Intern Revisions rapport om administration af barselsudligningsordningen og den interne forsikringsordning

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Intern Revisions rapport "Administration af kommunens barselsudligningsordning og intern forsikringsordning" samt Koncernservices og Københavns Ejendomme & Indkøbs handlingsplaner hertil til efterretning.

Problemstilling

Styringsprincippet for kommunens barselsfond og forsikringsordning, der senest er politiske behandlet med augustindstillingen, er tilrettelagt således, at finansiering og rammepåvirkning ved et forventet merforbrug på en af kommunens fællesordninger i første omgang bliver håndteret inden for rammerne af fællesordningerne under ét. Hensigten med dette styringsprincip har været at sikre højere budgetsikkerhed. 

Det blev på Borgerrepræsentationens møde d. 27. marts 2012 besluttet, at Københavns Kommune indgik en ny ekstern forsikringsaftale, hvilket hævede selvrisikoen fra 25 mio. kr. til 100 mio. kr. Forsikringsordningen påtog sig med den nye aftale en væsentlig større risiko og egenfinansiering af større skader end den tidligere aftale. I den forbindelse blev der planlagt en årlig konsolidering af kommunekassen på 12,7 mio. kr., svarende til markedsværdien af den øgede risiko, som kommunen påføres, gennem en meropkrævning hos forvaltningerne. En række forsikringshændelser har betydet at der ikke har været den forventede kasseopbygning, der først ventes fra 2018 som vist nedenstående tabel.

Tabel. Forsikringsordningens akkumulerede gæld

Intern Revision har, som led i den løbende revision af Københavns Kommunes regnskab for 2016, foretaget revision af de interne forsikringsordning. Revision af ordningerne gav anledning til to bemærkninger, der begge blev vurderet som røde (prioritet 1-markering) i forhold til Compliance, defineret som risikoen for at kommunen ikke disponerer i overensstemmelse med gældende regler. Det drejer sig om:

1. den regnskabsmæssige håndtering af de to ordninger, der administreres som en samlet fællesordning ved at overskud og underskud udlignes mellem ordningerne. Dette medfører at præmien for den enkelte ordning ikke bliver retvisende i forhold til at sikre, at ordningen hviler i sig selv over en årrække,
2. at det der er indregnet en planlagt opsparing på 100 mio. kr. i forsikringsordningen til dækning af uforudsete udgifter, hvilket er i strid med bestemmelserne i budget- og regnskabssystemet, da kommunen ikke må hensætte til fremtidige udgifter.

Løsning

Regnskabsmæssig håndtering

De fælleskommunale ordninger vil fremover blive administreret særskilt. Barselsfonden vil fortsat blive administreret i Koncernservice (KS). Forsikringsordningen, med undtagelse af arbejdsskader, er overgået KS til Københavns Ejendomme & Indkøbs (KEID) pr. 1. november 2016. Herefter vil budgetter samt indtægter og udgifter for de to ordninger blive håndteret særskilt.

Der sikres med virkning fra 2016 en regnskabsmæssig rapportering for kommunens fællesordning, herunder rapportering af status i forhold til hvile i sig selv princippet for den interne forsikringsordning, arbejdsskadeordning samt barselsfonden.

De af Koncernservice administrerede fællesordninger er med virkning fra 2017 samlet på én bevilling. Der sikres regnskabsmæssig adskillelse af ordningerne ved, at der for hver ordning oprettes særskilte hovedaktiviteter. Der rapporteres for ordningerne løbende på hovedaktivitetsniveau, og denne opdeling vil tilsvarende ligge til grund for rapportering af ordningens økonomi i det enkelte års regnskab.

Hvile-i-sig-selv

Den planlagte opsparing i forsikringsordningen vil blive annulleret, og fremover vil budgetlægningen og regnskabsaflæggelsen dokumentere, at forsikringsordningen hviler i sig selv over en årrække, jf. det første punkt om regnskabsmæssig håndtering. Konkret håndteres dette ved at bibeholde det budgetlagte præmieniveau i 2017, herefter sikres dette, med virkning fra budget 2018, at der for ordningerne rapporteres status i forhold til hvile-i-sig-selv-princippet, herunder hvordan der med tilpasning af forvaltningernes bidrag til den enkelte ordning inden for en løbende, maksimal 10-årig, tidshorisont ventes balance for ordningens økonomi som defineret ved hvile-i-sig-selv-princippet. I indkaldelsescirkulæret for 2018 vil forholdet blive håndteret ved at annullere kasseopbygningen og derefter tilpasse forvaltningernes præmie. Denne ændring medfører samtidig, at fremtidige hændelser, som ikke kan håndteres inden for ordningens budget, vil medføre optagelse af internt lån og derefter en højere præmie.

Intern Revision og ekstern revisor vurderer, at de tiltag, som Økonomiforvaltningen har anført vil reducere de identificerede risici og såfremt tiltagende gennemføres, vil det observerede ikke give anledning til revisionsbemærkning.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Fra d. 1. november 2016 er de fælleskommunale ordninger blevet administreret særskilt. Barselsrefusionsordningen vil fortsat blive administreret i KS. Forsikringsordningen, med undtagelse af arbejdsskader, overgår fra KS til KEID.

Det budgetlagte niveau for forsikringspræmien bibeholdes i 2017, hvorefter et eventuelt overskud i ordningen vil blive udlignet ved reduktion af præmien fra 2018 og frem.

Søren Tegen Pedersen                      / Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 9: Intern Revisions rapport om administration af barselsudligningsordningen og den interne forsikringsordning (2016-0371346)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. november 2016