Udsendelse af Økonomiudvalgets dagsorden

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget drøfter og godkender et af følgende tre forslag til tidspunkt for udsendelse af dagsordenen, 

1. Model A: Dagsorden udsendes om onsdagen, fem hverdage før et ØU-møde (nuværende proces),

  Model B: Dagsorden udsendes om tirsdagen, seks hverdage før et ØU-møde (én dag tidligere),

Model C: Dagsorden udsendes om mandagen, syv hverdage før et ØU-møde (to dage tidligere).

Problemstilling

I forbindelse med Økonomiudvalgets (ØU) evaluering af mødeafviklingen (ØU den 9. januar 2024) fremsatte et parti ønske om, at Økonomiforvaltningen undersøger mulighederne for, at forvaltningen udsender dagsorden tidligere i forbindelse med Økonomiudvalgets møder.

På nuværende tidspunkt udsender Økonomiforvaltningen dagsordenen om onsdagen i ugen før et Økonomiudvalgsmøde, dvs. fem hverdage før et møde.

Løsning

For at sikre at medlemmerne af Borgerrepræsentationen (BR) har rimelig tid til at forberede sig forud for et møde, er der i den kommunale styrelseslov § 8, stk. 4, fastsat regler om, at dagsordenen til et møde i Borgerrepræsentationen, skal udsendes senest fire hverdage før et møde.

Der findes ikke lovgivning, der på samme måde sætter en frist for hvornår forvaltningerne skal udsende dagsordenen til et møde i Økonomiudvalget eller i de stående udvalg, men det skal ske, så medlemmerne har rimelig tid til at sætte sig ind i sagerne.

I Økonomiudvalgets forretningsorden § 6 har udvalget besluttet, at ”… dagsorden for møderne samt det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, gøres tilgængeligt digitalt for udvalgsmedlemmerne så vidt muligt senest 4 hverdage inden mødet.” I praksis udsendes dagsordenen til Økonomiudvalgets møder fem hverdage forud for et møde.

Seks ud af syv forvaltninger udsender i dag dagsordenen til deres udvalg samt offentligheden mellem fire-seks hverdage før et udvalgsmøde. En enkelt forvaltning udsender dagsordenen til udvalget otte hverdage før et udvalgsmøde. I bilag 1 er en samlet oversigt over tidspunkterne for hhv. Økonomiudvalget og de stående udvalgs udsendelse af dagsorden.

Økonomiudvalget har nogle særlige lovbestemte kompetencer som følger af den kommunale styrelseslov. Heraf følger, at Økonomiudvalgets erklæring om de økonomiske og administrative forhold inden for samtlige af kommunens administrationsområder skal indhentes, før en sag fra et stående udvalg kan forelægges for Borgerrepræsentationen.

I planlægningen af Økonomiudvalget og Borgerpræsentationens møder bliver der taget højde for det politiske ønske om, at der som udgangspunkt ikke må være mere end to uger mellem et stående udvalgsmøde og et Økonomiudvalgsmøde samt maksimalt to uger mellem et Økonomiudvalgsmøde og et møde i Borgerrepræsentationen (GFK møde den 18. november 2016 og BR den 18. januar 2018).

Der er forskellige hensyn, som skal varetages ved fastlæggelsen af tidspunktet for udsendelse af dagsorden til Økonomiudvalget.

På den ene side er der hensynet til, at udvalget har rimelig forberedelsestid. Dette hensyn taler for, at dagsordenen udsendes tidligere, end det er tilfældet i dag.

Heroverfor står hensynet til at sikre en samlet set kort beslutningsproces fra, at en sag behandles i et stående udvalg til, der er truffet endelig politisk beslutning i Borgerrepræsentationen. Dette hensyn indebærer, at sagerne til Økonomiudvalget ikke udsendes for tidligt med risiko for, at sager fra de stående udvalg ikke kan nå at blive klar til dagsordenens udsendelse til Økonomiudvalget, og derved ikke kan nå at komme på det førstkommende møde i Borgerrepræsentation. Det vil medføre, at beslutningen om maksimalt fire uger mellem behandling i et stående udvalg til behandling i Borgerrepræsentationen ikke nødvendigvis kan imødekommes.

Det nuværende tidspunkt for udsendelse af dagsordenen (fem hverdage før et Økonomiudvalgsmøde) er et udtryk for en afbalancering af disse to ovenstående hensyn.

Hvis man rykker tidspunktet for udsendelse af dagsordenen til at være en eller to dage tidligere, vil dette indebære, at man varetager hensynet til politikernes tid til at forberede sig lidt højere, end hensynet til at nå få alle sager med til det førstkommende Økonomiudvalgsmøde eller alternativt, at der vil komme flere sager ud på en tillægsdagsorden. Det bemærkes, at § 12-sagerne samlet set udgør 30-40 pct. af sagerne på dagsordenen.

Det bemærkes, at såfremt det besluttes at fremrykke tidspunktet for udsendelse af dagsorden, vil fristen for indsendelse af medlemsforslag tilsvarende blive rykket med to hverdage, dvs. hhv. torsdag eller fredag i den foregående uge.

I Økonomiudvalget er der udviklet en praksis for, at større og tekniske sager først forelægges til en politisk drøftelse, inden der forelægges en sag, hvor der skal tages politisk stilling i sagen. Dette understøtter, at Økonomiudvalget har bedre mulighed for at forberede sig på de tungere sager, idet disse forelægges for udvalget flere gange. Dette blev ligeledes drøftet i forbindelse med Økonomiudvalgets evaluering af mødeafviklingen.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt udvalget vælger model A, fortsætter den nuværende proces for udsendelse af Økonomiudvalgets dagsorden og aflæggerbord. I det tilfælde hvor udvalget vælger Model B eller Model C, vil tidspunkt for udsendelse af dagsorden og aflæggerbord træde i kraft med mødeplanen for 2025. Derudover vil det formelt kræve en ændring af udvalgets forretningsorden, som forvaltningen i givet fald vil vende tilbage med en sag om.

Søren Hartmann Hede