Budgetanalyse af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune
Budgetanalyse af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune
Økonomiudvalget
DAGSORDEN
for ordinært møde tirsdag den 23. september 2003
J.nr. ØU 298/2003
5. Budgetanalyse af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune
INDSTILLING
Økonomiforvaltningen indstiller,
· at Økonomiudvalget anmoder udvalgene om deres kommentarer til de tiltag, der foreslås igangsat med henblik på at frembringe et samlet overblik over institutionernes sikringsbehov.
· at der igangsættes en undersøgelse af mulighederne for at overføre vagt og sikringsopgaver til Bygge- og Teknikforvaltningen, Københavns Brandvæsen. Undersøgelsen skal bl.a. omfatte en analyse af omkostningerne for de enkelte ydelser før og efter en overdragelse, overdragelsesomkostninger, vurdering af besparelsespotentialet og de juridiske og personalemæssige aspekter forbundet med en overdragelse. Analysen gennemføres i et samarbejde mellem relevante forvaltninger med Økonomiforvaltningen som koordinator.
RESUME
De administrerende direktører igangsatte i 2. halvår 2002 en
budgetanalyse af forbruget af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune. Analysen
omfatter institutionernes eget forbrug af vagt- og sikringsydelser og kommunens
egen produktion af ydelser.
Formålet med budgetanalysen har været at få skabt et overblik over
ressourceforbruget og organiseringen af vagt og sikring på kommunens
institutioner samt identificere et eventuelt besparelses- og effektiviseringspotentiale.
Analysen bygger på en spørgeskemaundersøgelse udsendt til et
repræsentativt udsnit af kommunens institutioner således, at de omfatter alle
typer af institutionskategorier. De indkomne besvarelser dækker 26 pct. af det
samlede areal. Analysen viser, at der generelt er et besparelses- og effektiviseringspotentiale
ved anderledes løsning af vagt- og sikringsopgaverne på de udvalgte
institutioner - uanset om opgaven beholdes i eget regi eller udbydes.
Besparelsespotentialet ved genforhandling af kontrakter og ændringer i
sikringen på institutionerne kan opgøres til 5,7 til 7,2 mill. kr. Effektiviseringspotentialet
kan opgøres til mellem 5 og 25 pct. afhængig af opgavetilrettelæggelsen på de
enkelte institutionsområder.
Vælger man desuden at sende kommunens vagt- og sikringsydelser i udbud,
er der et samlet udbudspotentiale på indtil 32 mill. kr., hvor der udover det
identificerede besparelses- og effektiviseringspotentiale kan forventes en
samlet udbudseffekt (besparelse) på 3,2 til 6,4 mill. kr. Effekten er baseret
på erfaringerne fra andre kommuner, der har sendt deres ydelser i udbud.
Alternativt kan besparelsen realiseres ved en reorganisering af området, hvor
opgavevaretagelsen samles et sted i kommunen.
Økonomiudvalget anmoder udvalgene om deres kommentarer til de tiltag, der foreslås igangsat med henblik på at frembringe et samlet overblik over institutionernes sikring.
Forvaltningerne bedes redegøre for de enkelte institutioners sikringsniveau, herunder særligt for de institutioner, der fortsat har behov for et højere sikringsniveau end det i budgetanalysen anbefalede niveau 2 dvs. lås og tyverialarm. Hvis det vurderes, at en institution har behov for et højere sikringsniveau, skal dette følges af en kort begrundelse. Redegørelsen bedes fremsendt til Økonomiforvaltningen senest den 14. januar 2004.
Redegørelsen skal anvendes til at tilvejebringe et grundlag for et samlet udbud, indkøb eller samlet varetagelse af vagt og sikringsopgaverne.
Det anbefales endvidere, at der
igangsættes en undersøgelse af mulighederne for at overføre vagt og
sikringsopgaver til Bygge- og Teknikforvaltningen, Københavns Brandvæsen.
Undersøgelsen skal bl.a. omfatte en analyse af omkostningerne for de enkelte
ydelser før og efter en overdragelse, overdragelsesomkostninger, vurdering af
besparelsespotentialet og de juridiske og personalemæssige aspekter forbundet
med en overdragelse. Analysen gennemføres i et samarbejde mellem relevante forvaltninger
med Økonomiforvaltningen som koordinator.
Undersøgelsen skal tjene som
grundlag for en nærmere vurdering af om kommunens egen produktion af vagt- og
sikringsydelser er konkurrencedygtig samt en vurdering af, om der kan opnås en
besparelse ved en ændret kommunal opgavevaretagelse.
Det er en forudsætning for en
samling af opgaverne, at Betjentservices personale overføres til den nye enhed
og at reorganisering er en fordelagtig for kommunen som helhed.
SAGSBESKRIVELSE
Regeringens skattestop og udsigterne til begrænsede realvækstmuligheder
i de kommende år understreger behovet for en omprioritering og nytænkning på de
kommunale opgaveområder. Hertil kommer Borgerrepræsentationens beslutning om
løbende omstilling og effektivisering af kommunens økonomi på 2 pct. årligt. En
sådan situation retter fokus mod metoder til at forbedre ressourceanvendelsen
generelt og på de ikke borgerrettede områder i særdeleshed.
Kommunale støttefunktioner berører ikke borgerne direkte. Kommunale
støttefunktioner er opgaver som er nødvendig for, at kommunens egentlige
kerneopgaver kan leveres. Som kommunale støttefunktioner kan nævnes
administration, rengøring, vagt og sikring, kantinedrift m.v.
De administrerende direktører igangsatte i 2. halvår 2002 en
budgetanalyse vedrørende forbruget af vagt og sikringstjenester i Københavns
Kommune. Formålet med budgetanalysen har været at få skabt et overblik over
ressourceforbruget og organiseringen af vagt og sikring i kommunen samt
identificere eventuelle besparelses- og effektiviseringspotentialer.
Borgerrepræsentationen har efterfølgende besluttet, at samle
administrationen af kommunens ejendomme. En fremtidig fælles ejendomsenhed vil
få konsekvenser for den måde, hvorpå vagt- og sikringsopgaven i dag er organiseret.
Det er vurderingen, at der kan være fordele forbundet med at placere vagt- og
sikringsydelser sammen med de øvrige ejendomsrelaterede serviceydelser. Derfor
bør fordele og ulemper ved at integrere vagt- og sikringsopgaver i en fremtidig
ejendomsenhed overvejes.
Budgetanalysen er udarbejdet af Økonomiforvaltningen med støtte fra
konsulentfirmaet KPMG. I forbindelse med budgetanalysen er der nedsat en
følgegruppe bestående af repræsentanter fra samtlige forvaltninger.
Analysen er opbygget omkring en
stikprøveundersøgelse gennemført i en række af kommunens institutioner, en
leverandøranalyse og en analyse af kommunens egen vagttjeneste. Stikprøveundersøgelse omfatter 100
institutioner, der er repræsentativt udvalgt. De indsendte besvarelser dækker
26 pct. af det samlede institutionsareal. Besvarelsesprocenten i stikprøven er
91.
Analysen viser, at kommunen samlet anvender 30-32 mill. kr. årligt på vagt og sikring (ekskl. brandsikring), heraf kan 8-10 mill kr. henføres til kommunens egen leverance af vagt- og sikringsydelser.
Medtages udgifterne til brandalarmer er de samlede udgifter på mellem 36 og 38 mill. kr. årligt.
Der anvendes årligt mellem 110 og 120 årsværk på institutionerne på sikring, heraf kan omkring 17 årsværk henføres til kommunens egen betjentkorps. Hertil skal lægges personaleforbruget på de selvejende institutioner. Årsværkene er opgjort på baggrund af de enkelte institutioners indmeldinger om hvor meget tid, der dagligt anvendes på vagt- og sikringsopgaver.
På baggrund af de indsamlede data er der gennemført en række omkostnings- og benchmarkinganalyser af institutionernes brug af vagt- og sikringsydelser. Analyserne har identificeret en række besparelses- og effektiviseringspotentialer j.fr. tabel 1.
Tabel 1. Samlet besparelses-
og effektiviseringspotentiale
|
Ydelse |
Potentiale, mill. kr. |
|
Tyverialarm og alarmudrykning (ved genforhandling af kontrakter) |
1,2 |
|
Vægtervagt (ved ensartet sikringsniveau) |
4-5 |
|
Fast vagt i åbningstiden (ved ændret sikringsniveau og sikring) |
0,5-1 |
|
I alt |
5,7 – 7,2 |
|
Effektiviseringspotentiale
(anderledes tilrettelæggelse af arbejdsgange) |
5-25 pct*. |
*
For institutionernes egen udførsel af lukke- og låserunderinger, svarer det til
mellem 1 og 5 årsværk.
De
identificerede besparelser opnås fortrinsvis gennem et ændret sikringsniveau på
kommunens institutioner. Det anbefales, at standardsikring på kommunens
institutioner er lås og tyverialarm, hvilket størstedelen af institutionerne i
dag opfylder. Hvis en institution ønsker sikring udover dette niveau, bør
behovet vurderes nærmere.
På den
baggrund er der identificeret et samlet besparelsespotentiale på mellem 5,7 og
7,2 mill. kr., der kan realiseres gennem genforhandling af kontrakter og ændringer
i sikringsniveau. Effektiviseringspotentialerne kan nås gennem erfaringsudveksling
og et systematisk sikringsarbejde på de enkelte institutioner.
Hel eller
delvis realisering af effektiviserings- og besparelsespotentialerne forudsætter,
at alle forvaltninger arbejder sammen om skabelsen af en samlet sikringspolitik
og en samlet koordinering af de efterspurgte ydelser. Potentialerne kan også
nås gennem en placering af ansvaret for de samlede vagt- og sikringstiltag i en
ny samlet kommunal ejendomsenhed.
Det er
endvidere vurderingen, at der kan opnås en gevinst gennem et samlet udbud, en
reorganisering af opgaverne, hvor de samles i en enhed eller alternativt et
samlet indkøb af vagt- og sikringsydelserne. Gevinsten opstår dels gennem
stordrift, dels ved at der gennemsnitligt opnås bedre aftaler, end når hver
institution køber ind separat. Herudover er der administrative gevinster, der
opnås gennem forbedrede arbejdsgange, hvor et (delvist) standardiseret og
kontrolleret produkt kan bestilles gennem kommunens indkøbsportal.
Det samlede
udbudspotentialer er opgjort til 32 mill. kr. Baseret på erfaringerne fra andre
kommuner, kan der forventes en samlet udbudseffekt på minimum mellem 10 og 20
pct. svarende til en besparelse på mellem 3,2 og 6,4 mill. kr.
På baggrund af
potentialerne er der i analysen rejst en række anbefalinger til den fremtidige
organisering af vagt- og sikringsområdet.
Som led i at realisere potentialerne og analysens anbefalinger, anmodes forvaltningerne om at redegøre for de enkelte institutioners sikringsniveau, herunder særligt for de institutioner, der fortsat har behov for et højere sikringsniveau end det i budgetanalysen anbefalede niveau 2 (lås og tyverialarm). Hvis det vurderes, at en institution har behov for et højere sikringsniveau, skal dette følges af en kort begrundelse. Redegørelsen bedes fremsendt til Økonomiforvaltningen senest den 14. januar 2004.
På baggrund af redegørelserne er det hensigten, at kommunens sikrings- og forsikringsgruppe vurderer sikringsbehovene for de enkelte institutionstyper, samt eventuelle individuelle behov, med henblik på at tilvejebringe et grundlag for et samlet udbud eller indkøb af sikringsydelserne.
Økonomiforvaltningen indstiller derfor, at Økonomiudvalget anmoder udvalgene om deres kommentarer til de tiltag, der foreslås igangsat med henblik på at frembringe et samlet overblik over institutionernes sikring.
Det indstilles herudover, at der
igangsættes en undersøgelse af mulighederne for at overføre vagt og
sikringsopgaver til Bygge- og Teknikforvaltningen, Københavns Brandvæsen.
Undersøgelsen skal bl.a. omfatte en analyse af omkostningerne for de enkelte
ydelser før og efter en overdragelse, overdragelsesomkostninger, vurdering af
besparelsespotentialet og de juridiske og personalemæssige aspekter forbundet
med en overdragelse. Analysen gennemføres i et samarbejde mellem relevante forvaltninger
med Økonomiforvaltningen som koordinator. Analysen skal gennemføres i efteråret
2003.
Analysen skal skabe et grundlag for en nærmere vurdering af om kommunens egen produktion af vagt- og sikringsydelser er konkurrencedygtig samt en vurdering af, om der kan opnås en besparelse ved en ændret kommunal opgavevaretagelse.
Det er en forudsætning for
samlingen af opgaverne, at Betjentservices personale overføres til den nye
enhed og at reorganisering er en fordelagtig for kommunen som helhed.
Den samlede vurdering af sikringsbehovene og resultaterne af
undersøgelsen af kommunens egen opgavevaretagelse forelægges efterfølgende Økonomiudvalget.
ØKONOMI
-
MILJØ
Ingen konskevenser
HØRING
-
BILAG
1.
Budgetanalyse
af forbruget af sikring og vagttjeneste i Københavns Kommune. Underbilagene vil blive fremlagt på
Økonomiudvalgets møde den 23. september 2003.
Erik Jacobsen /
Bjarne Winge