Tilslutningsaftale til Fælleskommunal Ledelsesinformationssystem (FLIS)

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Kommunes tilslutning til FLIS i perioden 2024-2033, jf. bilag 1, godkendes,
2. at tilbageførsel af en varig driftsbevilling på 0,8 mio. kr. (2023 p/l) til kommunekassen, godkendes.

Problemstilling

FLIS (Fælleskommunal Ledelsesinformationssystem) er en fælleskommunal dataløsning, som er organiseret i et samarbejde mellem KOMBIT (kommunernes IT-fællesskab), KL og kommunerne. FLIS samler data fra kommunernes fagsystemer, som kan bruges til analyser, ledelsesinformation og benchmarking på tværs af kommuner. Den nuværende tilslutningsaftale til FLIS for Københavns Kommune blev indgået i 2016 og løber til ultimo 2023. Der skal derfor indgås ny en tilslutningsaftale, som løber for perioden 2024-2033. Fristen for tilbagemeldingen vedr. fortsat tilslutning til FLIS er den 1. juni 2023.

Med sagen skal der tages stilling til en ny tilslutningsaftale frem til og med 2033, jf. bilag 1.

Løsning

I Københavns Kommune anvendes FLIS på tværs af kommunen i forbindelse med projekter vedr. ghettoområder, revision samt til 6 by nøgletalsrapporter samt til rapporten ”Kend din kommune”, som udarbejdes af KL.

Over de sidste 10 år er der opbygget et solidt datagrundlag med alle landets 98 kommuner inden for otte fagområder. Data er let tilgængeligt og kræver ikke dybdegående specialiserede datakompetencer. Data opdateres månedligt, heriblandt data fra DREAM og DFDG (Det fælles datagrundlag). Dette adskiller sig fra Danmarks Statistik, VIVE og Indenrigsministeriets Benchmark, hvor lignende data typisk opdateres en gang årligt. Endeligt skal FLIS sikre valide data på det kommunale område ved forhandlinger med staten.

Forvaltningerne i Københavns Kommune har hidtil primært arbejdet med egne ledelsesinformationssystemer og datakilder frem for FLIS-data. Dette skyldes, at arbejdet med Business Intelligence (BI) vurderes at være på et meget modent niveau, og at datakvaliteten i FLIS ikke har været vurderet tilstrækkelig i opstartsfasen. Kvaliteten af FLIS-data og systemet er dog forbedret de seneste år, og derfor er der nu bedre mulighed for at udnytte potentialerne ved FLIS i Københavns Kommune.

Økonomiforvaltningen vil understøtte en øget anvendelse af FLIS på tværs af kommunen, herunder bede KOMBIT illustrere potentialerne og anvendelsesmulighederne i FLIS for forvaltningerne. Derudover vil Økonomiforvaltningen tage initiativ til at drøfte og videndele anvendelse og potentialer i FLIS i de tværgående administrative kredse med henblik på at udbrede anvendelsen af FLIS i Københavns Kommune.

Såfremt kommunerne ikke tilslutter sig, vil FLIS blive lukket ned og de sidste 10 års investering samt dataopbygning gå tabt. Derudover vil KL ikke have et tilsvarende fælles datagrundlag til grundlag for forhandlingerne med staten.

Økonomiforvaltningen har været i dialog med 6-byerne, og Esbjerg, Randers og Aarhus har oplyst, at man forventer at fortsætte tilslutningen til FLIS. Odense og Aalborg har ikke endeligt afklaret sagen på nuværende tidspunkt. Derudover oplyser KL, at man har været i dialog med kommunerne, som i langt overvejende grad fortsætter tilslutningen til FLIS eller forventer at gøre det i den kommende tid.

Økonomi

I den nye tilslutningsaftale sænkes prisen ca. 20 pct., idet prisen pr. borger sænkes fra 9,92 kr. til 7,96 kr. Storkommunerabatten fastholdes, hvor der er 50 pct. rabat på borgere udover 150.000. Samlet set vil der være udisponerede midler som følge af den nye tilslutningsaftale på 0,8 mio. kr., som tilbageføres til kommunekassen.

Budgettet til FLIS er 4,6 mio. kr. i 2024. Dette indebærer udgifter til den konkrete opkrævning samt ½ årsværk til systemejerskab i Koncern IT og udgifter til dataleverancer.

Med den nye tilslutningsaftale forventes opkrævet 3,2 mio. kr. fra 2024 og frem. Hertil er der fortsat udgifter til systemejerskab mv. Med denne indstilling nedskrives budgettet til FLIS med 0,8 mio. kr. varigt under Økonomiudvalget (ØU), og midlerne tilbageføres til kommunekassen.

Note: Øgede udgifter er indikeret med positivt fortegn, mens reducerede udgifter er indikeret med negativt fortegn.

Videre proces

Såfremt Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen godkender indstillingen, tilsluttes Københavns Kommune FLIS til og med 2033. Økonomiforvaltningen vil arbejde for at sikre forankring af FLIS i forvaltningerne.