Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifterne til implementering af elektronisk sags- og journalsystem (eDoc) i forvaltningen (Kultur- og Fritidsudvalget)

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 23. november 2004

 

 

J.nr. ØU 383/2004

 

10. Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifterne til implementering af elektronisk sags- og journalsystem (eDoc) i forvaltningen (Kultur- og Fritidsudvalget)

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget, at det indstilles til Borgerrepræsentationen

at Kultur- og Fritidsforvaltningen kan optage et internt lån på 2,6 mio. kr. til delvis finansiering af udgifterne til implementering af elektronisk sags- og journalsystem (eDoc) i forvaltningen. Kultur- og Fritidsudvalget tilbagebetaler det samlede lån i årene 2005-10 med 0,5 mio. kr. årligt.

at den årlige ydelse dækkes inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens bevilling Kultur og Fritid, konto 6.51.1 Sekretariat og forvaltning.

at Borgerrepræsentationen giver en tillægsbevilling på 2,6 mio. kr. i 2004 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling Kultur og Fritid, konto 6.51.1 Sekretariat og forvaltning til delvis finansiering af implementeringen af eDoc i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

 

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 4. november 2004

Indstillingen blev tiltrådt.

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form.

Økonomiforvaltningen bemærker dog, at Kultur- og Fritidsudvalget i forbindelse med kvartalsregnskabet for oktober påregner yderligere at have et merforbrug på 6 mill. kr., såfremt allerede vedtagne aktiviteter gennemføres, herunder aktiviteter i forbindelse med H.C. Andersen året (budgetaftale 2004). Kultur- og Fritidsudvalget forventer et sådant merforbrug finansieret ved optagelse af et nyt internt lån.

Endvidere bemærkes det, at Kultur- og Fritidsudvalget i forvejen afdrager på interne lån. Udvalget afdrager i hvert af årene 2005 og 2006 12,5 mill. kr. og i hvert af årene 2007 og 2008 10,7 mill. kr.

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget får behov for at optage det interne lån på 6 mill. kr. bør Økonomiudvalget overveje at drøfte Kultur- og Fritidsudvalgets samlede økonomi og udvalgets anvendelse af interne lån som finansieringskilde".

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. november 2004

Anbefalet.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

Kultur- og fritidsudvalget tilsluttede sig d. 13. marts 2003 at Kultur- og Fritidsforvaltningen sammen med Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indgik kontrakt med Fujitsu A/S om levering og implementering af et system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering (eDoc). 

I indstillingen d. 13. marts 2003 KFU 78/2003 blev det oplyst at indførelsen af et elektronisk sags- og journalsystem i forvaltningen ville medføre større enkeltudgifter i 2004, hvorfor det ville være nødvendigt for forvaltningen på et senere tidspunkt at fremlægge indstilling om optagelse af et internt lån i 2004. 

Samlet kan lånebehovet på nuværende tidspunkt opgøres til 2,6 mio. kr.

Lånet skal afdrages med 0,5 mio. kr. årligt over 6 år i årene 2005-2010. Udgifterne til afdrag på lånet vil blive holdt indenfor forvaltningens administrative budget.