Supplerende principper for partnerskab med Fonden Fristaden Christiania, Indre By
Tidligere beslutninger
Teknik- og Miljøudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,
- at nedenstående supplerende principper for disponering og udbetaling af midler godkendes og anvendes i forbindelse med realisering af partnerskabsaftalen mellem Fonden Fristaden Christiania og Københavns Kommune,
- at regler for opgørelse af midler godkendes og anvendes i forbindelse med realisering af partnerskabsaftalen mellem Fonden Fristaden Christiania og Københavns Kommune, jf. bilag 1.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:
Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter, som følge af sagen, afholdes inden for Teknik- og Miljøudvalgets budgetramme.
Problemstilling
Borgerrepræsentationen vedtog den 2. februar 2017 en partnerskabsaftale mellem Fonden Fristaden Christiania og Københavns Kommune. Aftalen administreres på samme vilkår som en byfornyelsesindsats og er finansieret med 20 mio. kr. fra Københavns Kommune og 10 mio. kr. fra Fonden Fristaden Christiania, jf. bilag 2.
Borgerrepræsentationen skal med denne indstilling tage stilling til supplerende principper for, hvordan disponering, udbetaling og opgørelse af midler i partnerskabet finder sted, så arbejdet kan fortsætte.
Løsning
Partnerskabsaftalen mellem Fonden Fristaden Christiania (herefter Fonden) og Københavns Kommune er indgået for en femårig periode fra 2017-2021. Indsatsen består af 11 konkrete projekter fordelt på fire temaer: Klima og energirenovering; Bygningsfornyelse; Områderne mellem husene; og Forbedrede sociale forhold og flere arbejdspladser.
Partnerskabsaftalen hviler på en beslutningsmodel, hvor det er en koordinationsgruppe, der beslutter, hvilke projekter der igangsættes og afsluttes, og hvor alle beslutninger i koordinationsgruppen træffes i enighed. Koordinationsgruppen består af personer fra henholdsvis Teknik- og Miljøforvaltningen og Fonden, jf. bilag 2.
Partnerskabet gennemføres efter reglerne i Byfornyelsesloven. Koordineringsgruppen ønsker dog, at disse suppleres med nogle principper vedrørende udmøntning af støtte, og at disse udarbejdes efter en model, der svarer til dem, som staten (Bygningsstyrelsen) og Fonden har udviklet i deres samarbejde om istandsættelsen af de statsejede bygninger på Christiania. Her er det Fonden, der står for renoveringen, hvorefter Bygningsstyrelsen godkender arbejdet og betaler for vedligeholdelsen. I forbindelse med afregning af disse vedligeholdelsesopgaver har Bygningsstyrelsen og Fonden arbejdet efter et princip om fastpris. Det betyder, at prisen for arbejdet er aftalt på forhånd, og at udbetaling sker på baggrund af en godkendelse af arbejdet og ikke på baggrund af et godkendt regnskab.
Ved opstarten af et projekt under partnerskabet vil forvaltningen udpege en kommunal rådgiver, der godkendes af koordinationsgruppen. Den kommunale rådgiver skal vurdere prisfastsættelsen, følge projektet undervejs og godkende at det, der leveres ved projektets afslutning lever op til den aftalte standard. Ved tvivlsspørgsmål vil forvaltningen indhente et eksternt kontroltilbud inden godkendelse.
I partnerskabsaftalen mellem Fonden og Københavns Kommune er følgende to principper for disponering og udbetaling af midler vedtaget (BR 2. februar 2017), jf. bilag 2:
- Disponering af midler: Det er vedtaget i partnerskabsaftalen, at koordinationsgruppen kan disponere midler på baggrund af en projektbeskrivelse, der indeholder tidsplan og budget. Budgettet skal være opgjort på leverancer, og det skal fremgå om midlerne anvendes til ansatte eller til eksterne firmaer. Bevillingens størrelse kan kun ændres ved en ny beslutning i koordinationsgruppen.
- Udbetaling af midler: Det er vedtaget i partnerskabsaftalen, at koordinationsgruppen kan udbetale midler på baggrund en projektafslutning, der dokumenterer, at det aftalte arbejde er udført og godkendt. Opstår der uenighed om en leverance, kan projektet ikke afsluttes. Deraf følger, at midler ikke vil kunne udbetales, før koordinationsgruppen er enige om, at et projekt er udført som aftalt.
Koordinationsgruppen foreslår, at ovenstående suppleres med følgende to principper for disponering og udbetaling af midler:
- Støtteprincippet: Når projekterne i partnerskabsaftalen skal realiseres, som fx renovering af Fredens Ark eller etablering af ny belysning på de interne stier på Christiania, vil Fonden være bygherre, og det vil fx være Christianias gartnergruppe eller entreprenørselskab, der udfører arbejderne. Midlerne fra partnerskabet udbetales som støtte, og Fonden er som bygherre ansvarlig for projektets gennemførelse og finansiering frem til afslutning af projektet. Det betyder, at midlerne disponeres af koordinationsgruppen ved igangsætning af et projekt, men først udbetales, når arbejdet er udført og godkendt i koordinationsgruppen. Ved større projekter kan der ske en opdeling af projektet i etaper. Godkendelse og afregning kan derefter ske på baggrund af en etape. Er arbejdet opdelt i flere etaper, fastfryses 20 % af midlerne fra hver etape, indtil det samlede projekt er færdigt. Etapeopdelingen skal fremgå af projektbeskrivelsen, og midlerne (80 %) fra den enkelte etape kan først udbetales, når arbejdet i den enkelte etape er udført og godkendt af koordinationsgruppen. De resterende midler (20 % fra hver etape) udbetales, når det samlede projekt er afsluttet. Dette er i overensstemmelse med almindelig kommunal praksis for udbetaling af støtte i bygningsfornyelsessager.
- Princip om fastprisaftaler: Ved fastprisaftale forstås, at budgettet, der godkendes af koordinationsgruppen inden igangsætning, svarer til prisen på det endelige arbejde. Sker der fordyrelser undervejs i projektet afholdes disse af Fonden uden for partnerskabet. I forhold til regnskabsaflæggelse betyder princippet om fastprisaftale, at når et projekt afsluttes, og det er dokumenteret af den udførende part (Fonden), at projektet lever op til det, der er aftalt i projektbeskrivelsen, kan støtten udbetales af partnerskabet. Der vil dermed ikke blive fremlagt et regnskab for de enkelte poster, men et budget opdelt på de afsluttede leverancer i lighed med statens model.
Københavns Kommunes Intern Revision vurderer, at udmøntningen af partnerskabsaftalen med de supplerende principper, jf. bilag 1, ligger inden for de økonomiske rammer, der gælder for kommunernes virke. Intern Revision vil endvidere løbende få forelagt de aftaler om kontrol og dokumentation, der aftales i partnerskabet ved projektopstart i forbindelse med realisering af de enkelte projekter.
Regler for opgørelse af midler
Bilag 1 beskriver rammerne for partnerskabet herunder reglerne for, hvordan budget og opgørelse over arbejderne skal opbygges, inden det forelægges koordinationsgruppen. Derudover fastlægges det, at et projekt ved opstart skal risikovurderes, og at der skal udarbejdes en handleplan, som beskriver, hvordan de identificerede risici vil blive håndteret. Reglerne tydeliggør, hvem der har ansvaret i de forskellige dele af projektet, og hvordan der sker opfølgning undervejs, så Københavns Kommune har vished for, at arbejdet er udført, og at det er udført i en kvalitet, der kan støttes med kommunale midler.
Økonomi
Denne indstilling har ikke i sig selv økonomiske konsekvenser for Københavns Kommune.
Videre proces
Når Borgerrepræsentationen har godkendt indstillingen, vil principper og regler for disponering og udbetaling af midler i partnerskabet blive anvendt.
Pernille Andersen /Jane Snog
Oversigt over politisk behandling
Teknik- og Miljøforvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,
- at nedenstående supplerende principper for disponering og udbetaling af midler godkendes og anvendes i forbindelse med realisering af partnerskabsaftalen mellem Fonden Fristaden Christiania og Københavns Kommune,
- at regler for opgørelse af midler godkendes og anvendes i forbindelse med realisering af partnerskabsaftalen mellem Fonden Fristaden Christiania og Københavns Kommune, jf. bilag 1.
Teknik- og Miljøudvalgets beslutning i mødet den 18. december 2017
Indstillingen blev anbefalet over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med syv stemmer mod to. Ingen undlod at stemme.
For stemte: A, B og Ø.
Imod stemte: C og V.
Det Konservative Folkepart og Venstre afgav følgende protokolbemærkning:
”Vi finder, at opgaven bør sendes i udbud, og at gældende løn og arbejdsvilkår skal overholdes.”
Beslutning
Dagsordenspunkt 16: Supplerende principper for partnerskab med Fonden Fristaden Christiania, Indre By (2017-0364990)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 24. januar 2018
Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 9 stemmer mod 3. Ingen medlemmer undlod at stemme.
For stemte: A, Ø, Å, B og F.
Imod stemte: V, C og O.
Venstre og Det Konservative Folkeparti videreførte deres protokolbemærkning fra Teknik- og Miljøudvalgets møde den 18. december 2017:
”Vi finder, at opgaven bør sendes i udbud, og at gældende løn og arbejdsvilkår skal overholdes. ”