Omlægning af Barselsfonden til lønmodel fra vikarmodel

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at Københavns Kommune fra budget 2024 overgår til en lønmodel for Barselsfonden,
2. at de økonomiske konsekvenser heraf indarbejdes i forvaltningernes rammer frem mod budget 2024,
3. at det opdaterede cirkulære for Barselsfonden, jf. bilag 1, samt forretningscirkulæret for Løn og Personale, jf. bilag 2, godkendes og erstatter tidligere versioner,
4. at ændringer i cirkulære for Barselsfonden fremover skal godkendes af Økonomiudvalget,
5. at der fremadrettet delegeres kompetence til Økonomiforvaltningen vedr. justeringer indenfor rammerne af cirkulæret eller ændringer, der sker som følge af en lovændring.

Problemstilling

Barselsfonden kan, jf. KL’s vejledning ”Barselsudligningsordning i kommuner og regioner – en vejledning”, administreres enten som en vikar- eller lønmodel. I vikarmodellen udbetales der tilskud, hvis der ansættes en barselsvikar, hvor der ved lønmodellen udbetales tilskud for al barselsfravær, uanset om der er ansat en barselsvikar eller ej. Københavns Kommune (KK) anvender i dag vikarmodellen. De øvrige 6-byer samt Region Hovedstaden anvender lønmodellen.

Økonomiforvaltningen (ØKF) oplever vikarmodellen som administrativ tung for lederne, hvilket understøttes af interviews med i alt 17 ledere og controllere på tværs af KK. Lederne udtrykker frustration over bl.a. personalehåndtering, tidspres og økonomisk usikkerhed. Alle interviewede ledere og controllere var positivt stemt overfor en mulig overgang til lønmodellen.

Sagen er behandlet i kommunens administrative kredse, herunder kredsen af økonomidirektører. Alle kredse har bakket op om forslaget og kvitteret for fokus på at lette ledernes administrative opgaver samt inddragelse i processen for tilblivelse af forslaget. Sagen har desuden været sendt i skriftlig høring i Det Centrale Samarbejdsorgan (CSO), hvor der ikke har været bemærkninger.

Grundet omlægning af Barselsfonden er det nødvendigt med en opdatering af cirkulæret for Barselsfonden. Samtidig skal der tages stilling til ændring af beslutningskompetencen, da den tidligere proces har afveget fra normal praksis.

Løsning

ØKF foreslår en administrativ forenkling, hvor udbetaling af tilskud fra Barselsfonden pr. 1. januar 2024 baseres på en lønmodel. Tilskuddet beregnes i lønmodellen alene pba. den barslendes løn, og økonomistyringen forenkles således også.

Overgang til lønmodel vil gøre det muligt at automatisere udbetaling af tilskud fra Barselsfonden, da udbetalingen kan kobles direkte til indmeldingen af barselsrelateret fravær. Dette vil medføre en række fordele for lederne og controllere i KK, herunder:

• Lettelse af ledernes administrative opgaver, idet processen omkring ansøgning af tilskud fra Barselsfonden bortfalder.
• Automatisk udbetaling af tilskud fjerner tidspresset for ansættelse af barselsvikarer.
• Mere fleksible regler for ressourceforbrug skaber mulighed for en bedre opgavetilrettelæggelse på den enkelte arbejdsplads.
• Da tilskuddet alene baseres på den barslendes løn, lettes økonomistyringen i enheden.

Hertil indebærer forslaget mulighed for øget automatisering i Koncernservice (KS).

Ændringen har ikke betydning for de barslendes vilkår eller forpligtelser. Tilskudsprocenten til den enkelte arbejdsplads på 100% for medarbejdere på barselsorlov vil også være uændret ved omlægning til lønmodellen.

Der er udarbejdet et opdateret cirkulære for Barselsfonden, som erstatter den nuværende udgave vedtaget af Borgerrepræsentationen i 2017. Det opdaterede cirkulære for Barselsfonden (Bilag 1) og Forretningscirkulæret for Løn og Personale afsnit 8.3 Barsel mv. (Bilag 2) er omskrevet, så det tager udgangspunkt i den nye lønmodel.

Det indstilles, at ændringer i cirkulæret for Barselsfonden fremover alene skal godkendes af Økonomiudvalget. Herved svarer ansvars- og beslutningskompetencen til retningslinjerne i Forretningscirkulære for Løn og Personale. Da det nuværende cirkulære for Barselsfonden blev vedtaget af Borgerrepræsentationen, skal Borgerrepræsentationen godkende ændringer i det opdaterede cirkulære, samt at beslutningskompetencen fremadrettet gives til Økonomiudvalget.

Økonomi

Forslaget om overgang til lønmodel medfører, at Barselsfondens budget øges med ca. 100 mio. kr. fra det nuværende niveau på 186,8 mio. kr. i 2023. Barselsfonden er en del af kommunens fællesordninger og er en centralt administreret fond, som alle syv forvaltninger bidrager til at finansiere. Barselsfonden følger et hvile-i-sig-selv-princip, hvor mer- og mindreforbrug i det enkelte år afvikles som et internt lån over en periode på 10 år. Budgetændringen medfører derfor ikke merudgifter for kommunen som helhed.

Tabel 1 nedenfor viser beregnet finansiering og tilskud udbetalt i regnskab 2022 med vikarmodellen, hvor man kan se, at den nuværende model indebærer en omfordeling mellem forvaltningerne. Samtidig fremgår det beregnede øgede tilskud i 2022, hvis lønmodellen var anvendt i 2022, samt finansieringen af merudgiften på 104,8 mio. kr. fordelt på forvaltningerne.

Tabel 1. Økonomi ved vikarmodel og lønmodel i 2022

[SOF=Socialforvaltningen. SUF=Sundheds- og Omsorgsforvaltningen. TMF=Teknik- og Miljøforvaltningen. BIF=Beskæftigelses - og Integrationsforvaltningen. ØKF=Økonomiforvaltningen. BUF=Børne- og Ungdomsforvaltningen. KFF=Kultur- og Fritidsforvaltningen]

Anm.: Beløbene er kun for KK-medarbejdere og indeholder ikke tilskud udbetalt til selvejende institutioner. Tilskud til selvejende institutioner kommer udover, da data på disse medarbejdere ikke fremgår af KK’s systemer.

*’Beregnet finansiering af tilskud i 2022’ er beregnet som forvaltningernes andel af lønsum i 2022 ganget med det samlede udbetalte tilskud i 2022 på 149,2 mio. kr. Beløbene angiver ikke forvaltningernes faktiske finansiering af Barselsfondens budget, da budgettet er bevillingsfinansieret. Beregningen er forbundet med usikkerhed, da bevillingshistorikken ikke kan genskabes.

Ændringer i Barselsfondens budget sker pba. forvaltningernes realiserede lønsum og vil medføre fordelingsmæssige konsekvenser for forvaltningerne. Finansieringen af overgangen til lønmodellen vil for enkelte forvaltninger overstige den beregnede stigning i udbetaling af tilskud i overgangsåret. Dermed omfordeles midler mellem forvaltningerne.

Omfordelingen skal dog ses i sammenhæng med, at der sker en større omfordeling ved den nuværende vikarmodel. Det skyldes forskelle i, hvor meget barselsrelateret fravær de enkelte forvaltninger har og i hvor høj grad forvaltningerne vælger at ansætte vikarer. For alle forvaltninger er den relative omfordeling således mindre ved lønmodellen end ved vikarmodellen.

Den nuværende vikarmodel indebærer også en gradvis stigning i budgettet over de kommende år. Det skyldes, at det fra medio 2021 er blevet muligt at ansætte vikarer via overnormering. Overnormering vil give nogle af de samme udgiftsmæssige og omfordelingsmæssige virkninger som lønmodellen, dog i et tungere administrativ set-up. Forvaltningerne anvender på nuværende tidspunkt muligheden for ansættelse i overnormering i varierende grad, hvilket på sigt vil medføre en skævvridning mellem forvaltningerne, så de forvaltninger, der ikke gør brug af overnormering, med tiden vil blive merbidragsydere til Barselsfonden. Med en beslutning om at overgå til lønmodellen sikres en mindre omfordeling mellem forvaltningerne. Samtidig honoreres formålet med barselsudligningsordningen, idet udgifter til barselsrelateret fravær ikke påhviler den enkelte arbejdsplads alene, men sikres via økonomisk udligning mellem arbejdspladser.

Med den nuværende vikarmodel søges der kun om refusion i omkring 50 % af barselssagerne i KK. Ved at overgå til automatisk udbetaling af tilskud kan der forekomme tilfælde, hvor der udbetales tilskud, hvor der muligvis ikke er behov for en barselsvikar (overkompensation). Dette vurderer ØKF har en minimal risiko.

Videre proces

Såfremt Borgerrepræsentationen godkender indstillingen, indarbejdes de økonomiske konsekvenser i forvaltningernes budgetrammer til budget 2024. Forvaltningerne er orienteret om den mulige ændring.

Hertil udarbejder KS et forvaltningsspecifikt effektiviseringsforslag vedr. den administrative besparelse i KS som følge af omlægningen til lønmodel. Effektiviseringsforslaget vil indgå til forhandlingerne om budget 2024. De afledte administrative besparelser i forvaltningerne vil ikke indgå i forslaget.