Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 23. september 2003

 

 

J.nr. ØU 296/2003

 

10. Evaluering af "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning" (Bygge- og Teknikudvalget)

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller, at Bygge- og Teknikudvalget over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

 

at godkende den i nærværende indstilling beskrevne evaluering af 2 års praksis for lokalplanrelateret dialog med borgerne i henhold til "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning",

at praksis vedrørende lokalplanlægning videreføres med hjemmesider, udstillinger og borgermøder, idet der fortsat i forbindelse med hver plansag træffes konkret beslutning om dialogprocessen,

at de kendte dialogaktiviteter sideløbende søges videreudviklet og suppleret med andre former for aktiviteter ud fra en intention om i højere grad at synliggøre de prioriteringer, der ligger til grund for den fysiske planlægning, samt at fremkalde synspunkter om den enkelte plan i lokalområdet.

 

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 27. august 2003

Anbefalet

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende indstilling fremmes"

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. september 2003

Anbefalet.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

Borgerdialogkonceptet

Borgerrepræsentationen vedtog i mødet den 29. marts 2001 "Koncept for dialog med borgerne om byens fysiske planlægning", idet det samtidig blev besluttet, at konceptet skal evalueres efter 2 år.

Borgerdialogkonceptet omhandler kommuneplanlægningen, lokalplanlægningen, byfornyelsesplanlægningen samt ikke-lovbundne fysiske planer, idéoplæg mv., og indebærer, at der i forbindelse med hvert nyt planforløb udarbejdes en dialogstrategi bestående af som minimum, at der oprettes en hjemmeside for planen, hvor borgerne har mulighed for at hente information og inviteres til at deltage i debat, og at planforslaget udstilles i det berørte lokalområde. Dialogstrategien kan efter behov suppleres med yderligere dialog- og informationsaktiviteter, herunder borgermøder.

I forbindelse med vedtagelsen af konceptet blev der bevilget 1,0 mio.kr. til Bygge- og Teknikforvaltningens merudgifter i 2001, samt et rammeløft for de efterfølgende år på Bygge- og Teknikudvalgets driftsramme på 1 mio. kr. I  Plan & Arkitekturs budgetrammer er til borgerdialog indregnet 1 mio kr. i 2001, 1,7 mio kr. i 2002 og 959.000 kr i 2003. I Plan & Arkitekturs foreløbige budgetramme for 2004 indgår borgerdialogbevillingen som en del af fremskrivningen af rammen for 2003, d.v.s. med et beløb på knap 1 mio kr.

Status over 2 års borgerdialog i forbindelse med lokalplansager

I den forløbne 2 års periode har indsatsen omkring øget borgerdialog i Plan & Arkitektur været koncentreret på lokalplaner, som er lovbundne med krav om offentlig høring og udgør den overvejende del af de tilvejebragte planforslag. Det er borgerdialog i forbindelse med lokalplanforslag, der behandles i nærværende indstilling.

Bygge- og Teknikudvalget besluttede i mødet den 15. august 2001, at alle partier i Borgerrepræsentationen skal indbydes til at deltage i borgermøder om lokalplanforslag med ét medlem.

Bygge- og Teknikudvalget drøftede i mødet den 8. maj 2002 erfaringerne med de borgermøder, der indtil da var afholdt af henholdsvis Plan & Arkitektur og Vej & Park i henhold til beslutning om borgerdialog.

I perioden 1. april 2001 – 1. juni 2003 har Plan & Arkitektur udsendt 33 lokalplanforslag i offentlig høring og har i den forbindelse gennemført dialogaktiviteter i form af hjemmesider for 32 forslag, udstillinger om 31 forslag, 27 borgermøder og bemanding af 3 udstillinger. Der er udsendt godt 24.000 planorienteringer og modtaget knap 1.700 henvendelser. P.t. er 7 lokalplanforslag under politisk behandling/i offentlig høring.

Muligheden for at skrive debatindlæg på planens hjemmeside er ikke slået an. For de fleste planforslags vedkommende har der ingen indlæg været, og henholdsvis 18 og 16 indlæg er de højst forekommende.

I forbindelse med 27 lokalplanforslag er der afholdt traditionelle borgermøder, hvoraf 3 var dialogmøder med rent politikerpanel, 2 møder havde panel af både politikere og embedsmænd, og 22 møder ble v afholdt som orienteringsmøder. Ved 22 ud af 27 møder var der politikere tilstede. Knap 1.900 borgere deltog i møderne. I 2 møder var der ca. 400 deltagere, i 13 møder var der 35-110 deltagere, i 5 møder 16-34 deltagere og i 7 møder 15 eller færre deltagere. De 700 returnerede evalueringsskemaer giver indtryk af, at mødedeltagerne føler sig bedre oplyst og i højere grad får forståelse for kompleksiteten og mulighederne i planforslagene.

Ved 3 lokalplanforslag er der gennemført bemanding af udstillingen i stedet for borgermøde, og ved 2 forslag har der ikke været nogen form for møde.

Puljerne til borgerdialog i Plan & Arkitektur har for 2001 og 2002 i alt udgjort 2,7 mio. kr. , og der er opgjort et forbrug på godt. 2,4 mio. kr. nogenlunde ligelig fordelt mellem udvikling og gennemførelse af aktiviteter.

Tidsforbruget ved gennemførelse af dialogaktiviteter varierer mellem 50 og 100 timer pr. lokalplansag. Tidsforbrug på udviklingsopgaver, herunder ændring af det hidtidige pjecemateriale samt forberedelse af visuelle fremstillingsværktøjer (3D modeller mv.), er ikke opgjort.

Indarbejdede dialogelementer

Hjemmeside, udstilling og borgermøde er indarbejdet som en naturlig og obligatorisk del af lokalplanarbejdet i Plan & Arkitektur og vurderes generelt at fungere hensigtsmæssigt og være tilpas rationelt opbyggede i forhold til, at der skal produceres ca. 20 af hver i løbet af et år. Erfaringerne viser, at interessen for at blive inddraget i lokalplansager er meget lokalt funderet, og at især borgermødet, hvor der er mulighed for direkte dialog, har borgernes interesse. De traditionelt gennemførte møder med oplæg og efterfølgende spørgsmål og debat har fungeret godt.

Et nyt design fælles for planopgaver i Økonomiforvaltningen, Vej & Park  samt Plan & Arkitektur er ved at blive introduceret. Designet er allerede indført for lokalplaner for så vidt angår pjecer, foldere, udstillinger mv. Et design for hjemmesiden forventes færdigt inden for kort tid.

Bygge- og Teknikudvalget godkendte i mødet den 14. august 2002 (BTU 362/2002), at lokalplaner fremover udformes efter princip for "nye lokalplaner", hvorefter redegørelse, lokalplanbestemmelser, forklaringer og illustrationer integreres og udgør et samlet dokument både som forslag og efter endelig vedtagelse. De første lokalplanforslag efter den nye model er udsendt i offentlig høring i forsommeren.

Plan & Arkitektur har siden 1. januar 2002 arbejdet med uddannelse, udvikling og implementering af 3D-computermodeller til visualisering og analyser. Stadskonduktørembedets 3D-bymodel for hele byen er i sommeren 2003 blevet tilgængelig for Plan & Arkitektur, og det er denne model, der nu anvendes som grundlag. Modellen anvendes bl.a. som visualiseringsværktøj af planområder og planforslag og danner derved grundlag for en mere indsigtsfuld dialog med borgere, politikere og bygherrer. Foreløbig råder Plan & Arkitektur kun over få arbejdsstationer, der kan klare de datakrævende tegninger, og det er et fåtal af medarbejderne, der er uddannet i de avancerede programmer.

Nye dialoginitiativer

Plan & Arkitektur har en række nye tiltag på bedding med henblik på at gøre dialogen med borgere og bygherrer endnu mere vedkommende og fremadrettet. Først og fremmest er det tanken at afprøve mere individuelle modeller for borgerinddragelse, jf. idékataloget i "borgerdialogkonceptet", og at udbrede gennemførelse af dialogstrategier til flere ikke-lovbundne planforslag. Det er hensigten i løbet af det næste år at gennemføre en efteruddannelse af medarbejdere i mundtlig kommunikation og skriftlige formidlingsteknikker for, at de kan blive bedre til at håndtere dialogaktiviteter. Informationsvirksomhed over for bygherrer og rådgivere uddybes med en netop afsluttet opdatering af byskabsanalyserne fra 1990'erne, og der er igangsat en detaljering af den i 2001 vedtagne arkitekurpolitik. Et samarbejde med Stadsbyggnadskontoret i Malmø Kommune er indledt bl.a. med henblik på at delagtiggøre hinanden i erfaringer omkring borgerinddragelse og anvendelse af ny teknologi. Det er tanken at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse, for at høre borgernes mening om det samlede dialogkoncept. Tidsregistrering er ved at blive indført med henblik på, at der kan foretages en bedre tilrettelæggelse af tidsforbrug og en strammere prioritering af opgaver.

Tidsregistreringen vil desuden give mulighed for mere præcist at få fastlagt, hvor meget dialogaktiviteterne belaster forvaltningens ressourcer, samt at få konstateret om belastningen reduceres på sigt.

Budgettet til gennemførelse af dialogaktiviteter og udviklingsopgaver i Plan & Arkitektur for 2004 og følgende år vurderes at kunne holdes inden for rammeløftet på 1 mio. kr.