Revisionsrapport - Regnskabsføring og interne kontroller
Med denne indstilling forelægges Økonomiudvalget revisionsrapport bølge to om kommunens regnskabsføring i 2020, som vedrører gennemgang af interne kontroller og bogføring. Der gives med rapporten tre røde (prioritet 1) og fire gule (prioritet 2) bemærkninger, mens der lukkes to røde og tre gule mærkninger. Bemærkningerne er dels rettet mod Økonomiforvaltningen, som den tværgående ansvarlige for administration af Kvantum og kontrollerne på økonomiområdet, og dels mod alle forvaltninger i forhold til praksis for bogføring og fakturagodkendelser. Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner som følge af revisionsbemærkningerne.
Indstilling
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at ”Revisionsrapport - Revision af Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2020”, jf. bilag 1, tages til efterretning,
- at Økonomiforvaltningens handleplaner, jf. bilag 2, godkendes,
- at alle øvrige forvaltningers handleplaner, jf. bilag 2, tages til efterretning.
Problemstilling
Som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2020 har kommunens revisor vurderet design og implementering af forretningsgange og kontroller på økonomiområdet. Revisionen er en del af den lovpligtige revision og indgår i Deloittes grundlag for påtegningen af årsregnskabet.
Økonomiudvalget behandlede på mødet den 8. december 2020 bølge 1 af revisionen af regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, som omhandlede områder med væsentlig risiko for den løbende økonomistyring og regnskab 2020. Nærværende rapport omhandler bølge to og indeholder en gennemgang af interne kontroller og bogføring.
Revisionen vurderer, at der på de fleste områder er sket en forbedring i forhold til den tilsvarende revision i 2019, men vurderer samtidig, at kommunens kontrolmiljø, særligt vedrørende roller og rettigheder i økonomisystemet Kvantum og kontrol af regnskabsbilag ikke giver en tilstrækkelig sikkerhed for, at fejl og mangler opdages eller forebygges. Revisionen har ved deres gennemgang ikke konstateret konkrete forhold, der giver anledning til mistanke om tilsigtede eller utilsigtede uregelmæssigheder eller besvigelser.
Siden 2019 er der lukket to røde og tre gule bemærkninger. Disse gennemgås herunder.
Lukkede røde bemærkninger:
- Væsentlige driftsprocesser på kreditorområdet i Kvantum, hvor det fra 2020 er sikret, at der er to personer inde over godkendelse af ændrede betalingsoplysninger.
- Administration af autorisationer til Kvantum, hvor der er lukket for tre funktionsadskillelseskonflikter.
Lukkede gule bemærkninger:
- Hierarki og prokuragrænser ved godkendelse af bilag, hvor der er etableret nye prokuragrænser, der følger det organisatoriske hierarki, samt sket en reduktion i beløbsgrænserne.
- Den af KS udførte stikprøvekontrol samt substansrevision, hvor krav til fakturaer og underliggende dokumentation er præciseret.
- Kontoplan, hvor der er udarbejdet en forretningsgang for området, samt defineret roller og ansvar for hele Københavns Kommune på området.
Rapporten indeholder tre røde bemærkninger vedrørende administration af autorisationer til Kvantum (ny), stikprøvekontrollen i Koncernservice (ny) samt vedrørende forvaltningernes bilagskontrol (videreført). Revisionens observationer samt forvaltningernes handleplaner fremgår af løsningsafsnittet.
Løsning
Røde bemærkninger
Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner på de relevante områder, disse fremgår af bilag 2.
Administration af autorisationer til Kvantum – Rød (ny)
Økonomiforvaltningen
Revisionen henstiller, at der tilrettelægges en effektiv proces for overvågning og kontrol af kritiske rettigheder. Der bør udarbejdes en forretningsgang for området, da kritiske rettigheder kun bør tildeles midlertidigt. Revisionen anbefaler desuden, at Koncernservice forsat har fokus på anvendelsen af autorisationer og tildeling af kritiske roller.
Handleplan
KS implementerer senest pr. 31. marts 2021 en ny SAP-løsning som skal sikre den nødvendige og hensigtsmæssige overvågning og kontrol af kritiske rettigheder. De konkrete brugeradgange er givet til 23 medarbejder i Koncernservice, Koncern IT og KMD, pr. 7. januar 2021 er alle adgange gennemgået og opdateret.
Endvidere etableres et hyppigere ledelsestilsyn for at sikre, at det arbejdsbetingede behov for særlige rettigheder i brugeradministrationen er til stede, ligesom der for udvalgte roller etableres en manuel kontrol af brugere, der ikke er oprettet og tildelt via kommunens IGA-løsning (automatiske rettighedsløsning). Dette vil være etableret pr. 30 juni 2021.
Den af Koncernservice udførte stikprøvekontrol samt substansrevision – Rød (ny)
Økonomiforvaltningen
Revisionen har ved sin gennemgang i januar 2021 konstateret, at den stikprøvevise bilagskontrol kun var gennemført til og med juli 2020. Ved stikprøvegennemgangen kontrolleres det, at kommunens regnskabsføring overholder de gældende regler ift. moms og dokumentation mv. I forhold til den manglende stikprøvekontrol er det en forudsætning for et betryggende kontrolmiljø, at kontrollerne er ajour, up to date og udført i den frekvens, det er besluttet. Det henstilles, at KS følger den fastlagte plan for kontroludførelse.
Handleplan
Koncernservice vil inden revisionen af regnskab 2020 have gennemført de udestående stikprøvekontroller for 2020, og er fra medio februar 2021 ajour med stikprøvekontrollerne og vil fremadrettet følge den fastlagte plan for kontroludførelse.
Bilagskontrol – Rød (videreført)
Alle forvaltninger
Der er videreført en rød bemærkning vedrørende bilagskontrol i forvaltningerne. Revisionen henstiller til, at forvaltningerne skærper tilsynet med, at der er dokumentation i forbindelse med 2. godkendelse samt at Økonomi- og Indenrigsministeriets autoriserede konteringsregler efterleves. Det skærpede tilsyn skal ske i forlængelse af den præcisering af kravene til hvilke forhold, der skal være afdækket, inden der kan foretages hhv. 1. og 2. godkendelse af fakturaer samt fælles governance for prokuragrænser, som Borgerrepræsentationen vedtog den 10. december 2020.
Handleplan
Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner og vil blandt andet på baggrund af opdaterede instrukser gennemføre undervisning. Et skærpet tilsyn og øget ledelsesopfølgning skal sikre, at der altid foreligger korrekt dokumentation, samt at kommunens regelsæt er overholdt.
Gule bemærkninger
Der er endvidere afgivet fire gule bemærkninger:
- Administration af autorisationer til Kvantum, hvor der er fundet funktionsadskillelseskonflikter. (Økonomiforvaltningen). Koncernservice er i gang med at udarbejde en forretningsgang for brugerrettigheder i Kvantum. Sideløbende hermed foretages en opdatering af rolle- og autorisationskoncept, med henblik på at minimere funktionsadskillelseskonflikter. Arbejdet forventes færdiggjort 30. juni 2021.
- Ledelsestilsyn. Der udestår arbejde med afdækning af hvilke risici/opgaver på finansområdet der skal håndteres i forvaltningerne i bilag 1 til Cirkulæret om ledelsestilsyn (Økonomiforvaltningen). Koncernservice har igangsat beskrivelse af manglende områder og materialet forventes godkendt i relevante kredse senest medio maj 2021.
- Automatisering af stikprøvekontrol. Her udestår en implementering øget anvendelse af automatiske kontroller (Økonomiforvaltningen). Koncernservice har igangsat arbejdet med en ekstern leverandør om et værktøj til at identificere anormaliteter i indkøbs- og godkendelsesmønstre, dette forventes afslutte med ultimo marts 2021.
- Stikprøvekontrol af bogføringer, som har vist bogføringsfejl vedrørende momspositivlisten (Sundheds- og Omsorgsforvaltningen og Økonomiforvaltningen). Sundheds- og Omsorgsforvaltningen har, i henhold til revisionens anbefalinger, startet arbejdet med at udarbejde områdespecifikke konteringsvejledninger, arbejdet forventes afsluttet inden udgangen af februar 2021. Økonomiforvaltningen bistår med rådgivning på momsområdet.
Alle handleplaner herfor fremgår af bilag 2.
Økonomi
Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
Videre proces
I forlængelse af revidering af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning.
Revisionsberetningen for regnskab 2020 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2021 og bliver forelagt Økonomiudvalget til orientering under dagsordenspunktet "Meddelelser fra overborgmesteren" på mødet den 15. juni 2021. Økonomiudvalget vil få forelagt handleplaner for håndtering af revisionsberetningen for regnskab 2020 i august 2021.
Beslutning
Dagsordenspunkt 3: Revisionsrapport - Regnskabsføring og interne kontroller (2021-0021506)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. februar 2021
Revisor Bryndis Simonardottir fra Deloitte samt chef for Intern Revision, Jesper Andersen, var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet af hensyn til sagens oplysning.
Indstillingens 1.at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.
Indstillingens 2.at-punkt blev godkendt uden afstemning.
Indstillingens 3.at-punkt punkt blev taget til efterretning uden afstemning.