Ændret proces for tilslutning til SKI-aftaler

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at hvis Økonomiforvaltningen og den kategoriejende forvaltning er enige om at stå uden for en bindende SKI-aftale, orienteres Økonomiudvalget og det relevante fagudvalg herom på det førstkommende møde i udvalgene,
2. at hvis der mellem forvaltningerne ikke er enighed om at stå uden for forpligtende SKI-aftaler, forelægges fagudvalget og Økonomiudvalget en indstilling herom.

Problemstilling

Sundheds- og Omsorgsudvalget besluttede den 21. september 2023 en række afbureaukratiseringstiltag, herunder et ønske om større fleksibilitet og forenkling af reglerne omkring Københavns Kommunes deltagelse i udbud foretaget af Staten- og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). På den baggrund har Økonomiforvaltningen i dialog med Sundheds- og Omsorgsforvaltningen udarbejdet et forslag til regelforenkling på området.

Hvis en forvaltning vurderer, at det ikke er til kommunens fordel at tilslutte sig en forpligtende SKI-aftale, skal forvaltningen som sagsgangen er i dag, forelægge en godkendelsessag for det respektive fagudvalg. Herefter skal der udarbejdes en særskilt sag til Økonomiudvalget, idet det er Økonomiudvalgets kompetence at beslutte om Københavns Kommune (KK) skal stå uden for en forpligtende SKI-aftale.

Idet denne sagsgang er tung og ufleksibel, har Sundheds- og Omsorgsforvaltningen foreslået, at der sikres større fleksibilitet og forenkling af reglerne i KK omkring at stå uden for SKI-aftaler.

Løsning

Økonomiforvaltningen vurderer, at Sundheds- og Omsorgsforvaltningens forslag om at forenkle processen i forbindelse med tilslutning til SKI-aftaler er hensigtsmæssig og afbureaukratiserende.

Økonomiforvaltningen indstiller på den baggrund, at såfremt Økonomiforvaltningen og den kategoriejende forvaltning er enige om at stå uden for en bindende SKI-aftale, orienteres Økonomiudvalget og det relevante fagudvalg herom på det førstkommende møde i udvalgene.

Dermed flyttes beslutningskompetencen ift. at stå udenfor en forpligtende SKI-aftale fra Økonomiudvalget til den pågældende fagforvaltning og Økonomiforvaltningen.

Formålet med dette er gøre processen mere enkel og smidig, idet den kategoriejende forvaltning sammen med Økonomiforvaltningen kan træffe beslutningen og eksekvere på beslutningen hurtigt herefter. Tidligere har det været nødvendigt at vente på beslutningen i fagudvalget og Økonomiudvalget, inden det har været muligt at træde ud af en forpligtende SKI-aftale.

Det foreslås, at der lægges en orientering til relevante fagudvalg og Økonomiudvalgets aflæggerbord umiddelbart efter en beslutning om ikke at tilslutte kommunen til en SKI-aftale. Med relevante fagudvalg menes det eller de fagudvalg, der er ansvarlige for aftalen.

Hvis der ikke er enighed mellem fagforvaltningen og Økonomiforvaltningen, forelægges fagudvalget og Økonomiudvalget en indstilling omkring spørgsmålet.

Det bemærkes i den forbindelse, at der hidtil har været enighed på tværs af forvaltningerne i de situationer, hvor Københavns Kommune har valgt at stå uden for SKIs aftaler.

Udgangspunktet er fortsat, at Københavns Kommune skal tilslutte sig forpligtende SKI-aftaler, jf. Københavns Kommunes Indkøbspolitik 2023-2026. Dog kan der være specifikke forhold i Københavns Kommune, der gør, at det ikke er fordelagtigt for kommunen at tilslutte sig en konkret SKI-aftale. Det kan for eksempel være ønsker om at prioritere bæredygtighed, økologi, klima og miljø, eller hvor Københavns Kommunes specifikke forhold adskiller sig fra øvrige kommuners forhold.

Endvidere bemærker Økonomiforvaltningen, at den kategoriejende forvaltning, der ønsker ikke at tilslutte kommunen til en konkret SKI-aftale, bør indgå i dialog med Økonomiforvaltningen så tidligt i processen som muligt, således at der skabes de bedste forudsætninger for at foretage en fælles vurdering af, hvorvidt det er fordelagtigt for Københavns Kommune at tilslutte sig den pågældende SKI-aftale eller ej.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, vil Økonomiforvaltningen orientere indkøbsorganisationen om den nye proces. Ændringen træder i kraft umiddelbart efter Økonomiudvalgets godkendelse.