Rapportering på fremdrift og videre proces for administrationsplanen

Som opfølgning på budgetaftalen for 2011 gives Økonomiudvalget en rapportering på fremdriften med administrationsplanprojektet og en orientering om kommende initiativer i relation til Budget 2012.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1.  at status og fremdrift på administrationsplanprojektet tages til efterretning,

2.  at det godkendes  at tre konkrete forslag til forbedring af kommunens administrative processer indgår i budgetforhandlingerne for 2012,

3.  at det godkendes, at der arbejdes videre med fire større strukturelle administrative initiativer på tværs af kommunen frem mod behandling i Økonomiudvalget i foråret 2012, hvorefter de indgår i budgetforhandlingerne for 2013, samt

4.  at en række kvalitetsforbedrende tiltag i bilag 1 implementeres umiddelbart som en del af den daglige drift tiltrædes.

Administrationsplanprojektet er besluttet i budgetaftalen for 2011 for at skabe et samlet overblik over de administrative støtteprocesser i Københavns Kommune og en stillingtagen til, hvordan de bedst fremadrettet kan organiseres både kvalitativt og økonomisk.

Administrationsplanprojektet er projektledet af Økonomiforvaltningen ved Koncernservice og er bygget op omkring 12 arbejdsgrupper, hvori alle forvaltninger deltager. Hver arbejdsgruppe repræsenterer en administrativ støttefunktion: IT, LIS/statistik, kommunikation, budget, regnskab, indkøb, Løn/personaleadministration, HR-udvikling, personalejura, arbejdsskade, ejendomsdrift og forsikring. Projektets styregruppe er kredsen af administrerende direktører.

Projektet blev primo 2011 igangsat med en tidsplan, der sigtede på at dedikere hele 2011 til at danne overblik over det administrative landskab i kommunen ved at kortlægge den nuværende opgavevaretagelse, jf. budgetaftaleteksten (budget 2011): ”Parterne er enige om, at administrationsplanen skal identificere alle administrative støttefunktioner i kommunen og kortlægge den nuværende håndtering af dem detaljeret i hver enkelt forvaltning. På den baggrund skal der udarbejdes en samlet plan for den fremtidige organisering af de administrative støttefunktioner”.

Således var løsninger i form af konkrete forbedringsforslag og ændret organisering vedr. de administrative støttefunktioner ikke oprindeligt indenfor scope i fase 1 af projektet (2011). Fremdriften og arbejdet med de administrative opgaver og processer i projektets arbejdsgrupper, samt hensynet til hurtigere at skabe resultater og fastholdelse af dynamikken i arbejdsgrupperne, har gjort, at projektet på en række områder har kunnet rykke hurtigere frem ved at minimere noget af kortlægningsarbejdet og i stedet identificere fælles løsninger/best practice, som kan implementeres undervejs. Fokus har her været på standardisering og optimering, digitalisering og muligheder for stordriftsfordele. Dette har været afstemt med projektets styregruppe.

Projektet har allerede og vil fremadrettet løbende levere konkrete kvalitets- og effektiviseringsforslag. På den korte bane har fokus været på standardiserings- og digitaliseringsløsninger, som med en relativ kort implementeringshorisont kan løfte kvaliteten på tværs af forvaltningerne. Størsteparten af disse initiativer implementeres uden videre som en del af den daglige drift (jf. uddrag af initiativer nederst i bilag 1). Andre initiativer fremlægges i form af business cases/budgetnotater. Det indstilles, at følgende indgår i budgetforhandlingerne for 2012 på grund af behovet for finansiering og en selvstændig organisering (jf. bilag 1):

• Udarbejdelse af medarbejdertyper til autorisationer og digitalisering af autorisationsanmodninger
• Styring af udbudsområdet
• Centralisering af arbejdsskadeordningen

Administrationsplanprojektet har også haft særskilt fokus på større strukturelle administrative initiativer i kommunen, der må forventes at medføre markante kvalitetsforbedringer og bidrage væsentligt til nedbringelse af kommunens administrationsudgifter. Disse langsigtede strukturelle ændringer i kommunens administration ventes forankret i budget 2013. Det er aftalt med styregruppen, at projektet i samarbejde med forvaltningerne initierer et fokuseret arbejde med følgende områder, hvor der er stor volumen og derfor særligt store potentialer (jf. bilag 1): 

• Samling af flere registreringsopgaver på regnskabsområdet
• Bedre styring af kommunens it-investeringer og udnyttelse af eksisterende it-løsninger
• Konsolidering af kommunens ledelsesinformationssystemer
• Fælles tværgående løn- og personaleadministration

Administrationsplanprojektet er i forlængelse af en spørgeskemaundersøgelse i gang med at opgøre ressourceforbruget i kommunens forvaltninger og kontraktenheder på de forskellige administrative opgaver og processer, der knytter sig til de administrative støttefunktioner. Der udestår en valideringsrunde af data med forvaltningerne (august 2011) og en behandling i styregruppen (september 2011), inden ressourcedata kan anvendes. Ressourcedata vil herefter indgå i beslutningsgrundlaget for indstillinger til styregruppen og i det videre arbejde med de større strukturelle tiltag. Endvidere vil projektet på områder som fx kommunikation, HR-udvikling og personalejura benytte ressourcedata til at foretage eksterne benchmark med andre større kommuner.

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser.

Udover de tre konkrete initiativer, som indgår i budgetforhandlingerne for 2012 med et finansieringsbehov, vil projektet, for så vidt angår de langsigtede strukturelle tiltag, komme tilbage til ØU i foråret 2012, inden dette vil indgå i budgetforhandlingerne for 2013.

  Claus Juhl                                            Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 24. august 2011

1. at-punkt blev taget til efterretning og 2. - 4. at-punkt blev godkendt.