Den organisatoriske afgrænsning af Københavns Borgerservice

Borgerrepræsentationen orienteres om den organisatoriske afgrænsning af Københavns Borgerservice, der den 1. januar 2014 blev overført til Kultur- og Fritidsudvalget.

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at orienteringen om den organisatoriske afgrænsning af Københavns Borgerservice tages til efterretning.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring: 

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Borgerrepræsentationen besluttede i 2013, at Københavns Borgerservice med virkning fra den 1. januar 2014 skulle overføres fra Økonomiudvalget til Kultur- og Fritidsudvalget, mens Københavns Ejendomme samtidig skulle overføres fra Kultur- og Fritidsudvalget til Økonomiudvalget. Det fremgår af indstillingen om ændringen af den organisatoriske placering (Borgerrepræsentationens møder den 28. november, dagsordenspunkt 4 og 12. december 2013, dagsordenspunkt 3), at Københavns Borgerservice skulle overføres, i den daværende form, til Kultur- og Fritidsudvalget, hvorefter der skulle igangsættes et arbejde for at vurdere behovet for eventuelle justeringer af opgavesnit og organisatorisk setup.

Selv om kommunen i medfør af borgerserviceloven har store frihedsgrader hvad angår organiseringen af borgerservicecentrene, er det i borgerserviceloven forudsat, at borgerserviceopgaverne varetages af en organisatorisk enhed. Det vil ikke være tilladeligt at ”atomisere” borgerserviceopgaverne.  

Denne konklusion må også ses i sammenhæng med borgerservicelovens udvidede adgang til at indhente og udveksle oplysninger. Denne udvidede adgang gør det nødvendigt at foretage en afgrænsning af borgerservice som en organisatorisk enhed inden for kommunens forvaltning. Ellers ville der skulle indhentes et udtrykkeligt og specifikt samtykke fra borgerne i de tilfælde, hvor der i forbindelse med sagsbehandlingen indhentes oplysninger fra andre myndigheder.  

Videre fremgår det udtrykkeligt af aktstykke 82, at kontaktcenteropgaven for den fællesoffentlige borgerportal Borger.dk er overdraget fra Digitaliseringsstyrelsen til Københavns Kommunes Borgerservice, hvorfor denne opgave må henhøre under en organisatorisk borgerserviceenhed. Tilsvarende fremgår det af styrelsesvedtægtens § 25, at den øverste daglige ledelse af den del af kommunens administration, der varetager Økonomiudvalgets og de stående udvalgs forvaltningsområder i Københavns Borgerservice, med virkning fra 1. januar 2014 varetages af borgmesteren for det udvalg, hvorunder Københavns Borgerservice er henlagt. Tilsvarende forudsætter økonomi- og indenrigsministerens dispensation af 9. december 2013, at der er en enhed benævnt ”Københavns Borgerservice”.

Overvejelserne om den organisatoriske afgrænsning af Københavns Borgservice er særligt relevante, da Borgerservice i Kultur- og Fritidsforvaltningen ikke – som tilfældet var under Økonomiforvaltningen - er organiseret som kontraktstyret enhed. Borgerrepræsentationen besluttede således på møde 18. juni 2014, dagsordenspunkt 39, at Kultur- og Fritidsforvaltningen overgår til een bevilling pr. styringsområde, hvilket må ses i sammenhæng med den organisatoriske fusion mellem Københavns Borgerservice og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Derfor er det nødvendigt, at der eksplicit er taget stilling til, hvilke enheder i Kultur- og Fritidsforvaltningen, der udgør den organisatoriske enhed borgerservice. 

På de områder, hvor Københavns Borgerservice i dag fuldt ud eller delvis udfører en opgave for en anden myndighed eller hvor der er tale om et integreret sagsbehandlingsforløb mellem Københavns Borgerservice og en anden myndighed, vil det af hensyn til adgangen til udveksling af oplysninger være nødvendigt, at disse områder i den fremtidige Kultur- og Fritidsforvaltning henhører under en organisatorisk borgerserviceenhed. 

Det samme gør sig gældende på områder, hvor Københavns Borgerservice i dag helt eller delvist behandler ansøgningssager, der er overdraget fra en anden forvaltning i kommunen.  

Endelig vil det på de områder, hvor der påtænkes vækst gennem opgavevaretagelse for andre myndigheder, og hvor der allerede er etableret eller søges etableret et hjemmelsgrundlag for, at andre myndigheder overlader opgaver til kommunen, være hensigtsmæssigt at lade disse områder henhøre under en organisatorisk borgerserviceenhed, da der i dag i borgerserviceloven er hjemmel til, at kommunen kan varetage disse opgaver for de pågældende myndigheder. 

På denne baggrund afgrænses følgende enheder, der varetager typiske borgerserviceopgaver, organisatorisk som borgerservice: 

- International House/Borgerservice Indre By under Vækst, internationalisering og borgerservice – enheden udfører traditionelle borgerserviceopgaver, hvorfor enheden skal være en del af Københavns Borgerservice. Endvidere udfører enheden opgaver for andre myndigheder.     

- Borgerservice/nye servicemodeller under Service og forandring – i Borgerservice Sundby, Borgerservice Bispebjerg og på Kvikkerne udføres opgaver for andre myndigheder. 

- Kontaktcenteret under Borgerkontakt og Digital innovation – i Kontaktcenteret udføres traditionelle borgerserviceopgaver, hvorfor enheden skal være en del af Københavns Borgerservice.  Endvidere udføres opgaver for andre forvaltninger i kommunen og for andre myndigheder. Endelig fremgår det som tidligere nævnt af aktstykke 82, at kontaktcenteropgaverne for den fælles offentlige borgerportal borger.dk er overdraget fra Digitaliseringsstyrelsen til Københavns Kommunes Borgerservice. Dette er et yderligere argument for, at enheden Kontaktcenter og Digitalisering omfattes af den organisatoriske enhed Borgerservice.  

Med hensyn til den udvidede adgang til at indhente og udveksle oplysninger, forudsættes at afgrænsningen af Københavns Borgerservice håndteres ved hjælp af IT-autorisationer, jf. herunder publikationen ”Datasikkerhed i borgerservicecentrene – regler og praksis”. Publikationen kan findes på Datatilsynets hjemmeside, under publikationer, publikation om datasikkerhed i borgerservicecentrene.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Carsten Haurum

                                /Merete Evers Dewilde

Dagsordenspunkt 17: Den organisatoriske afgrænsning af Københavns Borgerservice

Økonomiudvalgets beslutning den 23. september 2014

Indstilling blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.