Revisionsrapport - Løn- og personaleområdet 2020

Økonomiudvalget skal tage stilling til handleplanerne til årets revisionsrapport om løn- og personaleområdet. Revisionen vurderer generelt, at der er etableret et kontrolmiljø, der forebygger og finder fejl inden lønudbetalingen sker. Der gives med rapporten fem gule (prioritet 2) bemærkninger. Der er udarbejdet handleplaner til alle de påtalte forhold.

Med denne indstilling forelægges forvaltningernes handleplaner til efterretning og Økonomiforvaltningens egne handleplaner til godkendelse.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at ”Revisionsrapport – Løn- og Personaleområdet 2020”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
2. at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 2, godkendes,
3. at de øvrige forvaltningers handleplaner jf. bilag 2, tages til efterretning.

Problemstilling

Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab 2020 har Deloitte og Intern Revision foretaget en revision af løn- og personaleområdet. Revisionens formål er at undersøge om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Revisionen vurderer, at der generelt er etableret et kontrolmiljø, hvor automatiske og forebyggende kontroller sikrer, at fejl og mangler identificeres og at konstaterede fejl i høj grad rettes inden lønudbetalingen sker. Revisionen konkluderer, at kommunens forretningsgange er godt beskrevet, men at de ikke ajourføres i forbindelse med ændringer. Revisionens stikprøvekontrol har ikke vist nogen systematiske fejl.

Koncernservice har konstateret en systematisk fejl med manglende beskatning af fri telefon og oplyst dette til revisionen. Forholdene er nu løst, og medfører en gul bemærkning til forvaltningerne og Koncernservice. De øvrige bemærkninger vedrører ikke-systematiske fejl. Bemærkningerne gennemgås i løsningsafsnittet.

Siden 2019 er der lukket en rød og tre gule bemærkninger. Disse gennemgås herunder.

• Sagsgennemgang (rød) – Revisionen har fulgt op på sagsgennemgangen for 2019, hvor de systematiske fejl vedr. kørselsgodtgørelse og merarbejde er lukket.
• Anciennitet og erfaringsdato (gul) – Revisionen har påset, at der er lavet en proces, hvor der indhentes tro og love-erklæringer fra medarbejdere om anciennitet ved ansættelser.
• Faglig lønkontrol (gul) - Revisionen har påset, at der er implementeret en fast opfølgning på, om det findes systematiske fejl ved lønkontrollen.
• Udbetalingssystemet CICS (gul) – Revisionen har påset, at forretningsgangen på området er opdateret og der foretages løbende kontrol af medarbejdere med indberetningskoder i systemet.

Løsning

Der gives med rapporten fem gule bemærkninger.

De fem gule bemærkninger vedrører:

• Manglende beskatning af fri telefon (Koncernservice og forvaltningerne) – De konkrete forhold er berigtiget og procedure for at minimere fejl på området er implementeret.
• Sagsgennemgang (Koncernservice og forvaltningerne) – Revisionens stikprøvegennemgang har vist enkeltstående fejl, som rettes med lønkørslen for februar 2021 (en enkelt dog i løbet af 1. kvartal).
• Autorisationskontroller (Økonomiforvaltningen- Koncernservice) – Revisionen henstiller, at der udarbejdes en risikoanalyse vedrørende systemadgange på lønområdet. På baggrund af gennemgangen vil Koncernservice optimere relevante processer. Arbejdet forventes afsluttet i 2. kvartal 2021.
• Fællesobligatoriske forretningsgange (Økonomiforvaltningen Koncernservice) – Revisionen henstiller, at de tværgående forretningsgange løbende ajourføres ved ændringer. Koncernservice implementerer udestående ændringer i 1. kvartal 2021 og vil herefter løbende sørge for opdateringer.
• Ledelsestilsyn - Forventninger og styringsinformation på de fælles administrative områder (Forvaltningerne) – Revisionen anbefaler, at alle forvaltninger sikrer implementering af forvaltningsspecifikke forretningsgange til afdækning af de identificerede risici. Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner for implementering, disse indeholder blandt andet undervisning og øget fokus på ledelsestilsyn.

Alle bemærkninger og handleplaner fremgår af bilag 2.

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning.

Revisionsberetningen for regnskab 2020 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2021 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenspunkt "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 15. juni 2021. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2020 i august 2021.

Søren Hartmann Hede /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 4: Revisionsrapport - Løn- og personaleområdet 2020 (2021-0021508)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. februar 2021

Revisor Bryndis Simonardottir fra Deloitte samt chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingens 1.at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2.at-punkt blev godkendt uden afstemning.