Forslag til Økonomiudvalgets forretningsorden for perioden 2018-2021 (2. behandling)

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at forretningsorden for Økonomiudvalget (bilag 1) godkendes,
2. at det godkendes, at teksten vedr. foretræde for Økonomiudvalget (bilag 3) offentliggøres på Københavns Kommunes hjemmeside, og at Økonomiforvaltningen bemyndiges til, om nødvendigt, at foretage redaktionelle ændringer i teksten på hjemmesiden,
3. at udkastet til forretningsorden oversendes til anden behandling på Økonomiudvalgets møde den 24. januar 2018.

(2. behandling)

Problemstilling

Økonomiudvalget fastsætter selv sin forretningsorden, jf. lov om kommunernes styrelse § 20, stk. 3, (lovbekendtgørelse nr. 318 af 28. marts 2017).

Vedlagte udkast til forretningsorden er - bortset fra de ændringer, der fremgår af afsnittet "Løsning" nedenfor - i overensstemmelse med den forretningsorden, der har været gældende for Økonomiudvalget i sidste valgperiode. Forretningsordenen for sidste valgperiode (2014-2017) er vedlagt som bilag 2.

Størstedelen af forretningsordenen er gentagelse af bestemmelser fra lov om kommunernes styrelse samt normalforretningsordenen, som er medtaget i Økonomiudvalgets forretningsorden for fuldstændighedens skyld.

Løsning

I det følgende beskrives de foreslåede ændringer af indholdsmæssig karakter. Derudover foreslås forretningsordenen opdateret med nogle korrekturrettelser, sproglige tilpasninger samt ændringer af rækkefølgende af bestemmelserne for at opnå større kronologi, der ikke medfører indholdsmæssige ændringer. Der er for en god ordens skyld henvist til paragrafferne i både den gamle og den nye forretningsorden.

Forslag til opdatering af § 4, stk. 1, vedr. andre deltagere (gamle forretningsordens § 2, stk. 4 ):

I praksis er udvalgssekretæren for Økonomiudvalget sekretær for udvalget. Det foreslås, at forretningsordenen opdateres for at afspejle praksis.

På den baggrund foreslås sætningen "Økonomiforvaltningens administrerende direktør er sekretær for udvalget." slettet.

Endvidere foreslås det, at ordet ”protokolfører" erstattet af ”udvalgssekretær”. Opdateringen foreslås for at ordlyden i forretningsordenen ikke medfører tvivl om, hvem der er tilstede under et møde i Økonomiudvalget. Der sker i forlængelse heraf en konsekvensrettelse af ordet ”protokolfører” til "udvalgssekretær" i hele forretningsordenen. Sætningen får herefter følgende ordlyd:

”Økonomiforvaltningens direktion og udvalgssekretæren overværer udvalgets møder, medmindre udvalget bestemmer andet.”

Der foreslås følgende opdatering til § 4, stk. 3, vedr. andre deltagere (gamle forretningsordens §  2, stk. 5):

Der skelnes i udkastet til forretningsorden mellem andre deltager på udvalgets møder. Det drejer sig dels om andre deltagere som udvalget har hidkaldt for at oplyse om en sag på dagsordenen, f.eks. når kommunens eksterne revisor deltager under behandling af årsregnskabet. Derudover er der foretræde som typisk er borgere eller andre interessenter, der anmoder om fortræde for Økonomiudvalget. Nærværende bestemmelse regulerer det forhold, at udvalget har anmodet en, der ikke er ansat i kommunens tjeneste om at deltage i møderne. Foretræde reguleres i stedet af den nye forretningsordens § 5 (se nedenfor).

På den baggrund foreslås det, at sætningen ”Der henvises i øvrigt til Økonomiudvalgets retningslinjer for foretræde på Københavns Kommunes hjemmeside på KK.dk”. udgår. Sætningen bliver herefter som følger:

”Udvalget kan tilkalde personer, der ikke er ansat i kommunens tjeneste til at overvære en sags behandling, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.”

Der foreslås følgende nye bestemmelse til forretningsorden, ny § 5 vedr. foretræde:

Den nye bestemmelse svarer til de hidtidige gældende regler for foretræde for Økonomiudvalget, der indtil nu har været beskrevet på kommunens hjemmeside (KK.dk) og ikke i forretningsordenen. Den eneste materielle tilpasning er, at tidsrammen for foretrædet er reguleret fra ”cirka 10-15 minutter” til ”højst 10 minutter”. Det foreslås, at bestemmelsen får følgende ordlyd:

”§ 5. Det er muligt at få foretræde for Økonomiudvalget til en konkret sag, som er på mødets dagsorden, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.

Stk. 2. Anmodningen om foretræde skal være skriftlig og skal sendes til Borgerrepræsentationens Sekretariat senest kl. 09.00 dagen før selve mødedagen.

Stk. 3. Skriftlig materiale til udvalget skal være modtaget hos Borgerrepræsentationens Sekretariat senest kl. 10.00 dagen før mødedagen.

Stk. 4. Der kan kun anmodes om foretræde en gang om den samme sag i Københavns Kommune.

Stk. 5. Udvalget tager ved mødets start stilling til, om anmodning om foretræde skal imødekommes.

Stk. 6. Foretrædets varighed er højst 10 minutter.”

Økonomiudvalget anmodes med 2. at-punkt i nærværende indstilling om at godkende en opdateret tekst til offentliggørelse på hjemmesiden vedrørende foretræde for Økonomiudvalget, jf. bilag 3 samt at bemyndige Økonomiforvaltningen til at foretage redaktionelle ændringer i teksten, såfremt dette viser sig nødvendigt.

Der foreslås følgende opdatering til § 6, stk. 1, vedr. dagsorden (gamle forretningsordens § 3, stk. 1):

Det fremgår af lov om kommunernes styrelse § 22, stk. 1, at overborgmesteren i sin egenskab af formand for Økonomiudvalget har ansvaret for, at indstillingerne til udvalget er tilstrækkeligt oplyst, at der er koordineret med de øvrige udvalg, og at relevante høringer er gennemført.

For at forretningsordenen har samme ordlyd som lov om kommunernes styrelse, foreslås det, at ordet ”udarbejder” udgår og erstattes af ”forbereder”, således at sætningen lyder:

”Overborgmesteren forbereder dagsorden for udvalgets møder.”

Til bestemmelsen foreslås tilføjet en fodnote, der beskriver, at Økonomiudvalgets dagsorden i praksis udsendes til medlemmerne onsdag, ugen før mødet.

Der foreslås følgende opdatering til § 6, stk. 2 vedr. dagsorden (gamle forretningsordens § 3, stk. 3):

I lov om kommunernes styrelse regnes frister kutymemæssigt i hverdage, hvor lørdage regnes som en hverdag. På den baggrund foreslås det, at forretningsordenens sprogbrug vedr. frist for medlemsforslag opdateres, således at sprogbruget stemmer overens med lov om kommunernes styrelse. Der er med opdateringen ikke sket en ændring af fristen for medlemsforslag til Økonomiudvalget.

Det foreslås på den baggrund, at ”8 dage” udgår og erstattes af ”7 hverdage”, således at sætningen får følgende ordlyd:

”Såfremt et medlem senest kl. 12.00, 7 hverdage forud for et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sættes denne på dagsordenen for førstkommende ordinære møde.”

Der indsættes desuden en fodnote, der beskriver, at fristen er mandag kl. 12, ugen før mødet, såfremt mødet falder på en tirsdag.

Der foreslås følgende opdatering til § 8, stk. 2, vedr. mødeledelse og sagernes forelæggelse (gamle forretningsordens § 5, stk. 2):

I praksis afvikles Økonomiudvalgets møder således, at dagsordenen godkendes ved mødets start. Det foreslås, at forretningsorden opdateres for at være i overensstemmelse med denne praksis og der tilstræbes således ikke nogen ændring af mødeafviklingen med denne opdatering.

På den baggrund tilføjes sætningen "Udvalget godkender ved mødets begyndelse dagsordenen til mødet.". Som en konsekvens af dette er teksten i næste linje opdateret, således at ordene "ved mødets begyndelse" udgår. De to sætninger lyder herefter således:

"Udvalget godkender ved mødets begyndelse dagsordenen til mødet. Ethvert medlem kan i den forbindelse begære ordet til dagsordenen."

Foretræde

Foretræde er reguleret i § 5 i Økonomiudvalgets forretningsorden. I lighed med tidligere praksis, vil Københavns Kommune hjemmeside blive opdateret med en tekst, der kort beskriver rammerne for foretræde og samt hvordan en anmodning om foretræde praktisk håndteres.

Økonomiudvalget anmodes i forbindelse med godkendelse af 2. at-punkt om at godkende den tekst, der offentliggøres på kommunens hjemmeside vedrørende foretræde for Økonomiudvalget. Teksen fremgår af bilag 3.

Med indstillingen foreslås Økonomiforvaltningen bemyndiget til at foretage redaktionelle ændringer af teksten på kommunens hjemmeside, såfremt der skulle opstå behov for dette.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Ændringer i forretningsordenen kræver to behandlinger i Økonomiudvalget og blev forelagt til 1. behandling på Økonomiudvalget møde den 9. januar og 2. behandles i udvalget på deres møde den 24. januar 2018.

Såfremt indstillingen godkendes på begge møder træder forretningsordenen i kraft straks efter mødet den 24. januar 2018.

Forretningsordenen offentliggøres på Københavns Kommunes hjemmeside i relation til Økonomiudvalget.

Teksten vedr. foretræde offentliggøres ligeledes på Københavns Kommunes hjemmeside efter den endelige godkendelse af forretningsordenen.