Status for revisionsbemærkninger til regnskab 2016

Der skal tages stilling til status for handleplaner vedrørende revisionsbemærkningerne givet til regnskab 2016.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at den aktuelle status for handleplanerne på revisionsbemærkningerne til regnskab 2016 tages til efterretning.

Problemstilling

Der er til regnskabet for 2016 afgivet i alt 17 revisionsbemærkninger. Den 15. august 2017 godkendte Økonomiudvalget (ØU) forvaltningernes handlingsplaner som følge af revisionens bemærkninger og den 12. december 2017 modtog ØU en første status på handlingsplanerne. Med denne indstilling gives en sidste status på disse handlingsplaner forud for revisionen af regnskab 2017 (bilag 1).

Da status for handleplanerne senest blev forelagt ØU på mødet 12. december 2017, var det forventningen, at 11 af de 17 revisionsbemærkninger, vil blive lukket frem mod revisionen af regnskab 2017.

Økonomiforvaltningen har som opfølgning på handlingsplanerne indhentet status fra forvaltningerne på fremdrift i forhold til de udarbejdede handleplaner samt drøftet status herfor med Intern Revision i forhold til årsrevisionen (bemærkning 1-13) og med Deloitte i forhold til områder, der er omfattet af statsrefusion (bemærkning 14-17).

Yderligere er der i forbindelse med udarbejdelsen af regnskab 2017 samt den løbende revision i 2017 foretaget en vurdering af hvorvidt revisionen af regnskab 2017 vil medføre nye revisionsbemærkninger.

Løsning

Det er de respektive forvaltningers ansvar at gennemføre de handlinger, der er nødvendige for at lukke de anførte bemærkninger. Af nedenstående skema fremgår, hvornår det pr. marts 2018 forventes, at forvaltningerne har berigtiget de anførte forhold, således at bemærkningerne kan lukkes. Denne vurdering er lavet ud fra de nuværende handlingsplaner og dertilhørende tidsplaner.

Den samlede status for revisionsbemærkningerne gennemgås i bilag 1. En række af bemærkningerne indeholder delbemærkninger, hvorfor det i bilaget både er angivet, hvornår den samlede bemærkning og delbemærkningen forventes lukket. Økonomiforvaltningen har været i dialog med revisionen om nedenstående status med henblik på at sikre, at der er en fælles forståelse heraf.

 

Det forventes på nuværende tidspunkt at 7 ud af de 17 revisionsbemærkninger vil blive lukket frem mod revisionen af regnskab 2017. Der er dog risiko for at bemærkning nr. 2 – Byfornyelse ikke lukkes. Teknik- og Miljøforvaltningen er i dialog med Ekstern Revision om hvorvidt bemærkningen kan afsluttes på baggrund af et juridisk notat fra Kammeradvokaten.

Den primære forklaring, på at en række bemærkninger lukkes senere end hidtil forventet, skal findes i, at lukningen af regnskabet for 2017 indebar, at der ved denne regnskabsafslutning har skulle konsolideres mellem KØR og Kvantum, ligesom handlinger forbundet med årsafslutningen er gennemført i begge systemer. Hertil kommer at Økonomiforvaltningen ved opstillingen af kommunens samlede regnskab har skullet sammenstille data mellem KØR og Kvantum for at sikre et retvisende, samlet regnskab.

I forbindelse med lukningen af regnskabet, er der konstateret en række forhold, som Økonomiforvaltningen vil arbejde videre med i 2018, hvoraf de to væsentligste er implementering af effektive processer for periodeluk og balance- og systemafstemninger i Kvantum. Hertil kommer at der i 2018 vil være stor fokus på at øge kendskabet til og opbygge kompetencer i forhold til processerne i Kvantum.

Status på bemærkninger med forsinkelse på den oprindelige tidsplan der ikke forventes lukket inden revisionen af regnskab 2017 (markeret med gult i tabellen)

• Nr. 1 Systemansvarlige for udbetalingssystemer:

Den forventede videreførelse skyldes, at Intern Revision vurderer, at der er risiko for at bemærkningen fortsætter i regnskab 2017 for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF). SUF er i gang med udarbejdelse af forretningsgangene i overensstemmelse med Københavns Kommunens koncept. SUF forventer bemærkningen lukket til juni 2018. BUF har udarbejdet dokumentation og forretningsgang for et (Eat) af de fire udestående systemer, mens det forventes at dokumentation og forretningsgange for de resterende tre systemer (Speedadmin, Lara og KMD Institution) forventes at være færdigudarbejdet i juni 2018.

• Nr. 3. Balanceposter: Bemærkningen består af 4 delbemærkninger, hvor 3.3 "Periodiseringer" og 3.4 "Periodisering i øvrigt" forventes lukket.

3.1 Intern kontrol af balanceposter: Videreførelsen skyldes, at det udestår at få implementeret nyt koncept for kategorisering af balancekonti efter overgangen til Kvantum. Som led i migrering af kommunens afstemningskoncept er der udarbejdet udkast til ny forretningsgang og arbejdsgange. Disse forelægges Økonomikredsen den 29. juni 2018. Forretningsgangen er forventningsafstemt med Intern Revision. Bemærkningen forventes afsluttet til juni 2018 og forventes således gentaget ved revisionen af regnskab 2017.

3.2 Balanceafstemninger: Gennemgangen af åbningsbalancerne hos forvaltninger gør at bemærkningen kan lukkes, såfremt de bemærkninger, som de enkelte forvaltninger har fået i revisionsrapporterne vedr. åbningsbalancen i Kvantum, lukkes. Hvis der efter overgangen til Kvantum er kommet nye posteringer på balancen, som ikke er i overensstemmelse med Kasse- og Regnskabsregulativet, vil bemærkningen blive videreført i regnskab 2017. Det er dermed muligt at bemærkningen lukkes.

• Nr. 4 Lønadministration

Revisionsbemærkningen vedr. lønadministration indeholder seks delbemærkninger: 4.1 Afstemninger af lønoplysninger til SKAT, 4.2 Interne kontroller, 4.3 Vagtplanssystem i KAS, 4.4 Selvejende institutioner: 4.5 Børneattester og 4.6 Løndebitor. Koncernservice (KS) forventer, at alle delbemærkninger vedrørende regnskab 2016 lukkes.

Af den løbende revision af løn- og personaleområdet, forelagt ØU på mødet 13. marts 2018 fremgår dog, at lønsagsgennemgangen i 2017 forventes at medføre en revisionsbemærkning, som følge af at der blev fundet 20 fejl i 18 sager i forbindelse med stikprøvekontrollen. KS har iværksat handleplaner for de observerede fejl, jf. ØU sagen.

• Nr. 5 Manglende refusionshjemtagelse

Københavns Kommune indførte i 2017 en ny refusionsmodel for refusionstyperne sygdom, barsel og fleksjob. Refusionsmodellen indebærer en delvis automatisering ved hjælp af robotteknologi. Koncernservice konstaterede imidlertid i december 2017 usikkerhed omkring refusionsmodellens datagrundlag. KS har igangsat et oprydningsprojekt på hele refusionsområdet i december 2017. For alle de sager hvor der er konstateret differencer, er der i regnskab 2017 foretaget udkontering til forvaltningerne. KS har igangsat en omfattende gennemgang for, at genoprette og validere refusionsmodellens datagrundlag. KS forventer, at refusionsmodellen igen er i drift i maj 2018, samt at denne bliver gennemgået af Intern Revision i juni 2018.

• Nr. 13 - Ubalance i kommunens interne handel

Revisionsbemærkningen lukkes for regnskab 2016, men der forventes en bemærkning vedrørende ubalance i intern handel i regnskab 2017, hvorfor bemærkningen fortsætter. Ubalancen i 2017 skyldes udfordringer med korrekt anvendelse af interne arter til den interne handel, både i kommunens gamle økonomisystem KØR og i det nye, Kvantum.

I forhold til Kvantum udestår der endnu at blive etableret en sammenhæng mellem systemfunktionalitet og governance på området, der sikrer, at internt køb og salg alene kan konteres på konti til intern handel og ubalance dermed ikke kan opstå. Koncernservice er ved at færdiggøre procesbeskrivelser for håndtering af intern handel i Kvantum end-to-end, herunder udarbejdelse vejledninger til brugere i forvaltningerne og internt i KS. Det forventes, at processerne er implementeret inden udgangen af juni.

• Nr. 16 Jobafklaringsforløb

Målet er en rettidighed på 90%. Det kan dog ikke udelukkes, at forvaltningens initiativer ikke når at slå fuldt igennem, hvorfor der kan være risiko for en videreførelse af revisionsbemærkningen. Deloitte forventer, at bemærkningen fastholdes.

• Nr. 17 Ressourceforløb

Rettidigheden måles over en løbende 12 måneders periode. Det kan ikke udelukkes, at forvaltningens initiativer ikke når at slå fuldt igennem i et 12 måneders perspektiv, hvorfor der kan være risiko for en videreførelse af revisionsbemærkningen. Deloitte forventer, at bemærkningen fastholdes.

Nye bemærkninger i 2017

I forbindelse med udarbejdelsen af regnskab 2017 samt den løbende revision i 2017, har Økonomiforvaltningen på nuværende tidspunkt kendskab til nedenstående nye forhold, der vil indgå i revisionsberetningen for regnskab 2017. Det endelige antal kendes først, når revisionens beretning forelægger.

1.   Interne kontroller i Koncernservice - Intern Revision har i 2017 foretaget en undersøgelse af de interne kontroller i Koncernservice, og udarbejder en særskilt revisionsrapport herom. Det forventes, at rapporten vil indeholde en bemærkning om, at KS hurtigst muligt får afsluttet den organisatoriske implementering af Kvantum og får tilpasset arbejdstilrettelæggelsen således, at denne bedst muligt understøtter SAP standard. Endvidere at det bør sikres, at alle nødvendige driftsprocesser er identificeret, designet og implementeret, herunder at de interne kontroller udføres som en del af de daglige rutiner.

Koncernservice har etableret et selvstændigt projekt vedrørende driftsforankring af SAP-processer. Projektets hovedformål er at implementere en normal driftssituation for finansprocesserne i KS efter udrulningen af Kvantum. Den endelige revisionsrapport samt handlingsplan vil blive uddybet i særskilt sag til ØU, når rapporten foreligger.

2.  Retningslinjer for tilskudsadministration i Kultur- og Fritidsforvaltningen - Intern Revision har i 2017 foretaget en undersøgelse af tilskudsforvaltningen i KFF, som blev forelagt ØU den 7. november 2017. Her blev der givet to røde bemærkninger vedrørende manglende efterlevelse af kommunens regler, når der indgås aftaler i forhold til driftstilskud og foreningstilskud, samt mangelfuld administration hos CPH Lions. Disse bemærkninger forventes at fremgå af revisionsberetningen om regnskab 2017.

På baggrund af rapporten fra Intern Revision har KFF igangsat et større arbejde med at sikre compliance og kvalitet i tilskudsforvaltningen. En taskforce gennemgår alle tilskudstyper og udvikler nye og forbedrede vejledninger for sagsbehandlere og tilskudsmodtagere. Med udgangspunkt i Intern Revisions bemærkninger er det besluttet, at første indsats handler om brugs- og driftsaftaler. Foreløbigt er nye vejledninger om risikovurdering og om resultatstyring samt nye paradigmer for brugs- og driftsaftaler sendt til Intern Revision til kommentering. Arbejdet forventes afsluttet med udgangen af 2018.

3. Mellemkommunal refusion (Socialforvaltningen, Beskæftigelses og Integrationsforvaltningen, Børne og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen) - Intern Revision har i 2017 foretaget en undersøgelse af Københavns Kommunes opkrævning af mellemkommunal refusion. Her blev der konstateret manglende opkrævning og risiko for fejludbetalinger. Der blev givet en rød bemærkning til Socialforvaltningen, Beskæftigelses og Integrationsforvaltningen, Børne og Ungdomsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen som vil fremgå af regnskab 2017. Rapporten forelægges de respektive udvalg og ØU til efterretning på mødet 8. maj 2018.

Økonomikredsen har den 15. december 2017 godkendt en projektbeskrivelse, som danner grundlag for kommunens handleplan med det formål at sikre korrekt hjemtagelse af mellemkommunal refusion. Handleplanen har tre fokusområder:

1. Beregning af det økonomiske potentiale ved at optimere hjemtagning af mellemkommunal- refusion på tværs af forvaltninger, herunder adgang til hjemtagelse med bagudrettet effekt (3 år),
2. Identifikation af de konkrete borgere/ydelser, som KK ikke får hjemtaget refusion på i dag, herunder hvorvidt betalingskommune er korrekt anført for alle borgere,
3. Udvikling af et organisatorisk og datamæssigt setup som sikrer, at kommunen fremadrettet bliver bedre til at hjemtage mellemkommunal refusion.

Potentialet vil både ligge på styringsområderne service, overførsler og indsats. Analysen skal vise den faktiske fordeling mellem styringsområder og endvidere komme med forslag til fordeling af effektiviseringspotentialet på tværs af relevante forvaltninger.

Der er tilslutning til handleplanen hos alle berørte forvaltninger. Projektledelsen er placeret i Økonomiforvaltningen og der forventes første afrapportering af resultater til Økonomikredsen i maj 2018.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres. Revisionsberetningen for regnskab 2017 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2018 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenens punktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 12. juni 2018. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2017 på deres mødet den 14. august 2018.

 

Peter Stensgaard Mørch      /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 6: Status for revisionsbemærkninger til regnskab 2016 (2018-0096391)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 24. april 2018

Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.