Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifterne til implementering af elektronisk sags- og journalsystem (eDoc) i forvaltningen (Kultur- og Fritidsudvalget)

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 23. november 2004

J.nr. ØU 383/2004

10. Optagelse af internt lån til delvis finansiering af udgifterne til implementering af elektronisk sags- og journalsystem (eDoc) i forvaltningen (Kultur- og Fritidsudvalget)

INDSTILLING

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller

at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler Økonomiudvalget, at det indstilles til Borgerrepræsentationen

at Kultur- og Fritidsforvaltningen kan optage et internt lån på 2,6 mio. kr. til delvis finansiering af udgifterne til implementering af elektronisk sags- og journalsystem (eDoc) i forvaltningen. Kultur- og Fritidsudvalget tilbagebetaler det samlede lån i årene 2005-10 med 0,5 mio. kr. årligt.

at den årlige ydelse dækkes inden for Kultur- og Fritidsforvaltningens bevilling Kultur og Fritid, konto 6.51.1 Sekretariat og forvaltning.

at Borgerrepræsentationen giver en tillægsbevilling på 2,6 mio. kr. i 2004 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling Kultur og Fritid, konto 6.51.1 Sekretariat og forvaltning til delvis finansiering af implementeringen af eDoc i Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 4. november 2004

Indstillingen blev tiltrådt.

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form.

Økonomiforvaltningen bemærker dog, at Kultur- og Fritidsudvalget i forbindelse med kvartalsregnskabet for oktober påregner yderligere at have et merforbrug på 6 mill. kr., såfremt allerede vedtagne aktiviteter gennemføres, herunder aktiviteter i forbindelse med H.C. Andersen året (budgetaftale 2004). Kultur- og Fritidsudvalget forventer et sådant merforbrug finansieret ved optagelse af et nyt internt lån.

Endvidere bemærkes det, at Kultur- og Fritidsudvalget i forvejen afdrager på interne lån. Udvalget afdrager i hvert af årene 2005 og 2006 12,5 mill. kr. og i hvert af årene 2007 og 2008 10,7 mill. kr.

Såfremt Kultur- og Fritidsudvalget får behov for at optage det interne lån på 6 mill. kr. bør Økonomiudvalget overveje at drøfte Kultur- og Fritidsudvalgets samlede økonomi og udvalgets anvendelse af interne lån som finansieringskilde".

RESUME

Kultur- og fritidsudvalget tilsluttede sig d. 13. marts 2003 at Kultur- og Fritidsforvaltningen sammen med Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indgik kontrakt med Fujitsu A/S om levering og implementering af et system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering (eDoc).

I indstillingen d. 13. marts 2003 KFU 78/2003 blev det oplyst at indførelsen af et elektronisk sags- og journalsystem i forvaltningen ville medføre større enkeltudgifter i 2004, hvorfor det ville være nødvendigt for forvaltningen på et senere tidspunkt at fremlægge indstilling om optagelse af et internt lån i 2004.

Samlet kan lånebehovet på nuværende tidspunkt opgøres til 2,6 mio. kr.

Lånet skal afdrages med 0,5 mio. kr. årligt over 6 år i årene 2005-2010. Udgifterne til afdrag på lånet vil blive holdt indenfor forvaltningens administrative budget.

SAGSBESKRIVELSE

Kultur- og Fritidsudvalget tilsluttede sig d. 13. marts 2003 (KFU 78/2003) at Kultur- og Fritidsforvaltningen sammen med Økonomiforvaltningen, Sundhedsforvaltningen og Familie- og Arbejdsmarkedsforvaltningen indgik kontrakt med Fujitsu A/S om levering og implementering af et system til elektronisk sagsbehandling og dokumenthåndtering. Dette sagsbehandlings- og dokumenthåndteringssystem benævnes eDoc.

I indstillingen d. 13. marts 2003 blev det oplyst at indførelsen af et elektronisk sags- og journalsystem i forvaltningen ville medføre større enkeltudgifter i 2004, hvorfor det ville være nødvendigt for forvaltningen på et senere tidspunkt at fremlægge indstilling om optagelse af et lån, som på dette tidspunkt blev skønnet til at ligge i størrelsesordenen 5,5 mio. kr.

Siden da har i øvrigt Miljø- og Forsyningsforvaltningen og Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen tilsluttet sig projektet. Dette betyder at fællesudgifterne til projektet bliver mindre end oprindeligt beregnet, i og med at udgifterne fordeles på flere forvaltninger.

På denne baggrund har forvaltningen beregnet forvaltningens lånebehov til i alt

2,6 mio. kr.

Tekst	2004 mio. kr.	2005 mio. kr. *	2006 mio. kr. *
Andel af fællesprojektet og uddannelse	3,4	1,6	1,3
Forvaltningsspecifikke udgifter	1,3	0,9	0,9
Andel af central skanningscentral	0,4	0,2	0,2
Forventet samlet udgift	5,1	2,7	2,4
Delvis finansiering	-2,5	-2,4	-2,4
Lånebehov	2,6	0,3**	0

* i 2004 prisniveau
** forventes finansieret indenfor den administrative ramme i 2005

Det mindre lånebehov end oprindeligt forventet skyldes at forvaltningen i sit budget fra 2004 og 2005 har opnået kompenserende besparelser inden for forvaltningens administrative budget.

Lånet skal fra 2005 årligt afdrages med 0,5 mio. kr. Udgifterne til afdrag på lånet vil blive holdt indenfor forvaltningens administrative budget.

Implementeringen af eDoc i forvaltningen er i fuld gang og inden årets udgang forventes der at være 280 brugere af det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, som er det antal brugere forvaltningen har fået stillet til rådighed i fase 1 af projektet.

I fase 2 af ESDH-projektet forventes Københavns Huslejenævn yderligere at blive koblet på eDoc med borgersager. Dette forudsætter dog, at der er udviklet et sagssystem til eDoc, som dækker de behov som Huslejenævnet har i forhold til sin sagsbehandling. Der forventes i løbet af 2005 nærmere afklaring heraf.

I fase 3 – som også forventes iværksat på et tidspunkt fra 2005 vil der i øvrigt blive tale om at skabe integration mellem eDoc og de elektroniske fagsystemer m.m., som forvaltningen i øvrigt benytter sig af.

Med hensyn til fase 2 og 3 vil der være mulighed for forvaltningen at prioritere hvilke funktionaliteter, som måtte gå forud for andre, og dermed mulighed for at fordele udgiften over flere budgetår.

ØKONOMI

Finansieringen af den årlige udgift på 2,4 mio. kr. sker primært ved en reduktion af det administrative personale, som følge af en omlægning af arbejdsgange.

ANDRE KONSEKVENSER

Indførelsen af ESDH i forvaltningen betyder at den administrative sagsbehandling i forvaltningen kan tilrettelægges mere effektivt og dermed medføre en hurtigere sagsbehandling og bedre service.

HØRING

Der er ikke foretaget høring i sagen.

BILAG

1. Indstilling om indgåelse af kontrakt (KFU 78/2003) – Fortrolig sag (Til gennemsyn i Borgerrepræsentationens Sekretariat)

Carsten Haurum

/Olga Brüniche-Olsen

Til top