Opfølgende indstilling vedrørende oprettelse af et Innovationshus i Københavns Kommune

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,

1. at Innovationshuset oprettes med de mål, opgaver og styringsmæssige setup, som er beskrevet i løsningsafsnittet,
2. at finansieringen for 2015 består af en basisbemanding finansieret af Økonomiforvaltningen inden for egen ramme, og at forvaltningerne har mulighed for at indstationere medarbejdere i Innovationshuset,
3. at Økonomiforvaltningen finansierer husleje, driftsudgifter, overhead og fagbudget inden for egen ramme, jf. økonomiafsnittet,
4. at der for de projekter, som indgår i Innovationshusets opgaveportefølje i 2015, gælder, at styregruppen skal sikre, at forvaltninger og koncernenheder stiller med de nødvendige ressourcer for at Innovationshuset kan løse sin opgave,
5. at Innovationshuset er bemandet senest den 1. maj 2015 og følgelig først er fuld funktionsdygtig i 2. halvår af 2015 henset til behovet for at udvikle metoder, processer, designprofil etc.,
6. at den varige finansieringsmodel fra 2016 og frem indgår i budgetforhandlingerne for 2016 og at den tværgående styregruppe bidrager til dette oplæg.

Økonomiudvalget godkendte den 13. januar 2015 principindstilling om oprettelse af Innovationshuset i Københavns Kommune. Det fremgik af indstillingen, at Økonomiforvaltningen i februar 2015 ville vende tilbage med en opfølgende indstilling indeholdende forslag til finansieringsmodel, organisatorisk sammensætning, bemanding samt fysisk placering.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med forvaltningerne arbejdet videre med etableringen af Innovationshuset. Den 23. januar 2015 blev der afholdt en større workshop med deltagelse af forvaltningerne på direktionsniveau. Der er i bilag 1 vedlagt en afrapportering herpå. I det følgende beskrives de overordnede rammer for Innovationshuset med fokus på mål, kompetencer, styringsmæssigt setup samt den fysiske placering, bemanding og foreløbige opgaver.

Mål for Innovationshuset

Innovationshuset skal være et sted, der skaber værdi for kommunens brugere, borgere, medarbejdere og virksomheder/leverandører. Værdien skabes ved at være en innovationspartner, der faciliterer, inspirerer og udfordrer forvaltninger og brugere, samt ved at være en serviceorganisation, der understøtter forvaltningernes løbende behov. Innovationshuset skal besidde kompetencer og kunne levere en ydelse, som adskiller sig fra, hvad der er muligt i Københavns Kommune i dag.

Formålet med at oprette Innovationshuset er overordnet at udvikle bedre og mere innovative løsninger samt at skabe helhedsfokus i kommunens kerneprocesser end to end – hele vejen fra foranalyse til evaluering og drift. Herudover skal Innovationshuset bidrage til at styrke innovationskompetencerne i kommunens kernedrift gennem træning af nøgleaktører i forvaltningerne og understøtte udvikling af innovationskulturen i Københavns Kommune.

Der kan overordnet identificeres tre ”bundlinjer” for Innovationshuset:

-          Forbedre den oplevede kvalitet af kommunens ydelser hos borgere, brugere, virksomheder/leverandører og medarbejdere.

-          Effektiviseringer gennem smartere løsninger og hurtigere processer og dermed lavere omkostninger.

-          Erhvervsmæssig vækst gennem udvikling af nye løsninger og involvering af leverandører (offentlig-privat samarbejde).

For at kunne levere på disse mål er Innovationshusets kerneopgave at facilitere, professionalisere og styrke involveringen af brugere, borgere, medarbejdere og leverandører i udviklingen af kommunens ydelser. På denne måde skal Innovationshuset understøtte, at kommunens medarbejdere inspireres og udfordres således, at der kommer bedre og mere innovative udviklingsprojekter og løsninger ud i den anden ende til glæde for københavnerne og kommunens ansatte.

Innovationshuset skal altså understøtte konkrete projekter i forskellige projektfaser, f.eks. behovsafklaring/kravspecifikation -> idéudvikling -> test (f.eks. prototype) -> evaluering og opsamling af viden.

For at Innovationshuset skal kunne levere på disse mål er det ikke hensigten, at huset skal besidde en dyb faglig indsigt i kommunens kerneopgaver, men derimod bemandes primært med kompetencer, som kan understøtte projektudvikling, brugerinvolvering samt designprocesser, som skal gennemløbe Innovationshuset. Innovationshusets succes (produkter mv.) afhænger altså meget af det, der investeres i huset af forvaltningerne i forhold til de konkrete projekter. Innovationshuset laver ikke projekter for en forvaltning, men med en forvaltning.

Styringsmæssigt setup

Derfor nedsættes en styregruppe bestående af direktionsrepræsentanter fra forvaltningerne samt koncerndirektører under ledelse af en administrerende direktør. Styregruppen har en vigtig opgave i at sætte strategisk retning, at prioritere og dimensionere Innovationshusets opgaveportefølje samt at have fokus på ”end to end” processer. Styregruppen skal sikre, at den viden, der kommer ud af Innovationshusets arbejde, skal bruges i projekternes videre implementering. Derudover skal styregruppen kunne sige fra, således at det undgås, at problemfyldte projekter ”parkeres” hos Innovationshuset. Endelig skal styregruppen bidrage til at minimere bureaukratiet omkring de opgaver og processer, som gennemstrømmer Innovationshuset, samt fastlægge en baseline for kvalitet vedrørende brugerinvolvering og –processer, som gør det muligt at vurdere Innovationshusets performance.

Fysisk placering og bemanding

Innovationshuset placeres i et kreativt miljø i Kødbyen, nærmere bestemt Halmtorvet 27 (ca. 500 m2), som tidligere husede Danske Bank. Her vil det være muligt at involvere brugerne i udvikling, analyse og design med mulighed for på sigt at teste 1:1 prototyper af f.eks. rum og produkter.

Innovationshuset har en basisbemanding i 2015, når enheden er funktionsdygtig omkring den 1. maj 2015, der består af en leder (kontorchef med reference til Økonomiforvaltningens direktion) og ca. 7-11 medarbejdere. Hertil kommer medarbejdere tilknyttet de konkrete projekter, der skal indgå Innovationshusets arbejde. Disse medarbejdere identificerer i samarbejde med Innovationshusets medarbejdere de relevante brugere, medarbejdere, leverandører og evt. borgere, der skal inddrages.

Foreløbig opgaveportefølje for Innovationshuset

Der er i samarbejde med forvaltningerne identificeret en foreløbig opgaveportefølje (se bilag 2). Det er vigtigt at fastslå, at de opgaver/projekter, som Innovationshuset skal arbejde med, ikke behøver at være store komplekse projekter, men derimod ofte meget konkrete (dekomponerede) opgaver, som kan udvikle nye generiske koncepter/standarder for kommunale kerneprocesser, f.eks.: 

• Fremtidens naturfags-, sprog og idrætslokaler samt toilet- og garderobeområder (f.eks. som led i kapacitetsudvidelsen på skoleområdet).
• Brugergrænsefladen i kommunens indkøbssystem (behov for at forbedre compliance og forbedre brugervenligheden i netbutikken).
• Fremtidens kontorarbejdsplads (samlokalisering af kommunale enheder på Ottiliavej).

Styregruppen vil, når den træder sammen første gang ultimo februar 2015, udvælge de projekter, der skal arbejdes med i 2015.

Økonomiforvaltningen finansierer 1 leder og 5 medarbejdere til Innovationshuset. Hertil kommer husleje, driftsudgifter, overhead og fagbudget, som også dækkes inden for egen ramme.

På sigt vil Innovationshuset have mulighed for at drive indtægtsdækket virksomhed ved siden af husets kerneopgaver. Der vil blive udarbejdet et juridisk papir om handlemulighederne herfor.

Varig finansieringsmodel for Innovationshuset fra 2016 og frem

Som det fremgik af indstillingen i Økonomiudvalget den 13. januar 2015, ville Økonomiforvaltningen vende tilbage med en varig finansieringsmodel for Innovationshuset, herunder muligheden for, at en del af bevillingen til anlægsprojekter, som i dag anvendes til brugerinvolvering i forvaltningerne, fremadrettet kan indgå i finansieringen af enheden.

Styregruppen vil frem mod budgetforhandlingerne for 2016 bidrage til forberedelsen af en mere forpligtende model for forvaltningernes engagement i Innovationshuset, hvor en del af de 0,5 procent af brugerinvolveringsbudgettet tilgår Innovationshuset direkte.

En model kunne være, at en andel af administrationsbidraget fra anlægssager, som i dag tilgår forvaltningerne (0,5 % af anlægssummen), og som bl.a. bruges på brugerinddragelse, fremadrettet placeres i Innovationshuset. Det kunne eksempelvis være 0,25 % af den samlede anlægsportefølje i Byggeri København samt udvalgte projekter i Koncernservice og Københavns Ejendomme.

Økonomiforvaltningen har igangsat en rekrutteringsproces med henblik på hurtigst muligt at ansætte en leder af Innovationshuset samt 2-3 proces- og faciliteringsspecialister. Det er forventningen, at disse kan være ansat omkring den 1. april 2015. Sideløbende hermed vil der være en afklaring med forvaltninger og koncernenheder omkring indstationering og overførsel af medarbejdere.

En projektorganisation forankret i Økonomiforvaltningen med deltagelse af flere forvaltninger vil i samarbejde med styregruppen forberede, at selve Innovationshuset forventeligt kan åbne dørene omkring den 1. maj 2015.

Som det fremgår af indstillingen, stiller Økonomiforvaltningen både basisbemanding og driftsøkonomi til rådighed for at kunne drive Innovationshuset som en facilitet for forvaltningerne. Derfor vil Innovationshuset og Økonomiforvaltningen også forbeholde sig retten til i den videre proces at stille krav til den måde, som forvaltningerne indgår i samarbejdet på. Derfor vil der skulle formuleres nogle samarbejdsprincipper, som besluttes og forankres i styregruppen.

Dagsordenspunkt 3: Opfølgende indstilling vedrørende oprettelse af et Innovationshus i Københavns Kommune

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 24. februar 2015

Indstillingen blev godkendt med 11 stemmer mod 1. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, Ø, B, F, V, O og I.

Imod stemte: C.