Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2014-2018

Forslag til ny indkøbspolitik 2014-2018 har været i høring i fagudvalgene og indstilles nu til godkendelse i Borgerrepræsentationen.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at vedlagte forslag til ny indkøbspolitik for perioden 2014-2018 samt tilhørende handleplan og principper og organisering for indkøbsområdet godkendes.

Borgerrepræsentationen skal godkende indkøbspolitik for 2014-2018 (jf. bilag 2).

Indkøbspolitikken fastsætter fælles rammer, retningslinjer og fokuspunkter for indkøb i hele kommunen. Indkøbspolitikken har fokus på effektivitet, brugervenlighed, samfundsansvar og miljø, samt markedsdialog, innovation og vækst. Indkøbspolitikken består af visioner og mål for kommunens Indkøbspolitik 2014-2018 samt tilhørende ”status for kommunens indkøb", "indkøbspolitikkens handleplan" og endelig "de overordnede principper og organisering af indkøbsområdet".

Indkøbspolitik 2014-2018 blev behandlet i Økonomiudvalget på møde den 13. maj 2014 (jf. "Oversigt over politisk behandling"), hvorefter den blev sendt til høring i Københavns Kommunes fagudvalg.

Opsummering af høringssvar

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget
Anbefaler, at indkøbspolitikken godkendes

Socialudvalget
Tilslutter sig indkøbspolitikken med bemærkning om, at der skal fokus på sikring af socialøkonomiske virksomheder og muligheden for at undtage indkøb af ydelser fra udbud grundet pædagogiske hensyn.

Sundhed- og Omsorgsudvalget
Bakker op om indkøbspolitikken, som balancerer de hensyn man er nødt til at tage i forbindelse med udbud og indkøb.

Kultur- og Fritidsudvalget
Anbefaler, at forslag til indkøbspolitik godkendes.

Børne- og Ungdomsudvalget
Bakker op om en fælles indkøbspolitik og bifalder de fem hensyn i indkøbspolitikken. Det bemærkes, 

• at målet om brugervenlige aftaler er af stor betydning for institutioner,
• at netbutikken er et væsentlig redskab for at kunne øge compliance,
• at der i nogle situationer er behov for at kunne undtage indkøb af ydelser fra udbud – grundet pædagogiske og terapeutiske hensyn,
• at nytænkning og markedsmodning er væsentligt for indkøb af nye løsninger.

Teknik- og Miljøudvalget
Udvalget bemærker, 

• at indkøbspolitikken i højere grad skal afspejle kommunens miljø- og klimamål,
• at Teknik- og Miljøforvaltningen vil finde midler til to årsværk indenfor egen ramme, som kan bistå forvaltningerne med at stille miljøkrav i forbindelse med udbud og med opfølgningen,
• at det altid bør være op til den enkelte forvaltning at beslutte om forvaltnngen vil deltage i et fælles udbud og om indkøbseffektiviseringerne skal indgå i de tværgående effektiviseringer eller i de forvaltningsspecifikke effektiviseringer.

Høringsrunden har givet anledning til følgende ændringer:

• Foranlediget af høringssvaret fra Teknik- og Miljøudvalget er de aktuelle krav til miljø vedlagt denne indstilling (jf. bilag 5). De er ikke bilag til indkøbspolitikken, da miljøkravene hele tiden ændrer sig, men Teknik og Miljøforvaltningen opdaterer løbende denne liste over krav, som forvaltningerne kan hente på intranettet, hvor fælles paradigmer for udbud og kontrakter, vejledning om sociale klausuler, CSR krav (Corporate Social Responsibility) og social dumping ligger.
• Der er foretaget konsekvensrettelser i indkøbspolitikken som følge af Borgerrepræsentationens beslutning om ny arbejdsklausul den 21. august 2014, dagsordenspunkt 5, som bl.a. betyder, at arbejdsklausulen nu skal vedlægges alle bygge- og anlægskontrakter og alle tjenesteydelseskontrakter uanset beløbsstørrelse (jf. bilag 3). 
• Der er foretaget få mindre korrekturrettelser uden betydning for indholdet (jf. bilag 3).

Endvidere bemærkes, at indkøbspolitikken giver mulighed for at friholde indkøb fra udbud grundet pædagogiske og terapeutiske hensyn. Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med det nye udbudsdirektiv og den nye nationale udbudslov i 2015 vende tilbage til Økonomiudvalget med en redegørelse for øgede muligheder for at handle med socialøkonomiske virksomheder.

Teknik- og Miljøudvalgets forslag om, at den enkelte forvaltning til hver en tid kan beslutte om forvaltningen vil deltage i et tværgående fælles udbud og om indkøbseffektiviseringerne skal indgå i de tværgående effektiviseringer eller i de forvaltningsspecifikke effektiviseringer, er ikke imødekommet. Med indkøbspolitikken fastlægger Borgerrepræsentationen, hvor der skal ske fælles tværgående udbud og indkøb – denne beslutning kan ikke efterfølgende ændres af et udvalg. Den nærmere præcisering af udbudsområde og udbudsdesign behandles af økonomikredsen og i komplicerede sager af Økonomiudvalget.

Økonomiudvalget har endvidere godkendt, at Københavns Kommune støtter op om de forpligtende indkøbsaftaler fra SKI (Staten og Kommunernes Indkøb Service) (jf. aftale mellem KL og regeringen), og udgangspunktet er derfor, at Københavns Kommune tilstræber at tilslutte sig de forpligtende SKI-aftaler. Såfremt vurderingen er, at Københavns Kommune ikke skal gå med i disse aftaler, forelægges en sag herom for fagudvalg og Økonomiudvalget med begrundelse herfor. Øvrige udbud er decentrale og her træffer fagudvalg/fagforvaltninger beslutning omkring udbud og indkøb. Det anbefales, at det fortsat er Borgerrepræsentationen som træffer beslutning om tværgående fælles udbudsområder og præcisering af udbudsområde og at udbudsdesign fortsat varetages af Økonomiudvalget/økonomikredsen. Det er den samlede volumen i forbindelse med fælles indkøb, som er afgørende for effektiviseringens størrelse. Står en forvaltning udenfor vil det sandsynligvis give højere priser og få betydning for de øvrige forvaltninger og effektiviseringsgevinsten.

Med denne indkøbspolitik fastsættes, at der i perioden 2014-2018 skal tilvejebringes 25 mio. kr. årligt i indkøbseffektiviseringer til det tværgående bidrag i Københavns Kommunes effektiviseringsstrategi.

Det er op til det enkelte udvalg at beslutte, om de eventuelle indkøbseffektiviseringer, som tilvejebringes via de decentrale aftaler skal indgå i de forvaltningsspecifikke bidrag til effektiviseringsstrategien.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at vedlagte forslag til ny indkøbspolitik for perioden 2014-2018 samt tilhørende handleplan og principper og organisering for indkøbsområdet godkendes.

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 13. maj 2014

Sagen blev udsat til et senere møde i Økonomiudvalget med henblik på gennemførelse af en udvalgshøring.

Dagsordenspunkt 6: Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2014-2018

Økonomiudvalgets beslutning den 23. september 2014

Enhedslisten fremsatte følgende ændringsforslag:

”Det foreslås,

at halvdelen af det forventede årlige effektiviseringspotentiale indgår i de tværgående effektiviseringer, mens resten af besparelsen tilfalder forvaltningerne, der kan vælge at lade dem indgå i de forvaltningsspecifikke effektiviseringer.”

Ændringsforslaget blev forkastet med 8 stemmer mod 1. 1 medlem undlod at stemme.

For stemte: Ø.

Imod: A, B, F, V og O.

Undlod: I.

Indstillingen blev herefter anbefalet over for Borgerrepræsentationen med 8 stemmer mod 2. Ingen medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, Ø, B, F og O.

Imod stemte: V og I.

Enhedslisten tog forbehold for sagens behandling i Borgerrepræsentationen.

Socialdemokraterne, Radikale Venstre, SF, Venstre og Dansk Folkeparti afgav følgende protokolbemærkning:

”Partierne bemærker, at der først træffes beslutning i forbindelse med Indkaldelsescirkulæret 2016 om, hvorvidt de eventuelle indkøbseffektiviseringer, som tilvejebringes via de decentrale aftaler, skal indgå i de forvaltningsspecifikke bidrag til effektiviseringsstrategien.”

Enhedslisten afgav følgende protokolbemærkning:

”Enhedslisten vil frem mod behandlingen i Borgerrepræsentationen fremsætte ændringsforslag med henblik på at sikre, at Københavns Kommune forsat har mulighed for at foretage indkøb hos socialøkonomiske virksomheder, f.eks. ved at compliance-målsætningen nedsættes.”

Liberal Alliance afgav følgende protokolbemærkning:

”Liberal Alliance er imod sociale klausuler og lignende i forslaget.”

Venstre tilsluttede sig protokolbemærkningen.