Bevillingsmæssige ændringer og anlægsbevillinger pr. oktober 2022

Med denne sag foretages bevillingsmæssige ændringer primært af teknisk karakter. Der foretages omplaceringer inden for og mellem udvalgene på brutto 140,7 mio. kr. i 2022. Dertil kommer en kasseopbygning i 2022 og 2023 på 1.115,3 mio. kr. Den reelle kasseeffekt af ændringerne er en kasseopbygning på 830,6 mio. kr. og kan primært henføres til mindreforbrug på overførsler på beskæftigelsesområdet. Endvidere tildeles Økonomiudvalget anlægsbevillinger på udgiftssiden til et projekt på +/- 2,0 mio. kr.

Med de ovennævnte bevillingsmæssige ændringer og øvrige reservationer i forbindelse med oktoberprognosen udgør reel kasse 1.102,7 mio. kr.

Økonomiforvaltningen har modtaget en henvendelse om rykning af pantebrev i forbindelse med omlægning af realkreditlån og anmoder om Borgerrepræsentationens godkendelse heraf.

Kasse- og Regnskabsregulativet og Forretningscirkulære for Indkøb opdateres, således at det muliggør anvendelse af automatisk kontering og bogføring, under visse betingelser.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

7. at ændringerne til Forretningscirkulære for Indkøb, jf. bilag 7, godkendes, således at det muliggør anvendelse af automatisk kontering og bogføring med forbehold for Borgerrepræsentationens godkendelse af 6. at-punkt ovenfor.

Udvalgene kan søge om budgetomplaceringer inden for og mellem udvalgene med henblik på at sikre overensstemmelse mellem budget og forbrug. Der er tale om bevillingsmæssige ændringer primært af teknisk karakter, som kræver en beslutning af Borgerrepræsentationen iht. bevillingsreglerne.

Der er bevillingsmæssige omplaceringer inden for og mellem kommunens udvalg, jf. bilag 1-3. Bevillingsmæssige omplaceringer mellem udvalg i bilag 1-3 er afstemt mellem de implicerede udvalg og har ikke likviditetseffekt. Af bilag 4 fremgår omplaceringer med likviditetseffekt.

En oversigt over omplaceringerne findes i tabel 1.

Tabel 1. Tekniske bruttoomplaceringer i 2022 (1.000 kr.)

Omplaceringer inden for udvalg uden likviditetseffekt
Udvalgene har mulighed for at søge om budgetomplaceringer inden for det enkelte udvalg med henblik på at sikre overensstemmelse mellem budget og forbrug inden for de allerede vedtagne rammer.

Omplaceringerne omhandler blandt andet følgende:

Omplaceringer mellem udvalg uden likviditetseffekt
Udvalgene har mulighed for at søge om budgetomplaceringer på tværs af udvalg med henblik på at sikre overensstemmelse mellem budget og forbrug inden for de allerede vedtagne rammer.

Omplaceringerne omhandler blandt andet følgende:

Omplaceringer med modpost på kassen
Udvalgene har mulighed for at søge om tillægsbevilling med modpost på kassen, såfremt tillægsbevillingen tidligere er indregnet i den reelle kasse, eller der er tale om en tillægsbevilling med midlertidig effekt, dvs. en reperiodisering eller en ændring på hvile-i-sig-selv-områderne.

Omplaceringer i denne sag tilfører kassen 284,6 mio. kr., der har midlertidig effekt på kassebeholdningen, herunder:

Omplaceringer med reel kassevirkning
Udvalgene har i begrænset omfang mulighed for at søge tillægsbevilling med modpost på kassen, som påvirker opgørelsen af den reelle kasse. Det vil som oftest være, når forudsætningerne for forbruget på de efterspørgselsstyrede overførsler samt finansposterne ændrer sig. Dertil kommer, at det er tilladt at tilføre mindreforbrug til kassen.

Kassen tilføres i denne sag 830,6 mio. kr. i 2022-2023, som har reel kasseeffekt, hvis sagen betragtes isoleret. Omplaceringerne vedrører følgende:

På baggrund af ovenstående og øvrige reservationer i forbindelse med oktoberprognosen udgør den reelle kasse 1.102,7 mio. kr. mod 279,9 mio. kr. efter augustprognosen.

Konvertering mellem service og finansposter
Udvalgene har mulighed for at søge om budgetomplaceringer mellem styringsområder i de tilfælde, hvor aktiviteterne, midlerne er afsat til, korrekt bør placeres på et andet styringsområde.

Der konverteres 1,2 mio. kr. fra service til finansposter i 2022-2025 i forbindelse med omplacering af budget fra Kultur- og Fritidsudvalget samt Socialudvalget til Økonomiudvalgets finansposter vedrørende afregning af fondsmoms.

Anlægsbevillinger til anlæggelse af højre svingbane, Skole på Sluseholmen
Udvalgene kan i denne sag anmode om anlægsbevilling til anlægsprojekter, der er tilstrækkeligt belyst og af mindre omfang. På den baggrund udmøntes der anlægsbevillinger til Økonomiudvalget på udgiftssiden på hhv. +2,0 mio. kr. og –2,0 mio. kr. til Anlæggelse af højre svingbane, Skole på Sluseholmen, da projektet finansieres af tilbagebetaling fra Danica. Projektet påvirker ikke anlægsmåltallet, da bruttoudgifterne er nul. Anlægsbevillingerne fremgår af bilag 5.

Rykning af pantebrev i forbindelse med omlægning af realkreditlån
Økonomiforvaltningen har modtaget en henvendelse om rykning af pantebrev i forbindelse med omlægning af realkreditlån. Økonomiforvaltningen vurderer, at det er økonomisk fordelagtigt for kommunen at godkende omlægningen ift. rykningen af kommunens pantebrev, men er ikke bemyndiget til at godkende omlægningen under de givne betingelser, og derfor forelægges sagen Borgerrepræsentationen til godkendelse, jf. bilag 6 (fortroligt bilag).

Anvendelse af automatisk kontering og bogføring
Som led i at effektivisere fakturabehandlingsprocessen i kommunen ønsker Økonomiforvaltningen at give forvaltningerne mulighed for at anvende en løsning til automatisk kontering og bogføring af fakturaer på udvalgte områder. Dette forudsætter en opdatering af kommunens kasse- og regnskabsregulativ, som kræver godkendelse af Borgerrepræsentationen, samt opdatering af forretningscirkulæret for indkøb, som forudsætter Økonomiudvalgets godkendelse. De konkrete ændringer fremgår af bilag 7.

Ændringerne er udarbejdet i dialog med Intern Revision, der ikke har bemærkninger til ændringen. Ændringen i godkendelsesprocessen betyder ikke, at der foretages ændringer i kommunens samlede kontrolmiljø vedrørende fakturabetalinger, og der er således ikke en forøget risiko ved at implementere automatisk kontering og bogføring af fakturaer.

Forinden løsningen tages i brug, skal der udarbejdes en forretningsgang, der beskriver kontrolprocessen på det enkelte område, som sikrer at der sker en godkendelse af betalingen, fx i forbindelse med den løbende controlling, forud for betaling, således at der ikke opstår en forøget økonomisk risiko. Forretningsgangen skal være afstemt med Intern Revision forinden igangsættelsen.

Anvendelse af løsninger til automatisk kontering af fakturaer og automatisk bogføring af fakturaer er en forudsætning for de besluttede effektiviseringer i regi af businesscasen om Effektivisering på administration gennem udvikling af Kvantums kerneprocesser vedtaget med Overførselssagen 2020-2021.

Servicemåltal
Udvalgenes servicemåltal reduceres i 2022 med 39,4 mio. kr. som følge af omplaceringerne i bilag 1-4, som angivet i tabel 1 i henhold til principper for tildeling af servicemåltal. Principperne tilsiger, at udvalgenes budget på serviceområdet udgør udvalgets servicemåltal.

De væsentligste bevillingsmæssige ændringer for udvalgenes samlede servicemåltal i denne sag er,

De bevillingsmæssige konsekvenser fremgår af løsningsafsnittet samt bilag 1-5.

Indstillingen behandles af Borgerrepræsentationen på mødet den 1. december 2022. Ved Borgerrepræsentationens godkendelse træder ændringerne til Kasse- og Regnskabsregulativet samt Forretningscirkulære for Indkøb i kraft.

Søren Hartmann Hede                  / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 4: Bevillingsmæssige ændringer og anlægsbevillinger pr. oktober 2022 (2022-0293182)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2022

Indstillingens 1.-6. at-punkt blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.

Indstillingens 7. at-punkt blev godkendt uden afstemning.