Etik og evaluering af Københavns Kommunes Indkøb

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 23. november 2004

J.nr. ØU 386/2004

6. Etik og evaluering af Københavns Kommunes Indkøb

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget,

at etiske hensyn i forbindelse med indkøb, tager udgangspunkt i kommunens indkøbspolitik, og udmøntes som redegjort nedenfor

at forslaget til evaluering af kommunens indkøbsordning tiltrædes

RESUME

Økonomiudvalget behandlede på mødet den 23. marts 2004 "Redegørelse om Københavns Kommunes Indkøb – februar 2004" (ØU 71/2004). Økonomiforvaltningen blev bedt om et oplæg til hvorledes etiske hensyn kan indarbejdes i Indkøbspolitikken. Samtidig blev Økonomiforvaltningen bedt om et forslag til hvordan en evaluering af indkøbsordningen kan foretages.

Det fremgår af kommunens indkøbspolitik, at etiske forhold inddrages ved indgåelse af fælles indkøbsaftaler. Som følge heraf stiller kommunen etiske krav i forbindelse med indgåelse af nye indkøbsaftaler, som f.eks. krav til hæderlig forretningsdrift, ligebehandling af medarbejdere med forskellig etnisk oprindelse, kønsmæssig ligebehandling og miljømæssig forsvarlig adfærd og bæredygtig udvikling.

Nedenfor gives eksempler på inddragelse af etiske hensyn i såvel indkøbsaftalerne som i den efterfølgende opfølgning. Det skal dog understreges, at etiske forhold generelt inddrages i indkøbsprocessen.

I de årlige redegørelser til Økonomiudvalget gives en status for udviklingen på indkøbsområdet, herunder brugen af indkøbssystem og -aftaler, opnåede besparelser mv. Det foreslås, at redegørelserne – i overensstemmelse med Økonomiudvalgets ønske og Kommunens Indkøbsstrategi 2004-2007 – suppleres med en årlig evaluering.

Evalueringen af indkøbsordningen foreslås gennemført som en brugertilfredshedsundersøgelse blandt et repræsentativt udsnit af kommunens indkøbere. Brugerundersøgelserne tilrettelægges og gennemføres af et uvildigt analysebureau i samarbejde med forvaltningerne. Brugerundersøgelsen gentages årligt, så udviklingen i brugertilfredsheden kan følges. Evalueringen gennemføres første gang primo 2005.

SAGSBESKRIVELSE

1. Etiske forhold i Indkøbspolitikken

Af kommunens indkøbspolitik fremgår, at:

"Indkøb til kommunen skal først og fremmest foretages ud fra forretningsmæssige kriterier, dvs. pris, service, kvalitet, leveringssikkerhed, miljø- og arbejdsmiljøforhold, understøttelse af kommunens elektroniske indkøbssystem, etiske forhold etc."

"Ved indgåelse af indkøbsaftaler indgår der, hvor det er praktisk muligt, etiske overvejelser i valget af leverandører og produkter."

"Det forventes, at samarbejdet med kommunens leverandører bærer præg af hæderlighed, seriøsitet og professionalisme."

Der findes ikke i indkøbspolitikken en nærmere definition af "etik" eller hvilke elementer etiske hensyn skal indeholde, men kommunen tager generelt etiske hensyn ved indgåelsen af indkøbsaftaler. Efterfølgende gives eksempler på, hvordan kommunen i konkrete tilfælde har udmøntet indkøbspolitikkens etiske krav til kommunens leverandører.

I det aktuelle udbud af taxikørsel, er der stillet eksplicitte krav om, at leverandøren ikke forskelsbehandler sine ansatte på baggrund af deres etniske oprindelse eller på anden vis udøver diskrimination. Kravet er gjort eksplicit for at undgå enhver tvivl om kommunens holdning til forskelsbehandling.

I forbindelse med kommunens netop afsluttede udbud af kopipapir sikres det at kommunens institutioner lever op til Borgerrepræsentationens beslutning af 12. marts 1992, hvor det blev bestemt, at "...det pålægges magistraten at sørge for, at alle kommunens institutioner fremover benytter ubleget 100 procent genbrugspapir."(BF 287/91 s. 629–630). På tidspunktet for beslutningen blev der typisk benyttet miljøskadeligt klor til at blege papiret, hvilket er årsagen til kravet om ubleget papir. Der er siden udviklet genbrugspapirtyper, der er bleget ved hjælp af kalk, og som derfor ikke belaster miljøet i samme grad som klorblegningen. Disse blegede papirtyper vil det også være muligt at købe via aftalen.

I forbindelse med kommunens udbud af fødevarer, er der specielt efterspurgt økologiske fødevarer for at kommunens kantiner og institutioner får de bedste forudsætninger for at efterleve Borgerrepræsentationens beslutning om 75 % økologi i kommunens køkkener i forbindelse med kommunens Dogme-aftale (BR 262/01).

I det igangværende udbud af legetøj er der bl.a. efterspurgt "økologisk legetøj" (legetøj, der er produceret bæredygtigt og med hensyntagen til natur og miljø), så kommunens institutioner får mulighed for at prioritere disse hensyn ved de enkelte indkøb.

Aftalen om Kaffe indeholder ligeledes mulighed for at købe økologisk kaffe eller bæredygtigt produceret kaffe, hvor kaffebønderne bliver hjulpet til at forbedre dyrkningsmetoderne og de enkelte bondesamfund får hjælp til etablering og drift af bl.a. skoler.

I alle indkøbsaftaler inddrages miljø- og arbejdsmiljøhensyn systematisk, således at der aktivt arbejdes på at nedbringe belastningen fra kommunens indkøbsvirksomhed. Således medvirker såvel Miljøkontrollen som Bedriftssundhedstjenesten ved alle aftaleindgåelser, og der er både fastsat miljømæssige mål på indkøbsområdet og indkøbsmæssige mål på miljøområdet. Endvidere følges systematisk op på målopfyldelsen i forbindelse med årlige redegørelser til Økonomiudvalget og EMAS-redegørelser fra Den Fælles Indkøbsenhed.

Der er endnu ikke benyttet egentlige sociale klausuler, hvor der f.eks. stilles krav om, at en del af produktionen skal varetages af ansatte i skånejobs el. lign., i forbindelse med etableringen af fælles indkøbsaftaler. Københavns Kommune har imidlertid en række interne institutioner og beskæftigelsesordninger, der bl.a. producerer børster og vugger, der afsættes til kommunens institutioner. Ved indgåelse af fælles indkøbsaftaler sikres det, at disse institutioner fortsat har mulighed for at afsætte deres produktion til forvaltningerne, således at kommunens sociale indsats fremmes.

Kommunen vil fortsat anvende begrebet etik i forbindelse med vurdering af: 1) Hæderlig forretningsdrift (forretningsetik). 2) Ligebehandling af medarbejdere med forskellig etnisk oprindelse. 3) Kønsmæssig ligebehandling. 4) Miljømæssig forsvarlig adfærd og bæredygtig udvikling.

Etiske hensyn vil f.eks. indgå i form af generelle krav om seriøsitet og hæderlighed i leverandørsamarbejdet og krav om overholdelse af gældende lovgivning, herunder naturligvis lovens racismeparagraffer mv. Etikken vil endvidere kunne udmøntes i form af krav om miljøbevidsthed ved fremstilling, distribution og bortskaffelse af varer, fokus på arbejdsmiljøet i produktionen af varerne eller indføjelse af egentlige sociale klausuler i indkøbsaftalerne.

Kommunen vil derfor fortsat, når det i den konkrete sammenhæng er muligt og relevant, stille etiske krav til leverandørerne i forbindelse med udbudsforretninger og efterfølgende i forbindelse med overholdelsen af de indgåede aftaler.

2. Evaluering af indkøbsordningen

På mødet den 23. marts 2004 besluttede Økonomiudvalget, at Økonomiforvaltningen skulle udarbejde et forslag til evaluering af kommunens indkøbsordning.

I dag sker der via årlige redegørelser en løbende rapportering til Økonomiudvalget om udviklingen på indkøbsområdet, herunder brug af indkøbssystem og -aftaler, opnåede besparelser mv. Det foreslås, at redegørelserne – i overensstemmelse med Økonomiudvalgets ønske og Kommunens Indkøbsstrategi – suppleres med en årlig evaluering. I denne evaluering vil indgå problemstillinger som: tidsanvendelsen ved brug af indkøbssystemet og overskueligheden af samme, herunder søgning på indkøbsaftaler i systemet.

Evalueringen af indkøbsordningen vil blive gennemført i form af kvantitative og kvalitative brugerundersøgelser blandt et repræsentativt udsnit af kommunens indkøbere. Brugerundersøgelserne designes og gennemføres af et uvildigt analysebureau i samarbejde med forvaltningerne. Brugerundersøgelsen gentages årligt, så udviklingen i brugertilfredsheden kan følges.

Evalueringen gennemføres som en kombination af en spørgeskemaundersøgelse og en række fokusgruppeinterviews.

I spørgeskemaundersøgelsen bliver et større antal indkøbere spurgt om deres erfaringer og holdninger til forskellige elementer i indkøbsordningen for at identificere eventuelle problemområder eller områder der bør sættes særligt fokus på.

Efterfølgende gennemføres fokusgruppeinterviews med deltagere fra alle forvaltninger for yderligere at få uddybet resultaterne fra spørgeskemaundersøgelsen. Deltagerkredsen omfatter både ledere og slutbrugere af indkøbsordningen og indkøbssystemet.

På baggrund af brugerundersøgelsen og fokusgruppeinterviews opstilles forslag til forbedringsaktiviteter. Samtidig kan der evt. identificeres nye aspekter af indkøbsorganiseringen, der kan indgå i de følgende evalueringer.

Evalueringerne gennemføres sidst på året i overensstemmelse med indkøbsstrategien for Københavns Kommune 2004-2007. Den første brugerundersøgelse vil finde sted i begyndelsen af 2005.

Resultaterne fra evalueringen indgår som et fast element i den helårlige rapportering til Økonomiudvalget sammen med rapporteringen om de øvrige resultater på området. Den næste redegørelse foreligger marts 2005.

Økonomi

Eventuelle øgede omkostninger ved inddragelse af etiske hensyn (herunder miljø- og arbejdsmiljøhensyn) afholdes inden for forvaltningernes eksisterende økonomiske rammer.

Udgifterne til gennemførelse af de årlige evalueringer af indkøbsområdet afholdes af Økonomiforvaltningen.

Miljø

Høring

Andre konsekvenser

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge

Til top