltningen vurderet, at udvalgsværelserne A, B, C og D trænger til modernisering. For at gøre udvalgsværelserne tidssvarende med moderne teknologi skal der anskaffes følgende:
Indretning af udvalgsværelse A, B, C og D:
Loft-/væghængt projektor
Lærred (motordrevet)
Video/DVD
Forstærker
Højtaler
PC`er
Netværks- og internetadgang
TV-stik
Mulighed for dæmpning af lys
Mørklægning
Separat nyt skab til teknik
Udvalgsværelse D skal desuden indrettes med en foldedør, således at lokalet kan anvendes både som ét stort eller to mindre mødelokaler.
For at imødekomme ønsker om tilgængelige mødelokaler for borgerrepræsentanterne, foreslår Økonomiforvaltningen en ordning, hvor partigrupperne efter aftale med Borgerrepræsentationens Sekretariat fast får stillet udvalgsværelser til rådighed (ek-sempelvis fra kl. 15.00 på hverdage og evt. hele dagen i weekenderne).
ØKONOMI
Det anslåes, at udgifterne
til modernisering/renovering af læseværelset og udvalgsværelserne vil være i
størrelsesordenen ca. 1.100.000 kr. Heraf udgør udgifterne til
udvalgsværelserne ca. 950.000 kr. og udgifterne til læseværelset ca. 150.000.
Udgifterne kan afholdes inden for Økonomiudvalgets og Kultur- og
Fritidsudvalgets driftsrammer. Udgifter til møbler og udstyr kan afholdes inden
for Økonomiudvalgets driftsramme, mens udgifter til renovering (malerarbejde,
gulv, elektriske installationer etc.) kan afholdes inden for Kultur- og
Fritidsudvalgets driftsramme. Hele arbejdet vil blive udført som
regningsarbejde via Kultur- og Fritidsforvaltningen.
MILJØVURDERING
-
ANDRE KONSEKVENSER
-
HØRING
Økonomiforvaltningen har hørt Århus Kommune, Odense Kommune, Aalborg Kommune, Randers Kommune og Esbjerg Kommune, om de stiller kontorfaciliteter/partilokaler, mødelokaler, læseværelse og hjemmearbejdsplads til rådighed for politikerne, jf. ovenfor.
Kultur- og Fritidsforvaltningen er blevet hørt vedrørende udgifterne til modernisering af læseværelset og udvalgsværelserne.
BILAG
-
Erik Jacobsen
/Flemming Dubgaard Hansen