Effektiviseringsstrategi 2010 og administrationsanalysen

4. Effektiviseringsstrategi 2010 og administrationsanalysen (2009-19441) Effektiviseringsstrategi 2010 har til formål at frigøre midler til nye aktiviteter. Udover den nyligt offentliggjorte analyse af Københavns Kommunes administrationsudgifter indgår andre fokusområder i arbejdet med Effektiviseringsstrategi 2010. Indstillingen opridser fokusområderne og den videre proces med at frigøre midler til nye aktiviteter. INDSTILLING OG Beslutning Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, at det igangsatte arbejde med Effektiviseringsstrategi 2010, tages til efterretning, at et idékatalog indeholdende alle tværgående forslag fremsendes til udvalget i forbindelse med budgetindstillingen d. 9. juni 2009, godkendes, at det godkendes, at der igangsættes en fase 2 i forlængelse af administrationsanalysen jf. bilag 2 med henblik på at få konkretiseret, hvor og hvordan effektiviseringspotentialet skal tilvejebringes. HSU i de enkelte forvaltninger inddrages, da der ikke er et fælles HSU for hele Københavns Kommune, og at det godkendes, at udgiften til konsulentbistand finansieres i 2009 ved at overføre 1,5 mio. kr. af Økonomiforvaltningens uforbrugte midler i 2008 til 2009. Økonomiforvaltningen tildeles måltal med en tilsvarende nedbringelse af måltal på driftspuljen til uforudsete udgifter i 2009. Problemstilling I forbindelse med vedtagelsen af budget 2009 blev det besluttet, at den hidtidige proces for at skabe et prioriteringsrum til budgetforhandlingerne skulle revideres, og at der i stedet for et bruttokatalog skulle igangsættes en målrettet effektiviseringsstrategi med fokus på tværgående effektiviseringer. Formålet med Effektiviseringsstrategi 2010 er, at der med tværgående effektiviseringer fortsat er fokus på at frigøre serviceudgiftskroner til nye aktiviteter. Fastholdelse af dette fokus er i tråd med økonomiaftalen for 2009, hvor det fremgår at kommunerne samlet skal omstille aktiviteter fra administration til borgernær service, svarende til 1 mia. kr. i 2009, 2 mia. kr. i 2010 til 5 mia. kr. i 2013. Ved anvendelse af bloktilskudsnøglen kan Københavns Kommunes andel af det samlede beløb på 2 mia. kr. i 2010 beregnes til ca. 162 mio. kr. Løsning Arbejdet med Effektiviseringsstrategi 2010 er igangsat med henblik på at finde tværgående effektiviseringsforslag. Hensigten er, at der udarbejdes et idékatalog, hvor indholdet af alle fundne effektiviseringsforslag beskrives, herunder den økonomiske gevinst, kvalitet, medarbejdertilfredshed og borgertilfredshed. Effektiviseringsstrategi 2010 kan deles op i fokuset på Københavns Kommunes administrationsudgifter og øvrige tværgående fokusområder. Københavns Kommunes fokus på administrationsudgifter: Økonomiudvalget besluttede i august 2009 at igangsætte en analyse af Københavns Kommunes administrationsudgifter. På Økonomiudvalgets budgetseminar d. 3. februar blev administrationsanalysens resultater præsenteret. Administrationsanalysen er vedlagt som bilag 1. Rambøll Managements analyse af Københavns Kommunes administrationsudgifter vurderer, at der er et realiserbart effektiviseringspotentiale på ca. 160-177 mio. kr., hvoraf de 139 mio. kr. vurderes at være på den tværgående sektor, hvor alle forvaltninger er involveret. Da administrationsanalysen ikke konkret identificerer, hvor potentialet kan tilvejebringes, men alene anbefaler nogle generelle indsatsområder er det Økonomiforvaltningens vurdering, at det er nødvendigt at igangsætte en fase 2 i forlængelse af administrationsanalysen med henblik på at få konkretiseret, hvor og hvordan potentialet konkret skal tilvejebringes. Formålet med konkretiseringen er at udarbejde et beslutningsgrundlag, som indeholder konkrete forslag, som kan frigøre midler fra administrative ressourcer og processer til mere borgernær service. Økonomiforvaltningen vurderer, at der skal arbejdes videre med følgende analyseområder: Forenkling og effektivisering af de tværgående administrationsområder: Udarbejdelse af konkrete forslag på en effektivisering af de områder, hvor forvaltningerne har opbygget egne funktioner i stedet for en tværgående enhed. Færre organisations- og ledelseslag: Kortlægning af hvilke områder, hvor kommunerne kan undvære et administrativt organisations- og ledelseslag, samt konkrete forslag til hvorledes der kan ske en reduktion af områdernes organisations- og ledelseslag. Effektivisering af kommunens brug af IT systemer og administrative tjenesteydelser (konsulentbistand m.v.): Identifikation af hvor mange it-systemer kommunen har, undersøge om der kan digitaliseres yderligere samt kortlægge hvilke opgaver, der løses af eksterne konsulenter med vurdering om hvorvidt udgifterne kan reduceres. Effektiv borgerbetjening: kortlægning af effektiviseringspotentialet for en samling og bedre udnyttelse af kommunens borgerindgange inkl. biblioteker, hvor indsatsområderne er digitalisering, kanalprioritering (flytning af borgerhenvendelser til eksempelvis telefon eller Internet) og omorganisering. Oversigt over politisk besluttede administrative funktioner som ikke findes i andre kommuner: Udgifterne til særegne opgaver, som typisk ikke udføres i andre kommuner eksempelvis lokaludvalg, miljøcertificering mv. skal identificeres. Analyse af lønningerne på det administrative område: Københavns Kommunes lønniveauer benchmarkes med relevante administrative medarbejdergrupper i for eksempel staten, andre kommuner eller private organisationer. For en nærmere beskrivelse af analyseområder og tidsplan henvises til vedlagte kommissorium for administrationsanalysens fase 2 (bilag 2). Såfremt der er analyseområder, hvor en reduktion i udgifterne kræver en ændring af styrelsesvedtægten eller styreformen, skal dette fremgå. De øvrige tværgående fokusområder: Udover kommunens administrationsudgifter har Effektiviseringsstrategien 2010 også andre tværgående fokusområder. På nuværende tidspunkt er der tale om idéer, der potentielt kan bidrage til at tilvejebringe tværgående effektiviseringer. Som eksempler på områder der arbejdes med kan nævnes indkøbsområdet, udbud af Københavns Kommunes mobil- og fastnettelefoni og ændring af organisering/arbejdsgange af forskellige opgaver i kommunen. Den samlede oversigt over områder som indgår i effektiviseringsstrategien fremgår af bilag 3. Det fremtidige arbejde med effektiviseringer: I arbejdet med effektiviseringsstrategien 2010 er der identificeret en række områder, hvor et videre analysearbejde frem mod budget 2011 skal afdække størrelsen af effektiviseringsmulighederne. Det gælder blandt andet overgang til brug af open source-programmer i Københavns Kommune, muligheden for at reducere antallet af IT-licenser generelt og anvendelsen af intern post. Endvidere vil de fokusområder, som Rambøll Management har peget på i administrationsanalysen, og som ikke er en del af det vedlagte kommissorium (bilag 2) indgå i kommunens fremtidige arbejde med effektiviseringer. Økonomi Som det fremgår af bilag 2 vil eksterne konsulenter bliver inddraget i elementer af arbejdet med at konkretisere realiseringen af det fundne potentiale. Udgifterne til konsulentbistand forventes at udgøre 1,5 mio. kr. og foreslås finansieret af Økonomiforvaltningens uforbrugte midler for 2008 som foreslås overført til 2009. Økonomiforvaltningen tildeles måltal hertil med en tilsvarende nedbringelse af måltallet på puljen til uforudsete udgifter i 2009. Videre proces Da der ikke er et formelt samarbejdsorgan for hele kommunen, betyder det - indtil der evt. etableres ét centralt samarbejdsorgan - at kommunens 7 samarbejdsorganer vil blive inddraget i drøftelserne vedrørende de konkrete tiltag. De tværgående forslag indarbejdes ikke i udvalgenes budgetrammer, men indgår sammen med budgetforslaget i budgetforhandlingerne i september. Koncernservices effektiviseringsbidrag og den andel af afkastet fra Investeringskatalog 2009, som tilfalder det fremtidige prioriteringsrum er dog allerede indarbejdet. Februar til 7. maj: Økonomiforvaltningen igangsætter en proces for fase 2 af København Kommunes fokus på administrationsudgifter. Med henblik på at kvalificere realiseringen af potentialet vil forvaltningerne og ekstern konsulent bistand blive inddraget, og de 7 administrerende direktører vil som styregruppe løbende få forelagt en status. Arbejdet skal være afsluttet således at det kan indgå i det endelig idékatalog. De tværgående arbejdsgrupper der udarbejder konkrete forslag på de øvrige fokusområder i Effektiviseringsstrategi 2010 afleverer løbende de endelig forslag som forelægges Københavns Kommunes 7 administrerende direktører med henblik på at kunne indgå i det endelig idékatalog. 9. juni: Udvalget får i forbindelse med budgetindstillingen 9. juni forelagt et samlet idékatalog indeholdende alle tværgående effektiviseringsforslag. September: Idékataloget indgår sammen med udvalgenes ønsker og partiernes forslag i budgetforhandlingerne. Claus Juhl Bjarne Winge bilag 1. Analyse af administrationsudgifter (Tilgængeligt på nettet) 2. Kommissorium for administrationsanalysens fase 2 3. Oversigt over fokusområder i effektiviseringsstrategi 2010