Fremrykning af betaling af fakturaer

Økonomiudvalget har den 6. december 2022 bedt Økonomiforvaltningen undersøge konsekvenserne ved en permanent fremrykning af betalingsfristen til leverandører. Økonomiudvalget skal tage stilling til håndteringen af betalinger for Københavns Kommune.

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

Borgerrepræsentationen besluttede i 2010 og 2013, at kommunen betaler fakturaer senest 30 dage fra afsendelsesdato, hvilket i praksis betyder, at kommunen som hovedregel betaler efter 30 dage.

Økonomiudvalget besluttede den 6. december 2022 midlertidigt, frem til maj 2023, at indføre straksbetaling af fakturaer mhp. at forbedre likviditeten i virksomhederne set i lyset af forventningerne til den økonomiske situation. Indførelsen af straksbetaling medførte et fald i kommunens likviditet på mellem 0,6 og 1,0 mia. kr. Økonomiudvalget bad desuden Økonomiforvaltningen undersøge konsekvenserne ved en permanent fremrykning af betalingsfristen til leverandører.

Det bemærkes, at Økonomistyrelsen anbefaler, at kommunerne fastlægger deres betalingsfrister så kort som muligt under hensyntagen til muligheden for korrekt sagsbehandling og kontrol.

Økonomiske rammeforudsætninger

Økonomiforvaltningen har undersøgt virksomhedernes aktuelle økonomiske situation herunder også forventningerne til den samlede økonomiske udvikling.

Udviklingen i en række erhvervsstatistiske indikatorer, jf. fx figur 1 ift. antal konkurser og den generelle erhvervstillid, tilsiger ikke umiddelbart at virksomhederne i Danmark er i en ekstraordinær dårlig forretningssituation.

Betalingsbetingelser hos andre offentlige myndigheder
Økonomiforvaltningen har undersøgt andre offentlige myndigheders retningslinjer for betaling af fakturaer. Økonomistyrelsen har oplyst, at staten fortsat har 30 dages betalingsfrist, men siden 2020 har anvendt straksbetaling (svarende til model 2), og de har pt. ikke nogen overvejelser om at ændre dette.

De øvrige 6-byer, Frederiksberg Kommune og Region Hovedstaden har ikke efter udløbet af eventuelle særlige tiltag vedr. Covid-19 ændret betalingsbetingelserne til straksbetaling eller en kortere betalingsfrist end 30 dage, hvilket svarer til model 1.

Aarhus Byråd og Region Hovedstadens Forretningsudvalg har i foråret afvist forslag om at ændre betalingsbetingelserne. I Aarhus blev det afvist, da det vil medføre reducerede renteindtægter, og i Region Hovedstaden blev det afvist, da det vil medføre negativ likviditet og dermed manglende overholdelse af budgetloven.

Modeller for ændrede betalingsbetingelser
Økonomiforvaltningen har igennem drøftelser med forvaltningerne undersøgt konsekvenserne ved en fremrykket generel betalingsfrist, der formelt indarbejdes i kontrakterne med kommunens leverandører.

Det anbefales ikke at ændre de generelle betalingsvilkår, så betalingsfristen bliver kortere, da det vil medføre en forholdsmæssigt stor administrativ byrde i forvaltningerne, samt at risikoen for forsinket betaling stiger, hvilket kan medføre stigende morarenter og rykkergebyrer.

Økonomiforvaltningen har på denne baggrund opstillet to modeller for betaling af fakturaer, enten at gå tilbage til den oprindelige løsning med at betale efter 30 dage (model 1) eller at permanentgøre den nuværende løsning med straksbetaling (model 2).

Model 1
Den permanente betalingsfrist fastholdes på senest 30 dage fra afsendelsesdato, og leverandørerne har dermed også fremover krav på at modtage deres betaling ved denne frist, jf. de indgåede kontrakter.

Betalingen af fakturaerne vil som udgangspunkt ligeledes ske efter 30 dage, hvilket systemet og kommunens styringsregler er sat op til, dvs. at der ikke længere foretages straksbetaling af godkendte fakturaer. Dette svarer til håndteringen inden Økonomiudvalgets beslutning den 6. december 2022 i sag om fremrykket betaling.

Model 2
Den permanente betalingsfrist fastholdes på senest 30 dage fra afsendelsesdato, men leverandørerne vil modtage deres betaling ved endelig godkendelse af fakturaen. Dette svarer til den nuværende midlertidige løsning med straksbetaling.

Leverandørerne vil fortsat først have krav på betaling senest efter 30 dage. Liggetiden for fakturaer, der ikke har været ”på spær”, er gennemsnitlig 5 dage over de seneste 12 mdr., hvormed straksbetaling medfører en væsentlig fremrykning af betalingen for en stor andel af fakturaerne.

Betalingskørslen ved straksbetaling er automatiseret pr. medio april. Denne kørsel kan fjernes, hvis det på et tidspunkt ikke længere ønskes at anvende straksbetaling.

Generelt om betalingsfrister
Såfremt betalingsfristen på senest 30 dage fastholdes, men betalingerne fremrykkes, kan Økonomiudvalget, som i tidligere år, træffe beslutning herom.

Uanset hvilken af de to modeller der vælges, vil der være områder, der skal være undtaget for den fælles regel om, hvornår betalingen sker. Ved model 2 skal der tages højde for, at ikke alle betalinger skal fremrykkes. Hvis leverandøren ikke ønsker, at deres betaling bliver fremrykket, og gerne vil holde fast i betalingsbetingelserne på stamdata (30 dage eller andet), så undtages leverandøren fra betalingskørslen.

Der kan derudover være indgået individuelle aftaler med leverandørerne med en anden (kortere eller længere) betalingsfrist, eller der kan være indkøb uden en formel indkøbsaftale, hvor leverandørens betalingsbetingelser gælder, som dermed træder i stedet for de fælles betalingsbetingelser. Der sondres i kommunens betalingshåndtering ikke mellem aftalebelagte leverandører og øvrige leverandører, da det vil medføre en større administrativ byrde samt skabe forvirring i forvaltningerne og hos leverandørerne.

Ændring af betalingstidspunktet har en umiddelbar effekt på kommunens kassebeholdning og heraf afledt en effekt på kommunens finansielle indtægter/udgifter, der stammer fra renteindtægter på kassebeholdningen.

Model 1
Der vil ske en likviditetsforbedring i Københavns Kommune som følge af tilbagerulning af den nuværende midlertidige løsning med straksbetaling med en engangseffekt på anslået 0,6-1,0 mia. kr. Københavns Kommune har en variabel indlånsrente estimeret til ca. 2 pct. det kommende års tid, som svarer til årlige merindtægter på indlånsrenter på ca. 12-20 mio. kr. ift. den gældende, midlertidige løsning. Der vil tilsvarende være en reduktion i likviditeten hos de virksomheder Københavns Kommune handler med.

Model 2
Likviditeten er ved den nuværende løsning med straksbetaling reduceret med 0,6-1,0 mia. kr., og der er tilsvarende sket en likviditetsforbedring hos leverandørerne. Ved en permanent løsning med straksbetaling vil kommunen dermed fremover oppebære færre renteindtægter. Under de samme antagelser som for model 1, estimeres de tabte renteindtægter ved straksbetaling alt andet lige til 12-20 mio. kr. årligt.

Det bemærkes, at budgettet på renteindtægter for 2023 ikke er opdateret ift. det vedtagne budget, hvor der indgik en forventning om negative renter på indlån. Budgettet vil blive tilpasset ifm. augustprognosen, og der vil løbende ske en vurdering af behovet for yderligere tilpasning af budgettet i 2024 og frem til hhv. afholdelse af renteindtægter og renteudgifter.

En ændring af betalingsbetingelserne kan implementeres straks efter Økonomiudvalgets godkendelse af nærværende indstilling.

 

Søren Hartmann Hede

Dagsordenspunkt 5: Fremrykning af betaling af fakturaer (2022-0369140)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. maj 2023

Et samlet Økonomiudvalg fremsatte følgende ændringsforslag til erstatning af indstillingens 1. at-punkt:

”At fakturaer som udgangspunkt betales, umiddelbart efter disse er endeligt godkendt (straksbetaling) frem til maj 2024, hvor Økonomiudvalget forelægges en sag om betaling af fakturaer igen”.

Det af Økonomiudvalget fremsatte ændringsforslag blev godkendt uden afstemning.