Reorganisering af KTK (Bygge- og Teknikudvalget)

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 23. marts 2004

 

 

J.nr. ØU 80/2004

 

24. Reorganisering af KTK (Bygge- og Teknikudvalget)

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

PLS Rambølls rapport om effektivisering har været sendt i høring i SU-systemet og til de relevante personaleorganisationer med henblik på en beslutning i Bygge- og Teknikudvalget februar 2004. Der foreligger svar fra såvel SU-systemet som personaleorganisationerne, som er vedlagt dagsordenen.

Bygge- og Teknikforvaltningen har udarbejdet et notat, der konkret forholder sig til de væsentligste kommentarer i høringssvarene. Notatet er vedlagt. På baggrund af denne stillingtagen til høringssvarene, indstiller Bygge- og Teknikforvaltningen, at Bygge- og Teknikudvalget  godkender

at den af PLS Rambøll fremlagte 7-årige handlingsplan for effektivisering tiltrædes i sin helhed med de forudsætninger der i planen udpeges som afgørende for dens realisering

og tilslutter sig Bygge- og Teknikforvaltningens tilkendegivelser over for høringssvarene fra personaleorganisationerne som det fremgår i notat af 20.februar 2004, samt tilslutter sig at dette lægges til grund for  implementering

samt tiltræder, at der indarbejdes en omkostning på 4,5 mill. kr. pr. år til køb af ydelser, leveret af den "særlige enhed", der skal udføre ekstraordinære arbejder i henhold til effektiviseringsplanen.

 

at Bygge- og Teknikudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler

at der i 2004 optages et internt lån på 28,5 mio. kr. og at der i budget 2005 indarbejdes et lån på 8,1 mio. kr. til finansiering af de forventede underskud i KTK. I disse underskud er indarbejdet finansiering af køb af ydelser fra den særlige enhed på 4,5 mio. kr. pr. år. Der forudsættes at ske en regulering med de faktiske underskud konstateret i regnskaberne for 2004 og 2005, således at lånets størrelse afgøres af det realiserede resultat for KTK. Lånet tilbagebetales af KTK i perioden 2006-2010, hvor der aktuelt forventes et regnskabsmæssigt overskud i KTK på 80,5 mio. kr. for perioden. Såfremt handlingsplanen helt eller delvist viser sig ikke at være realisabel skal den økonomiske løsningsmodel behandles politisk på ny, således at KTK's økonomi – og låntagning – på ingen måde påvirker de øvrige områder under Bygge- og Teknikudvalget.

at KTK's økonomiske ramme i effektiviseringsperioden udskilles og friholdes fra Bygge- og Teknikudvalgets øvrige økonomiske rammer.

 

 

 

at Bygge- og Teknikudvalget godkender og overfor Økonomiudvalget anbefaler

at der med to-årige mellemrum foretages en ekstern evaluering af handlingsplanens gennemførelse og fremdrift. Den eksterne evaluering ledes af en styregruppe bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen og forelægges Bygge- og Teknikudvalget og Økonomiudvalget.

 

at Bygge- og Teknikudvalget godkender

at Bygge- og Teknikforvaltningen udarbejder et oplæg til den fremtidige styring og controlling af KTK, der ligger indenfor rammerne af et samlet oplæg til fremtidig controlling af de kontraktstyrede virksomheder i Bygge- og Teknikforvaltningen. Herunder at KTKs regnskab udover Revisionsdirektoratet revision også revideres af et eksternt revisionsfirma.

 

at Bygge- og Teknikudvalget godkender

at Bygge- og Teknikforvaltningen tilrettelægger handlingsplanens implementering, således at en lokalemæssig tilpasning og afvikling undersøges separat i samarbejde med økonomiforvaltningen, og således at det provenu, der opnås ved lokalereduktioner tilfalder kommunekassen med fradrag af afledte flytteomkostninger m.v.

 

at Bygge- og Teknikudvalget drøfter hvorvidt og i givet fald på hvilken måde partikelfilterproblematikken håndteres.

 

 

Bygge- og Teknikudvalget tiltrådte på mødet den 14. januar 2004

at Bygge- og Teknikudvalget tager KPMGs rapport om uregelmæssigheder i KTK til efterretning og tiltræder, at rapporten indgår i den igangværende interne undersøgelse med ekstern advokatbistand. Den interne undersøge lse skal afdække eventuelle konsekvenser og ansvarsforhold.

at Bygge- og Teknikudvalget tiltræder de anbefalinger til opfølgning, KPMG oplister, og anmoder Bygge- og Teknikforvaltningen om at iværksætte disse.

 

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 25. februar 2004

Da høringssvarene fra samarbejdsudvalgene og personaleorganisationerne ved en fejltagelse ikke var sendt ud med dagsordenen, blev sagen udsat.

 

 

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning i mødet den 3. marts 2004

Søren Pind (V), Sven Milthers (F), Lars Engberg (A), Mikkel Warming (Ø), Monica Thon (B), Ole Hentzen (C) og Karin Storgaard (O) stillede følgende ændringsforslag (med substantielle ændringer i kursiv):

""Indstillingens første at, andet og tredje afsnit formuleres:

"og tilslutter sig Bygge- og Teknikforvaltningens tilkendegivelser over for høringssvarene fra personaleorganisationerne som det fremgår i notat af 20. februar 2004, samt tilslutter sig at dette lægges til grund for implementering, idet der dog ikke etableres en særlig enhed

"samt tiltræder, at der indarbejdes en omkostning i 2004 og 2005 på i alt 3,8 mill. kr.  til  yderligere kapacitetstilpasning i stedet for etablering af en særlig enhed."

 

Indstillingens andet og tredje at (om lånet til dækning af underskuddet i KTK) formuleres:

"At der til Bygge- og Teknikudvalget  i 2004 gives et internt lån på 31,6 mill. kr. og at der i budget 2005 indarbejdes et lån på 7,5 mill. kr. til finansiering af de forventede underskud i KTK. I disse underskud er indarbejdet finansiering i de 2 år af yderligere kapacitetstilpasning på i alt 3,8 mill. kr. og 4,4 mill. kr. til indkøb og drift af partikelfiltre i overensstemmelse med tidligere BR-beslutning.  Der forudsættes at ske en regulering med de faktiske underskud konstateret i regnskaberne for 2004 og 2005, således at lånets størrelse bliver identisk med et realiserede resultat for KTK i de 2 år. Lånet tilbagebetales i perioden 2006-2010, hvor der aktuelt forventes et regnskabsmæssigt overskud i KTK på 93,3 mill. kr. for perioden; såfremt aktiviteterne i KTK helt eller delvist flyttes til et andet udvalgsområde skal restgælden fordeles på de nye ansvarshavende udvalg med udgangspunkt i handlingsplanens og regnskabernes opgørelse over de underskudsgivende aktiviteter i KTK.  Såfremt handlingsplanen helt eller delvist viser sig ikke at være realisabel og de forventede økonomiske forbedringer derfor ikke kan realiseres i det forventede omfang fremsender Bygge- og teknikudvalget en indstilling om sagen til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

at KTK's økonomiske ramme i effektiviseringsperioden frem til og med 2010 udskilles fra Bygge- og Teknikudvalgets øvrige økonomiske ramme."

 

Indstillingens fjerde at formuleres:

"At der hvert år gennemføres en ekstern evaluering af handlingsplanens gennemførelse og fremdrift første gang i sommeren 2005 i forbindelse med behandlingen af budget 2006. Den eksterne evaluering ledes af en styregruppe bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen og forelægges BTU og ØU."

 

Indstillingens syvende at (om partikelfilterproblematikken) bortfalder i lyset af ovenstående forslag til formulering af andet at."

 

Ændringsforslaget blev tiltrådt.

 

 

Bygge- og Teknikudvalgets beslutning blev dermed:

 Bygge- og Teknikudvalget  godkender

at den af PLS Rambøll fremlagte 7-årige handlingsplan for effektivisering tiltrædes i sin helhed med de forudsætninger der i planen udpeges som afgørende for dens realisering

og tilslutter sig Bygge- og Teknikforvaltningens tilkendegivelser over for høringssvarene fra personaleorganisationerne som det fremgår i notat af 20.februar 2004, samt tilslutter sig at dette lægges til grund for implementering idet der dog ikke etableres en særlig enhed

samt tiltræder, at der indarbejdes en omkostning i 2004 og 2005 på i alt 3,8 mill. kr.  til yderligere kapacitetstilpasning i stedet for etablering af en særlig enhed

 

Bygge- og Teknikudvalget anbefaler overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen

at der til Bygge- og Teknikudvalget  i 2004 gives et internt lån på 31,6 mill. kr. og at der i budget 2005 indarbejdes et lån på 7,5 mill. kr. til finansiering af de forventede underskud i KTK. I disse underskud er indarbejdet finansiering i de 2 år af yderligere kapacitetstilpasning på i alt 3,8 mill. kr. og 4,4 mill. kr. til indkøb og drift af partikelfiltre i overensstemmelse med tidligere BR-beslutning.  Der forudsættes at ske en regulering med de faktiske underskud konstateret i regnskaberne for 2004 og 2005, således at lånets størrelse bliver identisk med et realiserede resultat for KTK i de 2 år. Lånet tilbagebetales i perioden 2006-2010, hvor der aktuelt forventes et regnskabsmæssigt overskud i KTK på 93,3 mill. kr. for perioden; såfremt aktiviteterne i KTK helt eller delvist flyttes til et andet udvalgsområde skal restgælden fordeles på de nye ansvarshavende udvalg med udgangspunkt i handlingsplanens og regnskabernes opgørelse over de underskudsgivende aktiviteter i KTK.  Såfremt handlingsplanen helt eller delvist viser sig ikke at være realisabel og de forventede økonomiske forbedringer derfor ikke kan realiseres i det forventede omfang fremsender Bygge- og Teknikudvalget en indstilling om sagen til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.

at KTK's økonomiske ramme i effektiviseringsperioden frem til og med 2010 udskilles fra Bygge- og Teknikudvalgets øvrige økonomiske ramme

 

Bygge- og Teknikudvalget godkender og anbefaler overfor Økonomiudvalget

at der hvert år gennemføres en ekstern evaluering af handlingsplanens gennemførelse og fremdrift første gang i sommeren 2005 i forbindelse med behandlingen af budget 2006. Den eksterne evaluering ledes af en styregruppe bestående af Økonomiforvaltningen og Bygge- og Teknikforvaltningen og forelægges BTU og ØU.

 

Bygge- og Teknikudvalget godkender

at Bygge- og Teknikforvaltningen udarbejder et oplæg til den fremtidige styring og controlling af KTK, der ligger indenfor rammerne af et samlet oplæg til fremtidig controlling af de kontraktstyrede virksomheder i Bygge- og Teknikforvaltningen. Herunder at KTKs regnskab udover Revisionsdirektoratet revision også revideres af et eksternt revisionsfirma.

 

Bygge- og Teknikudvalget godkender

at Bygge- og Teknikforvaltningen tilrettelægger handlingsplanens implementering, således at en lokalemæssig tilpasning og afvikling undersøges separat i samarbejde med økonomiforvaltningen, og således at det provenu, der opnås ved lokalereduktioner tilfalder kommunekassen med fradrag af afledte flytteomkostninger m.v.

 

Bygge- og Teknikudvalget tiltrådte på mødet den 14. januar 2004

at Bygge- og Teknikudvalget tager KPMGs rapport om uregelmæssigheder i KTK til efterretning og tiltræder, at rapporten indgår i den igangværende interne undersøgelse med ekstern advokatbistand. Den interne undersøgelse skal afdække eventuelle konsekvenser og ansvarsforhold.

at Bygge- og Teknikudvalget tiltræder de anbefalinger til opfølgning, KPMG oplister, og anmoder Bygge- og Teknikforvaltningen om at iværksætte disse.

 

 

 

Økonomiforvaltningen indstiller,

 

at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

"Økonomiudvalget har ingen bemærkninger til, at nærværende sag søges gennemført i den foreliggende form".

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. marts 2004

Anbefalet.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

Den 13. august 2003 behandlede Bygge- og Teknikudvalget PLS Rambølls rapport vedrørende udviklingsmuligheder for KTK, hvor man tilsluttede sig rapportens anbefaling om en nærmere belysning af et effektiviseringsscenarium for KTK. PLS Rambøll blev herefter igangsat med dette arbejde, som nu foreligger med den afgivne rapport.

I forbindelse med gennemgang af KTKs forventede regnskab for 2003 konstaterede KPMG uregelmæssigheder vedrørende bl.a. fakturering i KTK. KPMG blev på denne baggrund bedt om en nærmere undersøgelse, som der nu foreligger rapport om.

Bygge- og Teknikforvaltningen indstiller i forhold til KPMG-rapporten, at eventuelle konsekvenser afventer resultatet af den igangsatte interne undersøgelse med ekstern advokatbistand.

I forhold til PLS Rambølls rapport indstiller Bygge- og Teknikforvaltningen, at anbefalingerne om en 7-årig handlingsplan for effektivisering tiltrædes i sin helhed. Samtidig indstilles, at forvaltningens notat, hvor høringssvar fra personaleorganisationerne og SU-systemet tiltrædes som grundlag for effektiviseringsplanen implementering.

Handlingsplanen indebærer, at KTK effektiviseres, således at der opnås et positivt økonomisk resultat. I handlingsplanens første år vil der imidlertid fremkomme et stort negativt økonomisk resultat. Der foreslås derfor også en særlig finansiering af KTK i handlingsplanens 7 år.

Handlingsplanen vil indebære en reduktion af virksomhedens størrelse (bemanding) på ca. 15 %. Handlingsplanen forudsætter i denne sammenhæng en personalemæssig tilpasning med op mod 150 personer over 1-2 år.

Sagen var på dagsordenen for Bygge- og Teknikudvalgets møde den 25. februar 2004. Da høringssvarene fra samarbejdsudvalgene og personaleorganisationerne ved en fejltagelse ikke var sendt ud med dagsordenen for dette møde, udsatte udvalget behandlingen af sagen.