Forretningscirkulære for it-anskaffelser

I kølvandet på Revisionsrapport 2016 besluttede Økonomiudvalget den 12. december 2017 at styrke it-governance i Københavns Kommune, bl.a. gennem et forretningscirkulære for it-anskaffelser.

På den baggrund har Økonomiforvaltningen udarbejdet Forretningscirkulære for it-anskaffelser. De øvrige forvaltninger er løbende blevet inddraget i udarbejdelsen. Økonomiudvalget skal tage stilling til det foreliggende cirkulære.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Forretningscirkulære for it-anskaffelser godkendes, jf. bilag 1,
2. at det godkendes, at Forretningscirkulære for it-anskaffelser erstatter Anskaffelsesvurderingsprocessen (besluttet i Borgerrepræsentationen den 31. maj 2012, jf. bilag 2),
3. at det tages til efterretning, at eventuelle forslag til ændringer til Forretningscirkulæret for it-anskaffelser fremadrettet forelægges Økonomiudvalget til godkendelse jf. regelhierarkiet for Københavns Kommune.

Problemstilling

I Revisionsrapport for 2016 påpegede Intern Revision (IR) bl.a. manglende governance på it-området. Af Økonomiudvalgets (ØU) beslutning den 12. december 2017 om styrket it-governance i Københavns Kommune (KK) indgik, at der skulle sikres en klar rolle- og ansvarsfordeling for it-anskaffelser gennem et forretningscirkulære for it-anskaffelser til godkendelse i Borgerrepræsentationen (BR) i andet halvår 2018.

På den baggrund har Økonomiforvaltningen (ØKF) udarbejdet et udkast til Forretningscirkulære for it-anskaffelser med løbende inddragelse af de øvrige forvaltninger. Formålet med forretningscirkulæret er at styrke fundamentet for samarbejde om it-anskaffelser mellem forvaltningerne (især mellem Koncern IT og fagforvaltningerne).

Forretningscirkulæret er godkendt i kredsen af it-ansvarlige direktører (It-kredsen) og i kredsen af administrerende direktører, ligesom der er bred opbakning fra alle forvaltninger.

Løsning

Forretningscirkulæret for it-anskaffelser (Bilag 1) er en konkretisering af den del af Informationssikkerhedsregulativet, som vedrører anskaffelser af it-løsninger.
Informationssikkerhedsregulativet er vedtaget af BR den 21. juni 2018. Regulativet fastlægger de overordnede styringsprincipper indenfor informationsteknologi, herunder ledelses- og beslutningshierarkiet samt databeskyttelsesrådgiverens funktion og opgaver.

Forretningscirkulæret for it-anskaffelser indgår i kommunens regelhierarki under Informationssikkerhedsregulativet. Cirkulæret har fokus på at beskrive samarbejdet om it-anskaffelser på tværs af kommunen og sikrer, at der er enighed om rolle- og ansvarsfordelingen. Det skal forhindre fejl og tilbageløb gennem faserne i en it-anskaffelsesproces.

Forretningscirkulæret vil derfor blive suppleret af forretningsgange, der beskriver de konkrete processer, hvormed reglerne i cirkulæret skal følges. Udarbejdelsen af forretningsgange er igangsat af It-kredsen. De fællesadministrative forretningsgange for it-anskaffelser forventes færdigudviklet i 2018 og implementeres i 2019.

Foruden nydefinerede regler på it-anskaffelsesområdet, justerer cirkulæret tidligere BR-beslutninger på området, herunder it-anskaffelsesvurderingsprocessen (besluttet den 31. maj 2012, jf. bilag 2). Cirkulæret skal derfor erstatte denne BR-beslutning.

Økonomi

Indstillingen har ikke direkte økonomiske konsekvenser. Det er dog forventningen, at standardiserede processer og mere klarhed over roller og ansvar vil nedbringe omkostningerne til nye it-anskaffelser i kommunen som følge af færre fejl og tilbageløb ved it-anskaffelser.

Videre proces

Såfremt Forretningscirkulæret for it-anskaffelser vedtages, så vil forretningscirkulæret for indkøb blive tilrettet, så det henviser til Forretningscirkulæret for it-anskaffelser i forhold til indkøb af it.

Forretningscirkulæret for it-anskaffelser er gyldigt for alle it-anskaffelser, der påbegyndes efter den dato, BR godkender forretningscirkulæret.

I efteråret 2018 udarbejdes den fællesadministrative forretningsgang for it-anskaffelser, som skal understøtte forretningscirkulæret processuelt efter den proces, der er aftalt i It-kredsen. I første halvår 2019 udarbejdes øvrige forretningscirkulærer på it-livscyklusområdet, herunder cirkulærer om drift og udfasning af it.

For at kunne korrigere for mulige uhensigtsmæssigheder i Forretningscirkulære for it-anskaffelser evalueres cirkulæret ét år efter BR’s godkendelse.

Peter Stensgaard Mørch                       /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 3: Forretningscirkulære for it-anskaffelser (2018-0243805)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. oktober 2018

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.