Justering af retningslinjer for udlån af lokaler på Københavns Rådhus

Borgerrepræsentationen vedtog den 30. november 2017 "Rammer og retningslinjer for udlån af lokaler på Københavns Rådhus." Efter tre års erfaringer med anvendelse af retningslinjerne i praksis, foreslår Økonomiforvaltningen en justering af retningslinjerne på enkelte punkter. Gruppeformandskredsen godkendte den 4. december 2020 de justerede retningslinjer hvorefter retningslinjerne blev sendt til Ankestyrelsen med henblik på at få en tilsynsudtalelse. Ankestyrelsen udtaler, at de justerede retningslinjer ikke vil være i strid med kommunalfuldmagtsreglerne.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at udkast til justering af retningslinjer for udlån af lokaler på Københavns Rådhus, jf. bilag 1, godkendes.

Problemstilling

Den 30. november 2017 godkendte en enig Borgerrepræsentation "Rammer og retningslinjer for udlån mv. af lokaler på Københavns Rådhus" (bilag 3). Efter tre års administration af retningslinjerne foreslår Økonomiforvaltningen en justering af retningslinjerne på enkelte punkter således, at retningslinjerne bliver mere anvendelige i praksis.

Gruppeformandskredsen godkendte på sit møde den 4. december 2020 udkast til de justerede retningslinjer samt at retningslinjerne blev sendt til Ankestyrelsen med henblik på at indhente en forhåndsudtalelse om lovligheden af retningslinjerne. Denne udtalelse foreligger nu jf. bilag 5. 

Ankestyrelsen er enig med Københavns Kommune i, at de forslåede justeringer til retningslinjerne ikke vil være i strid med kommunalfuldmagtsreglerne. 

Løsning

Retningslinjerne er gennemgående blevet forkortet og gjort mere læsevenlige og derved nemmere at anvende i praksis (bilag 1). I bilag 2 er de væsentligste ændringer ved de justerede retningslinjer beskrevet, og derudover er de justerede retningslinjer vedlagt i sin fulde længde med rettelsesmarkeringer i forhold til de nugældende.

Der er ikke ændret på, hvornår der kan ske udlån af et lokale på rådhuset med de justerede retningslinjer. Dog er muligheden for at leje et lokale på rådhuset til ikke-kommunale formål efter princippet om overskudskapacitet taget ud. Årsagen hertil er, at udlejning ikke har vist sig at blive anvendt i praksis, bl.a. fordi kommunen altid skal kunne tilbagekalde det udlejede lokale, såfremt der senere skulle vise sig et behov for, at kommunen skal bruge lokalet.

En ændring i de nye retningslinjer er, at det er gjort muligt for lokale foreninger, herunder politiske foreninger at købe forplejning via rådhusets kantine til kostpris i forbindelse med et møde på rådhuset. Ankestyrelsen har hertil udtalt, at de er enige med Københavns Kommune i, at det ikke vil være i strid med kommunalfuldmagtsreglerne at ændre retningslinjerne for udlån af lokaler på Københavns Rådhus sådan, at lokale foreninger, herunder politiske foreninger, kan købe mødeforplejning fra rådhusets kantine i forbindelse med afholdelse af møder, der omhandler kommunale emner og opgaver.

Økonomiforvaltningen har ikke lagt op til ændring af proceduren for udlån af lokaler. Der lægges således op til, at udlån af Festsalen og Rådhushallen fortsat skal godkendes af Modtagelsesudvalget. 

I forbindelse med af justeringen af retningslinjerne, har Økonomiforvaltningen indhentet bidrag fra andre kommuner om deres retningslinjer for udlån af lokaler. Det ses ikke i de indhentede bidrag fra andre kommuner, at der gives mulighed for udlån af lokaler, som ikke også er mulige på Københavns Rådhus. Bidragene fra de andre kommuner fremgår af bilag 4.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Når Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen har behandlet indstillingen vil de justerede retningslinjer (bilag 1) finde anvendelse ved udlån af lokaler på Københavns Rådhus.   

Søren Hartmann Hede    /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 11: Justering af retningslinjer for udlån af lokaler på Københavns Rådhus (2021-0027902)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 23. februar 2021

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.