Udkast til ny fælles digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune 2024-2027

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at udkastet til Københavns Kommunes fælles digitaliseringsstrategi 2024-2027, jf. bilag 1, sendes i høring i fagudvalgene,
2. at det godkendes, at Økonomiforvaltningen arbejder videre med de oplistede forslag til mulige fælles indsatser under strategien, jf. indsatskataloget i bilag 1,
3. at det godkendes, at fagudvalgene i forbindelse med høringen anmodes om at udvælge forvaltningsspecifikke indsatser, der kan indgå i strategiens indsatskatalog,
4. at det tages til efterretning, at dele af indsatsen omkring Cyberpakke 2 samt enkelte investerings- og innovationscases ventes at indgå i forhandlingerne om budget 24, øvrige indsatser vil kræve finansiering og kan indgå i kommende budget- og overførselssager.

Problemstilling

Den 10. januar 2023 besluttede Økonomiudvalget (ØU) at igangsætte arbejdet med en fælles digitaliseringsstrategi for Københavns Kommune (KK) i perioden 2024-2027. ØU godkendte de foreslåede temaer for strategien og forslag til foranalyser samt processen for udarbejdelsen af strategien.

Siden 2018 er der blevet sat fælles mål for digitalisering via de nuværende 2-årige digitaliseringsredegørelser og via de handleplaner eller strategier for digitalisering, som hver forvaltning har udarbejdet for eget område. Den nye strategi erstatter digitaliseringsredegørelser og sætter nye fælles mål og retning for Københavns Kommune på digitaliseringsområdet. Strategien fungerer samtidig som en fælles ramme og overligger for forvaltningernes egne handleplaner eller strategier på digitaliseringsområdet. Udkast til strategi og indsatskatalog med fælles indsatser samt slides, der gennemgår hovedindhold i strategien, er vedlagt sagen. Arbejdet med foranalyserne pågår pt. og færdiggøres til august. Foranalyserne udmøntes i forslag til konkrete indsatser og indgår i det endelige indsatskatalog som forelægges ØU til godkendelse i november 2023.

Løsning

Indholdet i den nye strategi afspejler de seneste fællesoffentlige og fælleskommunale strategier og markerer et skifte i tilgangen til digitalisering i Københavns Kommune. Tidligere har digitalisering primært været forbundet med effektivisering, og fokus har været på digitalisering af administrative processer, teknologivalg og på styring af it- og digitaliseringsområdet. Den nye fælles strategi har et bredere fokus. Her ses digitalisering som et vigtigt middel til at løse de store samfundsudfordringer med at sikre arbejdskraft og styrke klimaindsatsen. Strategien adskiller sig også fra tidligere ved at sætte fokus på samspillet mellem mennesker og teknologi i og med, at det digitale i stigende grad bliver en integreret del af kommunens serviceydelser og kontakt med borger og virksomheder. Derfor er der fokus på brugervenlighed, sammenhængende opgaveløsning og digital inklusion.

Strategien sætter også fokus på, at it-systemer og devices fungerer, er sikre og understøtter medarbejderne i deres arbejde. Det kan både bidrage til afbureaukratisering og fastholdelse af medarbejdere.

Strategien sætter derudover fokus på, at kommunen har et robust, effektivt og sikkert fundament at stå på i arbejdet med digitalisering. Det handler både om en effektiv og sikker styring og drift af it-området og finansiering af omkostninger til den grundlæggende infrastruktur og de øgede krav til it-sikkerhed, som er forudsætninger for at fortsætte driften på det nuværende niveau. Det handler også om rammer og forudsætninger for at anvende data i opgaveløsningen, og om at ledere og medarbejdere har gode sikre digitale systemer og devices at arbejde i, samt om kompetencer hos ledere og medarbejdere.

Der er udarbejdet et udkast til strategi, som indeholder en vision og seks temaer samt et udkast til mulige fælles indsatser (bilag 1). Visionen er: “Digitalisering skaber et bedre københavnerliv” og sætter fokus på, at digitalisering skal skabe værdi for københavnerne og dermed for samfundet. Vores hverdag og arbejdsliv bliver mere digitalt, og det er vigtigt, at borgere, virksomheder og medarbejdere, uanset hvilken kanal de bruger i kontakten med kommunen oplever, at løsningen er hjælpsom, effektiv, tryg og brugervenlig. Visionen indeholder også en ambition om at gribe de teknologiske muligheder og omsætte dem til gode løsninger for borgerne og virksomheder og for byen. Visionen sætter desuden fokus på, at vi indgår partnerskaber og går forrest sammen med andre i den digitale udvikling. Heri ligger også, at vi tager medansvar for den digitale udvikling i hele den offentlige sektor og som landets største kommune aktivt påvirker udviklingen i en ambitiøs og balanceret retning.

Der er arbejdet videre med de seks overordnede temaer, som Økonomiudvalget (ØU) godkendte i januar 2023. De tre første temaer adresserer, hvordan digitalisering kan bidrage til at løse samfundsudfordringerne og understøtte samspillet mellem teknologi og mennesker:

1. Arbejdskraft: KK sikrer arbejdskraft til velfærd, og teknologianvendelse bidrager til at frigøre tid og fastholde medarbejdere
2. Brugervenlighed: KK styrker fokus på brugervenlighed og sammenhæng og sikrer digital inklusion, så alle kan bruge KK’s løsninger
3. Klima: KK styrker klimaindsatsen og gør København mere bæredygtig med øget brug af data og teknologi

    

   De sidste tre temaer handler om, hvad det kræver af kommunens organisation og styringsrammer at indfri strategiens vision:

4. Kompetencer: KK sætter fokus på den gode digitale arbejdsdag og løfter de digitale kompetencer i hele organisationen
5. Data: KK styrker arbejdet med data, så kommunens data kan anvendes aktivt til at fremme opgaveløsningen
6. Styring: KK styrker kommunens digitale fundament så der sikres en effektiv og sikker styring af it-drift og it-projekter.

Det bemærkes, at tema 2 har delvist overlap til Service- og Kanalstrategien, som ØU vedtog d. 30. august 2022. Når ØU forelægges digitaliseringsstrategien til godkendelse i november 2023, vil der blive lagt op til, at den nye digitaliseringsstrategi erstatter Service og Kanalstrategien, så sidstnævnte udgår.

Indsatser, foranalyser og økonomi

For at sikre, at strategien omsættes til handling, er der udarbejdet et udkast til indsatskatalog. Pt. indgår udelukkende forslag til fælles indsatser og fokus i de foreslåede fælles indsatser er på det, der skal samarbejdes mere om i kommunen. De forvaltningsspecifikke indsatser indmeldes i forbindelse med høringen i fagudvalgene i august.

De fleste af indsatserne vil kræve finansiering. Det kan ske løbende op mod Overførselssag og Budget eller løftes inden for egen ramme. Der kan igangsættes nye indsatser hvert år i strategiperioden. Det skal sikre, at indsatser har aktualitet og relevans. Opfølgning på indsatserne sker én gang årligt til ØU, og samtidig tager ØU stilling til det kommende års fælles indsatser.

ØU besluttede i januar 2023, at der skal igangsættes en række foranalyser. Foranalyse 1 adresserer ØU´s bestilling om at belyse it-sikkerheden i KK i relation til implementering af nye it-systemer samt opgradering af devices. Foranalyse 2 undersøger, hvordan vi kan styrke arbejdet med digital innovation, brugervenlighed og sammenhængende brugerrejser. Arbejdet med foranalyserne blev igangsat i marts og pågår i forår/sommer 2023. Foranalyserne skal udmønte sig i konkrete indsatser og kommer til at indgå i det endelige forslag til indsatskatalog, som forelægges ØU i november.

Indsatskataloget indeholder - udover de igangsatte foranalyser - også forslag til indsatser om bl.a. digital inklusion, så vi på tværs styrker fokus på at finde løsninger til de borgere, der har svært ved det digitale. På it-sikkerhedsområdet hvor der er det stigende trusselsbillede foreslås dele af Cyberpakke 2, som indsats og ventes at indgå i budget 2024. Et robust it-fundament kræver finansiering. Derfor er der også forslag om at igangsætte en analyse af finansiering og investeringsbehov, der kan munde ud i en samlet it-investeringsplan. Andre fælles indsatser omhandler fælles tilgange eller mål, f.eks. en fælles ramme for kompetenceudviklingstiltag målrettet ledere.

Udover de indsatser, som hvert fagudvalg melder ind ifm. høringen, har hver forvaltning også en lang række andre indsatser på digitaliseringsområdet, herunder implementering af fællesoffentlige initiativer. Hver forvaltning har selv ansvar for at udforme en handleplan eller lignende, som afspejler forvaltningens opgaver i relation til den nye fælles digitaliseringsstrategi, og som samtidig indeholder de øvrige forvaltningsspecifikke mål og indsatser på digitaliseringsområdet.

Survey i KK’s borgerpanel om digitalisering 

Som led i strategien er der i marts 2023 gennemført et online survey i KK’s borgerpanel, som sætter fokus på københavnernes ønsker og forventninger til digitale løsninger. Undersøgelsen blev besvaret af knap 4000 københavnere, svarende til 22 pct. af borgerpanelet. I udkastet til strategien er der indsat et afsnit med nedslag fra undersøgelsens resultater. I den endelige version af strategien vil resultaterne blive indarbejdet i faktabokse, citater eller lignende.

Involvering i forbindelse med udarbejdelsen af strategien

Udkastet til strategi er udarbejdet i et tæt samarbejde mellem forvaltningerne. Der har i dialogen været fokus på, at strategien skal spille sammen med og understøtte eksisterende og kommende handleplaner, strategier og faglige politikker, herunder Klimaplan 2035, Energistrategien, Indkøbspolitikken mv. samt forvaltningernes strategiplaner for digitalisering. Der har desuden været afholdt møder med interessenter, herunder KL og KOMBIT.

Økonomi

Sagen har i sig selv ingen økonomiske konsekvenser. Strategiens indsatser vil kræve finansiering. I de tilfælde, hvor finansiering ikke kan findes indenfor forvaltningernes egne rammer, vil det blive håndteret ifm. Budget og overførselssagen i strategiperioden, hvor der lægges forslag til budgetønsker, investeringscases mv. op til politisk godkendelse. 

Videre proces

Efter behandling sendes udkast til fælles digitaliseringsstrategi og indsatskatalog i høring i fagudvalgene i august 2023. Fagudvalgene skal i den forbindelse indmelde de forvaltningsspecifikke indsatser, som de ønsker skal indgå i indsatskataloget. Den endelige strategi inkl. samlet indsatskatalog ventes forelagt ØU til godkendelse i november 2023. Der følges op på indsatserne i strategien én gang årligt til ØU. Opfølgning vil blive koordineret med relevante processer i forvaltningerne.

Det bemærkes, at ØU som følge af bevillingsudløb på foranalyserne har anmodet om, at der udarbejdes et budgetnotat på strategiens indsatser til budget 2024.