Redegørelse om indkøb

Økonomiudvalget

 

BESLUTNINGSPROTOKOL

fra ordinært møde tirsdag den 23. marts 2004

 

 

J.nr. ØU 71/2004

 

1. Redegørelse om indkøb

 

INDSTILLING OG BESLUTNING

Økonomiforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget,

 

at nærværende redegørelse tages til efterretning,

 

at styrkelsen af indkøbsområdet, herunder Den Fælles Indkøbsenhed, videreføres i 2004 – 2006,

 

at der i budget 2005 og 2006 gives en rammekorrektion på henholdsvis 0,65 mill. kr. og 0,65 mill. kr. til dækning af udgifterne til medarbejdere udlånt fra forvaltningerne til Den Fælles Indkøbsenhed i Økonomiforvaltningen, samt

 

at forslaget til indkøbsstrategi 2004 – 2007 videresendes til Borgerrepræsentationen med anbefaling om tiltrædelse

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 9. marts 2004

Udsat ved mødets start.

Udvalgsmedlemmerne bedes inden fredag den 12. marts 2004 kl. 12.00 fremsætte eventuelle spørgsmål til indstillingen til Økonomiforvaltningen.

 

 

 

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. marts 2004

F og Ø stillede følgende ændringsforslag: "Da indkøbsordningen endnu ikke er fuldt implementeret udbedes en evaluering om 1 år. Evalueringen skal bygge på en tilfredshedsundersøgelse blandt brugerne samt en undersøgelse af de reelt indhentede økonomiske gevinster set i forhold til de oprindelige mål. Forudsætningen er, at der laves en brugerundersøgelse i år. I ordningen bedes indregnet ekstra administrative ressourcer decentralt i forbindelse med brug af ordningen. Endvidere bedes etiske hensyn indarbejdet i indkøbspolitikken i højere grad end tilfældet er i dag."

Ændringsforslaget blev ikke behandlet.

1. at blev taget til efterretning.

2. og 3. at blev godkendt med den tilføjelse, at ordningen evalueres om 1 år.

4. at blev anbefalet med den tilføjelse, at Økonomiforvaltningen inden sommerferien kommer med forslag til, hvorledes der kan foretages en evaluering, samt udarbejder et oplæg om indarbejdelse af etiske hensyn i indkøbspolitikken.

 

 

Behandling: Borgerrepræsentationen.

 

 

RESUME

I overensstemmelse med Økonomiudvalgets beslutning om at modtage løbende rapportering på indkøbsområdet (ØU 164/2003), indeholder redegørelsen en status for etablering og brug af fælles indkøbsaftaler, og brug af kommunens elektroniske indkøbssystem (KØR) samt en opgørelse af andelen af selvejende institutioner, der er forpligtet til at benytte de fælles indkøbsaftaler.

 

Der er pr. 31. december 2003 etableret 19 nye fælles indkøbsaftaler, der dækker en omsætning på ca. 340 mill. kr. Den samlede besparelse ved forvaltningernes brug af aftalerne, der i gennemsnit har løbet i ca. 10 måneder er opgjort til ca. 23 mill. kr.

 

Alle forvaltninger på nær Sundhedsforvaltningen har planlagt eller er i gang med at implementere kommunens elektroniske indkøbssystem. Sundhedsforvaltningens forventer først at implementere systemet når organisationsændringerne i forvaltningen er afsluttet.

 

Ved udløbet af 2003 var 21 af kommunens i alt 457 selvejende institutioner via deres driftsoverenskomst forpligtet til at anvende de fælles indkøbsaftaler. Forvaltningerne fortsætter arbejdet med at søge driftsoverenskomsterne revideret i 2004.

 

Result aterne på indkøbsområdet er bl.a. opnået ved den midlertidige styrkelse af Den Fælles Indkøbsenhed med i alt 6 medarbejdere, hvoraf 2 blev rekrutteret internt i forvaltningerne (udlånt med orlov). Forvaltningerne er økonomisk blevet kompenseret for de udlånte medarbejdere.

 

På baggrund af de opnåede resultater på indkøbsområdet samt de forestående opgaver med indgåelse af yderligere indkøbsaftaler for i alt 650 mill. kr. i perioden 2004 – 2007, implementeringen af indkøbssystemet og den nye indkøbsstrategi, foreslås det at den midlertidige styrkelse af indkøbsområdet videreføres med i alt 5 medarbejdere i 2004, 2005 og 2006.

 

Videreførelsen, der ved det foreslåede niveau koster ca. 2,2 mill. kr. pr. år, finansieres for 2004 inden for Økonomiudvalgets eksisterende rammer.

 

For 2005 og 2006 foreslås den samlede udgift på 4,4 mill. kr. finansieret ved at Økonomiudvalget gives en rammekorrektion på i alt 1,3 mill. kr. (0,65 mill. kr. pr. år) til fortsat at kompensere forvaltningerne for udlån af to medarbejdere. Ca. 3,1 mill. kr. finansieres af Økonomiforvaltningen.

 

Redegørelsen indeholder endelig en status for gennemførelsen af kommunens nuværende indkøbsstrategi, der udløb ved årsskiftet samt forslag til en ny strategi for perioden 2004 – 2007.