Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 8/2004

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 23. august 2005

J.nr. ØU 325/2005

3. Indstilling om besvarelse af revisionsprotokollat nr. 8/2004

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget tiltræder, at nedenfor angivne sagsbeskrivelse kan afgives som høringssvar på Revisionsdirektoratets Revisionsprotokollat nr. 8/2004 vedrørende revisionen af Københavns Kommunes regnskab 2004, og Økonomiforvaltningens eget regnskab for 2004.

RESUME

Revisionsdirektoratet har fremsendt revisionsprotokollat nr. 8/2004 vedrørende Københavns Kommunes regnskab 2004, og Økonomiforvaltningens eget regnskab for 2004.

Det er aftalt, at evt. bemærkninger til det fremsendte protokollat er udvalgsbehandlet og fremsendt til Revisionen senest den 23. august 2005, hvorefter Revisionen fremsender det endelige protokollat vedrørende Københavns Kommunes Regnskab 2004 til behandling i Borgerrepræsentationen.

I forbindelse med revision af såvel Københavns Kommunes som Økonomiforvaltningen årsregnskab konkluderer Revisionsdirektoratet at det giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2004 samt resultatet af kommunens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar-31. december 2004 i overensstemmelse med de krav til regnskabsaflæggelsen, som følger af den kommunale styrelseslov. Problematikker forbundet med det nye lønsystem og leverandøren giver dog anledning til forbehold, hvad angår en høj grad af sikkerhed for rigtigheden af lønningerne i regnskabet. Ligesom den interne kontrol vedrørende kravene til leverandøren har været behæftet med fejl og mangler.

Revisionen har en række bemærkninger til såvel kommunens som Økonomiforvaltningens eget regnskab samt til varetagelse af lønanvisningen og hertil knyttede ydelser for Københavns kommune m.v. i relation til de interne økonomi- og styringsopgaver, der vedrører Økonomiforvaltningen selv og til de centrale økonomi- og styringsopgaver, der vedrører Københavns Kommune som helhed.

Økonomiforvaltningens forslag til høringssvar til Revisionens fremsendte revisionsprotokollat fremgår af sagsbeskrivelsen herunder, idet det skal bemærkes, at forvaltningen har haft mulighed for at afgive faktuelle bemærkninger til revisionsprotokollatet i juni 2005.

Revisionen har afgivet særskilte revisionsprotokollater til Skatte- og Registerforvaltningen samt Skatteankenævnssekretariatet. Bemærkningerne hertil fremlægges særskilt for Økonomiudvalget.

SAGSBESKRIVELSE

Revisionen har i det fremsendte Revisionsprotokollat nr. 8/2004 om revisionen af årsregnskabet for 2004 følgende bemærkninger, som Økonomiforvaltningen hermed afgiver svar på:

Til Københavns Kommunes regnskab 2004

· "3. Den udførte revision og konklusioner, 3.1 Regnskab 2004, Balancen, s. 2"

Den samlede hensatte tjenestemandspensionsforpligtelse på 21,4 mia. kr., som er indregnet i balancen i kommunens samlede regnskab, er ikke fuld ud specificeret i balancerne for de stående udvalg, idet kun hensættelsen til ansatte tjenestemænd er indregnet i balancerne for de stående udvalg. Endvidere er årets samlede udbetalte pensioner og den aktuarberegnede regulering alene udgiftsført i resultatopgørelsen i Økonomiudvalgets regnskab.

Revisionen anbefaler, at Økonomiforvaltningen overvejer, at optage pensionsforpligtelsen for pensionerede og opsatte passive tjenestemænd i balancerne for de stående udvalg, hvor pågældende tjenestemænd var ansat. Samtidig bedes overvejet, at fordele reguleringen af forpligtelsen for de ansatte tjenes temænd og de årlige udgifter til pensionerede tjenestemænd på de stående udvalg.

Økonomiforvaltningen har valgt ikke at henføre opsatte og pensionerede tjenestemandspensionsforpligtelser, herunder reguleringer af forpligtelserne, under de enkelte udvalg af forskellige grunde. Overordnet set skyldes det, at kommunen fortsat styrer efter det udgiftsbaserede budget- og regnskabssystem. Det betyder blandt andet, at forpligtelsen ikke er styrbar for udvalgene, som det er tilfældet for forpligtelserne for de nuværende ansatte tjenestemænd. Hertil kommer, at ændringer i organisering som f.eks. overgang fra magistratsstyre til udvalgsstyre, ophør af bydelsforsøg, dannelse af H:S og HUR mv. gør, at forpligtelserne tjenestemænd fra tidligere forvaltningsenheder, selskaber mv. ikke kan fordeles hensigtsmæssigt på udvalgene.

En eventuel fordeling af reguleringen på ansatte tjenestemænd vil indgå i overvejelserne om fremtidig aflæggelse af omkostningsbaserede regnskaber, herunder i takt med at kommunen som følge af statslige krav i højere grad overgår til et omkostningsbaseret budget- og regnskabssystem.

· "3. Den udførte revision og konklusioner, 3.1 Regnskab 2004, Balancen, s. 2, afsnit 3"

Endvidere har vi konstateret, at Københavns Energis tjenestemandsforpligtelse ikke er bogført i KØR, men denne indgår i den samlede balance i Regnskab 2004.

Revisionen skal henstille, at forpligtelsen bogføres i KØR.

Økonomiforvaltningen vil tilse, at tjenestemandsforpligtelsen for Københavns Energi bogføres i KØR.

· "3. Den udførte revision og konklusioner, 3.1 Regnskab 2004, Balancen, s. 2, afsnit 4

Det fremgår af teksten under balancen, at væksten i egenkapitalen bl.a. skyldes et gældsafdrag på 262 mio. kr.

Revisionen skal hertil bemærke, at et gældsafdrag nedbringer aktiver og fremmedkapital med samme beløb og har derfor ikke indvirkning på egenkapitalen.

Økonomiforvaltningen er enig i, at gældsafdraget ikke har indvirkning på egenkapitalen. Teksten er desværre ikke tilrettet i den endelige redigerede udgave af regnskabet.

· "Note 1 til Balancen – Anlægsoversigt, side 2"

Kolonnen tekniske anlæg mv. er i rækken for ned- og afskrivninger 31. december 2004 sammentalt til 261 mio. kr. Vores opsummering af kolonnens oplysninger giver en total på 284 mio. kr.

De i tabellen anførte regnskabsmæssige værdi i al af tekniske anlæg mv. er korrekt, mens der er en tastefejl i mellemregningerne i kolonnen. Økonomiforvaltningen vil tilrette den elektroniske internetudgave af kommunens regnskab for 2004 med en opdateret tabel.

· "Øvrige udgiftsbaserede regnskabsoversigter, s. 3"

Ifølge Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede kontoplan blev – med virkning fra 1. januar 2004 – teksten til hovedkonto 7 ændret til Renter, tilskud, udligning, skatter m.v. og teksten til hovedkonto 8 ændret til Balanceforskydninger. Endvidere blev fu nktionerne Hovedstadens udviklingsråd, Tilskud og Udligning og Skatter overført fra hovedkonto 8 til hovedkonto 7.

De nye betegnelser for hovedkonto 7 og 8 og de hertil knyttede funktioner er ikke benyttet i Regnskab 2004.

Økonomiforvaltningen til tilse, at de nye tekstbetegnelser for konto 7 og 8 tilrettes og anvendes i regnskab 2005.

· "Finansiel status, s. 3"

Den finansielle status på funktionsniveau indeholder ikke aktiverne.

Aktiverne i den finansielle status er desværre faldet ud af den trykte udgave af regnskabet. Økonomiforvaltningen vil tilføje aktiverne i den elektroniske udgave, der ligger på kommunens webside på Internet.

Til Økonomiudvalgets årsregnskab for 2004

· "5.3 Tjenestemandspension, side 11"

Revisionsdirektoratet har som led i revisionen af pensionsområdet foretaget en gennemgang af pensionsudbetalinger til tidligere borgmestre i Københavns Kommune.

To borgmestre skulle ifølge vejledningen (fra indenrigs- og sundhedsministeriet) inden 1. juli 1998 skriftligt have tilkendegivet over for Borgerrepræsentationen, såfremt de ønskede at være omfattet af overgangsordningen. På forespørgsel har Økonomiforvaltningen oplyst, at borgmestrene ikke som foreskrevet i vejledningen har tilkendegivet dette.

Økonomiforvaltningen har oplyst, at forvaltningen vil foretage det videre fornødne.

Økonomiforvaltningen skal bekræfte, at de rejste spørgsmål er løst. Sagen har af Økonomiforvaltningen været drøftet med Revisionsdirektoratet, der er enig i, at sagen er løst.

· "Ekstraordinære foranstaltninger til Metroens 3. etape, side 13"

Det fremgår af Regnskab 2004, s. 77, at kommunen har optaget et lån (gældsforøgelse) i Østamagerbaneselskabet på 160,8 mio. kr. til finansiering af ekstraordinære foranstaltninger i forbindelse med aftalen om forløbet af Metroens 3. etape.

Lånet er bogført som en gæld under funktion 9.75, Anden langfristet gæld med indenlandsk kreditor og modposteret på funktion 9.99, Balance.

Revisionen forudsætter, at fremtidige udgifter, der dækkes af finansieringen, indgår i bevillingsregnskabet.

Økonomiforvaltningen (ØKF) er enig med revisionen i, at finansieringen af ekstraordinære miljøforanstaltninger i forbindelse med Metroens 3. etape bør indgå i bevillingsregnskabet.

Indstillingen til BR (BR 187/02) var ikke entydig i den forudsatte bevillingstekniske håndtering, idet der var tale om en speciel lånekonstruktion hvor afdragene kan ses som betaling for ekstraordinære miljøforanstaltninger. Indenrigsministeriets kontoplan giver dog ikke umiddelbart mulighed for, at registrere drift/anlægsudgift og låneafdrag på en og samme tid hvorfor både udgiften og finansieringen blev håndteret på status og balancen.

For at sikre at udgiften indgår i bevillingsregnskabet kræves der en særlig konstruktion, for at kunne håndtere dette i bogføringen. ØKF har udarbejdet en teknisk løsning på problemet, og ønske at drøfte det endelige løsningsforslag med revisionen inden udgangen af august således at de bevillingstekniske ændringer kan indarbejdes i budgettet for 2006.

· "Barselsfonden, side 13"

På konto for forsk. gæld vedr. driften (Konto 0885650708 Organisation 11000, Område 4100) henstod ultimo 2004 en gæld på 102 mio. kr. Gælden vedrører manglende afregning med Sundhedsforvaltningen af "refusioner" fra Barselsfonden.

Vi henstillede i årsrevisionsprotokollat for 2003, at mellemværendet med Sundhedsforvaltningen blev afklaret og afregnet.

Ifølge besvarelsen var Økonomiforvaltningen enig med Revisionsdirektoratet i, at det skyldige beløb snarest måtte afregnes. Forvaltningen havde igen rettet henvendelse til Sundhedsforvaltningen om at få opgørelserne indsendt, således at beløbet kan afregnes.

Økonomiforvaltningen og Sundhedsforvaltningen har i efteråret 2004 drøftet en afklaring og udligning af mellemværendet. Det blev aftalt at udtage en stikprøve svarende til 25 % af det samlede antal barselssager pr. år, som Sundhedsforvaltningen skulle dokumentere efter Økonomiforvaltningens retningslinier. Stikprøven blev efter aftale udvalgt af Revisionsdirektoratet.

Sundhedsforvaltningen har ultimo februar 2005 sendt en redegørelse til Økonomiforvaltningen med henblik på udligning af saldoen. Der er endnu ikke taget endelig stilling til afviklingen.

Revisionsdirektoratet skal anmode om Økonomiforvaltningens stillingtagen til Sundhedsforvaltningens redegørelse og dokumentation med henblik på afvikling af mellemværendet. Herunder ønskes oplysning den regnskabsmæssige behandling heraf.

Barselsfonden har som aftalt modtaget anmodninger fra Sundhedsforvaltningen svarende til 25 % af det samlede antal barselssager pr. år (2001-2003).

Barselsfonden har ikke kunne godkende materialet på det foreliggende grundlag, da oplysningerne ikke fulgte Økonomiforvaltningens retningslinier på flere punkter. Dette er oplyst til Sundhedsforvaltningen i et møde afholdt den 13.4.2005.

Barselsfonden har efterfølgende bedt Sundhedsforvaltningen om en skriftlig begrundelse for, hvorfor man rent teknisk i SUF ikke kan oplyse de barslendes vikardækkede periode, men kun hele barselsfraværsperioden.

Den 6.6.2005 har Sundhedsforvaltningen givet en skriftlig begrundelse for vanskelighederne med fuldt ud at kunne gøre rede for den vikardækkede periode i den barslendes fraværsperiode.

Denne skrivelse er Barselsfonden i øjeblikket ved at tage stilling til med henblik på en eventuel forelæggelse for Økonomiudvalget.

· "Materielle anlægsaktiver, Ejendomme uden ejendomsværdi og Manglende brug af beskrivelsesfelt, side 14"

Vi har konstateret, at 2 bygninger beliggende på Kravhavevej 14 og 16 i Hedehusene med en samlet vurdering på – 597.353 kr. var indregnet i balancen med 0 kr.

Det har ikke været muligt at få oplyst årsagen til, at bygningerne er vurderet med et negativt beløb og derfor målt til nul kr.

En udtalelse om årsagen til, at bygningerne er vurderet med et negativt beløb udbedes.

Ifølge "Bilag 2: Afsnit til kommunens Budget- og Regnskabshåndbog" skal den ændrede offentlige ejendomsvurdering registreres i anlægsmodulet i et beskrivelsesfelt.

Revisionen har i flere tilfælde konstateret, at der er ejendomme, hvor denne registrering ikke er sket.

Kraghave arealerne i Høje Taastrup er i forbindelse med registrering i KØR systemet blevet registreret til for høj en værdi.

Ejendomsværdierne er registreret med 64 mio. kr. – Der svarer til ejendommenes fulde værdi, og der er således ikke taget højde for, at Københavns Kommune kun ejer 23,7 % af ejendommene.

Københavns Kommunes andel af ejendomsværdierne kan opgøres til 15,2 mio. kr. baseret på en ejerandel på 23,7 %.

Differencen ved registrering opstår, idet værdien for den enkelte ejendom er opgjort i to omgange. Først er hele ejendomsværdien opgjort på indtastningsgrundlaget, dernæst er andelen der ikke tilhører Københavns Kommune opgjort som en negativ "ejendomsværdi". I forbindelse med registrering i KØR systemet, er de negative "ejendomsværdier" registreret som 0 jf. regnskabspraksis. Der er således ikke tale om at ejendomme er registreret uden ejendomsværdi, men derimod, at ejendomme er registreret til for høj en værdi.

En nærmere redegørelse samt oplæg til nyt registreringsgrundlag er fremsendt til revisionen.

· "Forretningsgangsbeskrivelser, jf. Kasse- og Regnskabsregulativet, side 17"

Revisionsdirektoratet fandt, at Leverandøren som en del af aftalen skal fremsende løsningsbeskrivelse vedrørende kravspecifikation og efterfølgende løsningsbeskrivelse for anvendelse af Kommunedatas pensionsmodul til godkendelse.

Af Økonomiudvalgets besvarelse til årsrevisionsprotokollatet for 2003 fremgik det, at processen vedrørende arbejdsdeling mellem Accenture og kommunen var igangsat. Der ville ligeledes være fokus på at udarbejde forretningsgangsbeskrivelse for Accentures anvendelse af Kommunedatas pensionsmodul. Efter færdiggørelsen af dette arbejde skal de enkelte forvaltninger udarbejde forvaltningsspecifikke forretningsgangsbeskrivelser.

Af Økonomiudvalgets opfølgning af sagen i marts 2005 fremgår det, at der i forbindelse med Københavns Kommunes overgang til nyt lønsystem den 1. juni 2004 har været meget store problemer med fejlagtige lønudbetalinger. Håndteringen af fejl og mangler ved lønsystemet hos Accenture har resulteret i, at bl.a. arbejdet med at udarbejde en forretningsgangsbeskrivelse endnu ikke er færdig. Arbejdet genoptages, når situationen normaliseres.

Borgerrepræsentationen har den 10. maj 2005 opsagt kontrakten vedr. lønanvisning med Accenture. I forlængelse heraf er der indgået en 1-årig overgangsaftale med KMD, hvorefter de skal varetage lønanvisningen for KK fra den 1. oktober 2005.

Baggrunden for ophævelsen af kontrakten med Accenture er bl.a. en fejlbehæftet lønanvisning og manglende rapportværktøjer samt Accentures mangelfulde håndtering af bogføring, kontering, økonomiopfølgning mm. Denne baggrund bevirker, at Økonomiforvaltningen forventer at økonomiopfølgningen på lønområdet for 2004 vil afspejle Accentures mangelfulde håndtering af økonomiopfølgninger mv. Forholdet er af Økonomiforvaltningen rejst juridisk overfor Accenture.

Internt i ØKF er der nedsat en arbejdsgruppe som i samarbejde med KMD vil belyse krav og forventninger til den kommende leverandør. Herudover vil arbejdsgruppen sikre at leverandørens håndtering af bogføring, kontering samt bidrag til økonomiopfølgningen følges tæt.

· "IT-anvendelse, side 17"

Ifølge besvarelsen ville Økonomiforvaltningen igangsætte udarbejdelse af retningslinier for Accentures anvendelse af kommunens IT-applikationer i relation til pensionsanvisningen og KØR. Der ville også blive udarbejdet retningslinier for Accentures brug af Oracle lønsystemet i forbindelse med håndteringen af lønanvisningen. Opfølgningen på Accentures overholdelse af de af kommunens udarbejdede retningslinier vil bl.a. ske via indhentelse af revisorerklæringer fra Accenture.

Af Økonomiudvalgets opfølgning af sagen i marts 2005 fremgår det, at der i forbindelse med Københavns Kommunes overgang til nyt lønsystem den 1. juni 2004 har været meget store problemer med fejlagtige lønudbetalinger. Håndteringen af fejl og mangler ved lønsystemet hos Accenture har resulteret i, at bl.a. arbejdet med at fastlægge en intern kontrol for anvendelse af lønsystemet endnu ikke er færdiggjort.

Udarbejdelse af retningslinier i forhold til fastlæggelse af intern kontrol for anvendelse af IT-systemet vil indgå i arbejdet med at fastlægge samarbejdsflader mellem Økonomiforvaltningen og den nye leverandør af lønanvisningen KMD.

· "Løn, side 18"

Revisionen har konstateret, at der ultimo 2004 var registreret et tilgodehavende på 25,6 mio. kr. Proceduren er endvidere fortsat i 2005, og tilgodehavendet primo juni 2005 udgør 35,9 mio. kr. På forespørgsel har Økonomiforvaltningen oplyst, at man ikke var bekendt med, at Accenture ikke havde standset proceduren.

Økonomiforvaltningen burde have fulgt op på sagen for at sikre, at Accenture havde standset proceduren.

Københavns Kommune har taget kontakt til Accenture for at sikre at proceduren standses samt der sker en afstemning af det tilgodehavende beløb. En opfølgning heraf forsøges afklaret i det overordnet juridiske spor.

· "Indtægter, side 18"

Økonomiforvaltningen burde fastsætte vilkår for registrering og administration af de indtægter, der tilgår Leverandøren som led i varetagelsen af løn- og pensionsanvisningen, samt tilrettelægge en opfølgning af, at administrationen sker som forudsat.

En fastsættelse af vilkår for registrering og administration af de indtægter, der tilgår leverandøren i relation til lønanvisningen, vil indgå i en fastlæggelse af samarbejdsfladerne mellem Økonomiforvaltningen og den nye leverandør KMD.

· "Status og eventualforpligtelser mv., side 19, 3 afsnit"

Revisionen fandt, at Økonomiforvaltningen snarest burde udarbejde en skriftlig aftale med Leverandøren om dennes fremtidige administration af de statuskonti vedrørende løn- og pensionsanvisningen, der indgår i Økonomiforvaltningens og dermed kommunens regnskab. Endvidere burde Økonomiforvaltningen tilrettelægge en forretningsgang for opfølgningen af, at Leverandøren varetager administrationen som forudsat, og hvorledes forvaltningen løbende sikrer rigtigheden af størrelsen og indholdet af disse statuskonti.

En fastsættelse af administrationen af statuskonti vedrørende løn- og pensionsanvisningen samt den nye leverandørs leverancer i forhold til Økonomiforvaltningens økonomiopfølgning, vil indgå i en fastlæggelse af samarbejdsfladerne mellem Økonomiforvaltningen og den nye leverandør KMD.

· "Status og eventualforpligtelser mv., side 20, 2 afsnit"

Revisionsdirektoratet har ultimo maj 2005 modtaget et materiale fra Økonomiforvaltningen vedrørende behandlingen af de gamle saldi vedrørende den hidtidige Løn- og Pensionsanvisning.

Revisionsdirektoratet skal udbede sig den omtalte redegørelse, herunder oplysning om hvorvidt Økonomiforvaltningen har overdraget saldiene pr. 1. september 2003 til Leverandøren og dennes accept heraf.

Materialet afleveret til Revisionsdirektoratet udgør redegørelsen for håndteringen i forbindelse med afstemningen af de gamle saldi. Økonomiforvaltningen vil gerne drøfte eventuelle spørgsmål som revisionsdirektoratet måtte have i forbindelse med materialet. Saldiene svarende til det materiale Revisionsdirektoratet har modtaget er overdraget til leverandøren om end der ikke er en formel accept heraf. Leverandørens formelle accept har i denne forbindelse ingen indflydelse på leverandørens ansvar for specifikation og afstemning af saldiene efter 1. september 2003.

· "Pensionsbidrag for omklassificerede tjenestemænd, side 20"

I årsrevisionprotokollatet for 2003 bad vi om at få oplyst resultatet af Økonomiforvaltningens drøftelser med Leverandøren om den bogføringsmæssige registrering af indbetalingerne og opfølgningen af forvaltningernes overholdelse af ordningen vedrørende indbetalinger af pensionsbidrag for omklassificerede tjenestemænd, herunder fastsættelse af retningslinier herfor. Endvidere fandt vi, at det burde indgå i retningslinierne, hvordan forvaltningerne skal forholde sig vedrørende ansatte på nedsat tid.

Økonomiforvaltningen mener, at Københavns Kommune skal sikre at Leverandøren registrerer indbetalingerne (forvaltningsvis) samt, at der foreligger specificeret dokumentation herfor.

Økonomiforvaltningen mener i øvrigt ikke, at der er behov for yderligere kontrol på dette område. Det forventes at forvaltningerne overholder gældende regler/cirkulærer.

Københavns kommune er ikke bekendt med, at der er beregningsproblemer i forhold til de deltidsbeskæftigede, hvorfor der ikke umiddelbart er tanker om en præcisering reglerne.

· "Regnskabsopgørelser for sociale medarbejderpensioner

Ifølge besvarelsen af årsrevisionsprotokollatet havde Økonomiforvaltningen taget initiativ til at afslutte sagen vedrørende Finansministeriets henvendelse vedrørende oplysninger om de erhvervsaktive (amts)kommunale tjenestemænd, hvor staten refunderer en del af tjenestemandspensionen. Økonomiforvaltningen havde i juli 2004 tilskrevet Finansministeriet med oplysninger om, at det ikke havde været muligt for kommunen at afgive de ønskede oplysninger.

Endvidere havde Økonomiforvaltningen bedt Accenture sætte ekstra fokus på at få ekspederet de udstående sager vedr. fremsendelse af pensionsoplysninger mv. til godkendelse i Socialministeriet. Sagerne vil blive fremsendt således, at refusionen vil kunne opkræves i forbindelse med refusionsopgørelserne for 2. halvår 2004.

København Kommune har ultimo maj 2005 stadig ikke opkrævet refusion fra ministeriet for 2004.

Økonomiforvaltningen har rykket Accenture for en status for ovenstående arbejder, men har pt. ingen tilbagemelding modtaget. Forholdet er af Økonomiforvaltningen rejst juridisk overfor Accenture.

· "Opgørelse over statens tilskud til lærerpensioner, side 21"

Det er Revisionsdirektoratets opfattelse, at Københavns Kommune fortsat ikke har implementeret Aftalen af 26. marts 1992 mellem Finansministeriet, Kommunernes Landsforening, Københavns Kommune og Frederiksberg Kommune om den fremtidige pensionsforpligtelse på folkeskoleområdet, som er indgået i tilknytning til Aftale af 23. marts 1992 mellem Finansministeren og de kommunale organisationer i tilslutning til aftale med Lærernes Centralorganisation og Københavns Lærerforening om folkeskolen.

Revisionen har gentagne gange henstillet, at Aftalen blev implementeret således, at sagen kunne afsluttes.

Københavns Kommune har ikke fremsendt regnskabsopgørelser for årene 2003 og 2004 til Finansministeriet.

Københavns Kommune modtog tidligere hver måned 19,5 mio. kr. a conto fra staten. Da det ikke har været muligt at få udleveret kontoudtog i Økonomiforvaltningen, har vi ikke kunnet efterprøve, om a conto beløbene for 2004 er modtaget.

Økonomiforvaltningen har rykket Accenture for en status for ovenstående arbejder, men har pt. ingen tilbagemelding modtaget. Forholdet er af Økonomiforvaltningen rejst juridisk overfor Accenture.

· "Revision af 2004, side 24"

Har Økonomiforvaltningen udarbejdet generelle retningslinier til brug for forvaltningernes behandling af løn ved anvendelsen af Oracle lønsystemet, herunder udarbejdet ovennævnte instruks. Kopi af instruksen udbedes.

Det fremgår af Økonomiforvaltningens besvarelse, at kommunen overgik til nyt lønsystem den 1. juni 2004 og siden implementeringen af dette system har der været meget store problemer med fejlagtige lønudbetalinger. Håndteringen af fejl og mangler ved lønsystemet har resulteret i, at bl.a. udarbejdelsen af generelle retningslinier og instruks ikke er færdiggjort. Dette blev ligeledes tilkendegivet i forbindelse med opfølgningen på årsrevisionsprotokollatet. Accenture har udarbejdet et første udkast til generelle retningslinier (april 2004). Udkastet er fremsendt til og drøftet med Revisionsdirektoratet.

Internt i Økonomiforvaltningen er der nedsat en arbejdsgruppe som i samarbejde med KMD vil belyse krav og forventninger til den kommende leverandør. Herudover vil arbejdsgruppen sikre at leverandørens håndtering af bogføring, kontering samt bidrag til økonomiopfølgningen følges tæt.

· "5.7 Anlæg, 0.15.3 Kvarterløft, side 34"

Denne bevilling har samlet kørt i perioden 1997 til 2003. Da en del af projekterne ikke var afsluttet i 2003 fik Økonomiforvaltningen fra staten udsættelse til 2004. Der skal aflægges et samlet anlægsregnskab for Kvarterløft Kongens Enghave og Holmbladsgade inden 31. marts 2005.

Økonomiforvaltningen har i juni 2005 fået yderlig udsættelse til 2006. Det skyldes at der stadig er projekter som ikke er afsluttet. F. eks. Prags Boulevard.

Økonomiforvaltningen fremsender hurtigst muligt anlægsregnskaber for det afsluttede, således at kun de projekter der endnu ikke er færdige udstår.

· "5.7 Anlæg, 6.51.3 Den boligpolitiske strategiplan 2001-2004, side 34"

Bevillingen er først færdig nu og det bevirker, at der skal aflægges et samlet anlægsregnskab inden 31. marts 2005.

Anlægsregnskabet er fremsendt tirsdag den 14. juni 2005, for største delen af puljerne gælder at de ikke er afsluttet.

· "5.7 Anlæg, 6.51.3 Amager Strandpark, side 35"

Bevillingen er i 2004 overgået til Bygge- og Teknikforvaltningen og Økonomiforvaltningen bør aflægge et anlægsregnskab inden 31. marts 2005.

Økonomiforvaltningen har aflagt et regnskab over tilgået samt omplaceret bevillinger tirsdag den 14. juni 2005. Der har intet forbrug været på bevillingen som alene har omhandlet rammekorrektioner og omplaceringer.

· "7.1 Kontraktledelse i Københavns Kommune, side 36"

Revisionsudvalget har i revisionsbetænkningen for 2000, s. 143, om kontraktledelse i Københavns kommune, anmodet Revisionsdirektoratet om at blive holdt underrettet om sagens opfølgning, herunder særligt inddragelsen af Revisionsdirektoratets synspunkter og anbefalinger ved Økonomiforvaltningens kommende ajourføring af kommunens vejledning om kontraktledelse.

Revisionsdirektoratet vil i forbindelse med revisionen følge Økonomiforvaltningens videre arbejde med kommunens vejledning om kontraktledelse.

Økonomiforvaltningen har revideret vejledning om kontraktledelse. Vejledningen findes både i trykt udgave og på nettet.

En arbejdsgruppe med repræsentanter fra Revisionsdirektoratet og fra kontraktenheder i Sundhedsforvaltningen og Kultur- og Fritidsforvaltningen har deltaget i arbejdet omkring udformning af vejledningen, både mht. form og indhold.

· "7.2 Merudgifter til renovering af Øbro-hallen, side 37"

Revisionsdirektoratet afgav den 7. august 2003 særberetning til BR om Merudgifte r til renovering af Øbro-hallen.

Revisionsudvalget henstillede i afgivelsesbemærkningerne, at Økonomiudvalget drager omsorg for udarbejdelsen af en generel vejledning om, hvorledes forvaltningerne kan planlægge og udføre deres forudsatte tilsyn og andet tilsvarende controllingarbejde, så der sikres en bedst mulig budgetopfølgning i årets løb.

Økonomiudvalget besluttede at anbefale følgende indstilling til Borgerrepræsentationen, "at Økonomiforvaltningen vil igangsætte arbejdet med en generel vejledning i 2004. I forbindelse med arbejdet vil Økonomiforvaltningen bl.a. adressere de anbefalinger, som Revisionsdirektoratet i særberetningen har fremdraget. Arbejdet forudsætter inddragelse af forvaltningerne og Revisionsdirektoratet efter behov. Vejledningen forventes at foreligge sommeren 2004."

På Revisionsdirektoratets forespørgsel om, hvorledes arbejdet forløber med vejledningen om kommunens controllingarbejde, oplyser Økonomiforvaltningen i Økonomiudvalgets besvarelse af 17. august 2004, at arbejdet hermed forventes afsluttet i 2004.

Revisionsdirektoratet skal til brug for en orientering af Revisionsudvalget bede oplyst, om arbejdet med vejledningen nu er afsluttet.

Økonomiforvaltningen kan oplyse, at arbejdet med vejledningen ventes færdiggjort ved udgangen af året. Revisionsdirektoratet ventes inddraget i udarbejdelsen af vejledningen.

· "7.3 Kommunens indkøbsordning, side 38"

I revisionsbetænkningen for 2003 s. 209-234, blev der redegjort for resultatet af en af Revisionsdirektoratet foretaget større undersøgelse om Kommunens Indkøbsordning.

Ifølge Økonomiudvalgets besvarelse er Økonomiforvaltningen enig i:

o At der bør udarbejdes et paradigma for forretningsgange for indkøbsområdet.

Økonomiforvaltningen har endnu ikke udarbejdet dette paradigma. Arbejdet påbegyndes 2. halvår 2005.

o At de løbende driftsomkostninger ved det elektroniske indkøbssystem bør opgøres og sammenholdes med besparelserne ved ordningen.

I forbindelsen med indkøbsredegørelsen, der ventes forelagt Økonomiudvalget august 2005, er denne omkostningsanalyse udført.

o At der skal implementeres et rapporteringsværktøj, der kan sikre den fornødne styringsinformation.

Økonomiforvaltningen har implementeret analyseværktøjet Discover, der nu anvendes til analyseformål.

o At der er et stort behov for at formidle information om indkøbsordningen til kommunens forvaltninger og indkøbere.

Økonomiforvaltningen har i samarbejde med forvaltningernes indkøbschefer nedsat et team, der arbejder på at formidle alle tiltag i forbindelse med kommunens indkøbsordning.

o Revisionsdirektoratets bemærkninger – vedrørende Sundhedsforvaltningen – om at det elektroniske indkøbssystem er taget i brug af andre forvaltninger med en tilsvarende grad af decentralisering og selvforvaltning på indkøbsområdet.

Sundhedsforvaltningen har endnu ikke ibrugtaget det elektroniske indkøbssystem. Med hensyn til indgåelse af nye aftaler gennem EU-udbud, der vedrører Sundheds forvaltningen, har Økonomiforvaltningen i en række tilfælde bistået sundhedsforvaltningen med dette arbejde.

o Økonomiforvaltningen tager endvidere til efterretning, at indkøbssystemet kun i ringe omfang bliver anvendt, og at der skal arbejdes med den videre forankring af indkøbssystemet i kommunen.

Økonomiforvaltningen kan oplyse, at der arbejdes intenst på forankringen af indkøbssystemet, f.eks. gennem:

- forbedring af brugervenligheden,

- udrulning af indkøbssystemet i alle forvaltninger og

- at få flere e-handelsegnede varer i indkøbssystemet.

o Revisionsudvalget giver i revisionsbetænkningen for 2003 udtryk for, at udvalget finder det påkrævet, at Økonomiforvaltningen opprioriterer arbejdet med at drage omsorg for indkøbsordningens forankring i kommunens forvaltninger.

Revisionsdirektoratet skal til brug for en orientering af Revisionsudvalget udbede en status i forhold til ovennævnte forhold.

Økonomiforvaltningen har i den seneste indkøbsredegørelse for 2005, der forventes behandlet i Økonomiudvalget efter sommerferien, lagt op til, at aktiviteter, der kan øge anvendelsesgraden for de fælles indkøbsaftaler og det elektroniske indkøbssystem, opprioriteres.

· "7.4 Udgifter til rejser til udlandet, side 38"

Revisionsudvalget tilslutter sig i revisionsbetænkningen for 2003 Revisionsdirektoratets hovedkonklusioner. Undersøgelsen understreger efter udvalgets opfattelse behovet for, at der foretages en opstramning af kommunens styring af udgifter til rejser til udlandet.

Udvalget forudsætter, at det udtrykkeligt også kommer til at fremgå af kommunens fremtidige styring:

o Udgifter til rejser i ud landet skal kunne begrundes ud fra relevante kommunale interesser.

o Udgifterne er afholdt ud fra en sparsommelig og hensigtsmæssig anvendelse af offentlige midler.

o Formålet skal på forhånd være beskrevet på en fyldestgørende og korrekt måde, så andre efterfølgende kan vurdere opfyldelsen af formålet, fx gennem en rapport over rejsen.

o Som led i planlægningen af en rejse bør det overvejes, om rejsen har en sådan offentlig interesse, at program og den efterfølgende rapport vises på kommunens hjemmeside.

Revisionsdirektoratet skal på denne baggrund – til brug for en fortsat orientering af Revisionsudvalget – bede oplyst, hvorledes der foretages en opstramning af kommunens styring af udgifter til rejser til udlandet, herunder særligt i henhold til de af Revisionsudvalget anførte fire punkter.

Vedrørende politikeres rejser til udlandet henvises til den rejsepolitik for politikere som Borgerrepræsentationen har vedtaget på mødet den 15.6.2005.

Vedrørende de ansattes rejser til udlandet henvises der til aftalen om tjenesterejser med KTO. Herudover er BRs beslutning af 15.6.2005 om rejsepolitik normdannende for de ansattes rejser og dokumentationsbehov i anledning heraf.

ØKONOMI

MILJØVURDERING

ANDRE KONSEKVENSER

HØRING

BILAG

· "Revisionsprotokollat nr. 8/2004 vedrørende revisionen af Københavns Kommunes regnskab 2003, og Økonomiforvaltningens eget regnskab for 2004", Revisionsdirektoratet, 16. juni 2005.

Erik Jacobsen

Helge Vagn Jacobsen

Til top