Købekort til brug for institutionernes suppleringskøb

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget godkender,

1.      at kommunens institutioner foretager suppleringskøb i butikker efter eget valg - dog indenfor rammerne af de enkelte fagudvalg / forvaltningers eventuelle retningslinjer.

Problemstilling

Som en del af Indkøbspolitik 2011-2014 har Økonomiforvaltningen arbejdet på at kunne tilbyde kommunens institutioner et købekort til en dagligvarekæde. Det har haft som formål at skabe større frihed for institutionerne til at foretage suppleringskøb i det lokale supermarked. Via et centralt udbud på hele kommunens vegne har det samtidig været formålet at sikre, at institutionerne ved brug af købekortet overholdt udbudsreglerne. 

Økonomiforvaltningen har udbudt et købekort i offentligt udbud medio 2011. Det har i denne forbindelse vist sig, at modellen med et centralt udbudt købekort medfører en række administrative følgeomkostninger, såfremt udbudsreglerne skal overholdes. Det gælder også for en potentiel leverandør. Det har således været vurderingen fra kommunens eksterne rådgiver på udbuddet, Kammeradvokaten, at der eksempelvis i udbudsmaterialet er behov for at beskrive et meget stort antal varer (ca 1400 forskellige), som institutionerne måtte ønske at købe. For hver enkelt vare har det vist sig nødvendigt for tilbudsgivere at fremfinde priser for hver af deres butikskæder, hvilket for leverandøren udgør en uforholdsmæssig stor arbejdsbyrde. På samme vis har det vist sig nødvendigt at kunne beregne afstanden mellem hver enkelt af leverandørens butikker til de omkringliggende institutioner for i udbudsmaterialet at kunne prioritere lokal tilgængelighed for institutionerne.

På den baggrund foreslår Økonomiforvaltningen, at der arbejdes videre med en anden og mere ubureaukratisk løsning for at indfri målet om at skabe større valgfrihed for institutionerne i forbindelse med suppleringskøb. 

Løsning

Økonomiforvaltningen foreslår, at institutionerne foretager suppleringskøb i dagligvarebutikker efter eget valg i deres nærområde - dog vil det være op til de enkelte udvalg/forvaltninger, om der skal fastsættes nærmere rammer for institutionernes suppleringskøb. Set i forhold til modellen med et centralt købekort vil det give en endnu større fleksibilitet for institutionerne, fordi de ikke vil være bundet til en bestemt kæde. Endelig er det Økonomiforvaltningens vurdering efter at have foretaget markedssonderinger, at der under alle omstændigheder ikke er nogen mulighed for at opnå nogen væsentlig større rabat i butikkerne ved en central aftale på hele kommunens vegne, set i forhold til den rabat en institution selv kan opnå ved at gå efter tilbud, eller benytte eventuelle muligheder i butikken for at få lokal rabat.

Til forskel fra et købekort udbudt centralt vil institutionerne dog selv skulle være opmærksomme på størrelsen af de suppleringskøb de foretager. Af hensyn til overholdelse af udbudsreglerne og kontraktvilkår, som kommunen er bundet af, vil der således være beløbsgrænser for, i hvor stor udstrækning institutionerne kan foretage suppleringskøb af varer i dagligvarebutikker.

For at en enhed kan forblive under udbudsgrænse-værdierne, må suppleringskøbet ikke overstige 500.000 kr. set over en fire-årig periode, det vil sige 125.000 kr. om året. Institutioner under Børne- og Ungdomsforvaltningen, Socialforvaltningen og Sundheds- og Omsorgsforvaltningen er desuden omfattet af forvaltningernes fælles fødevareudbud, og heri er der indarbejdet en forventning i kontrakten om, at maks. 10 % af indkøbene af ensartede eller beslægtede varer, indkøbes via dagligvarekæder. Institutioner, der er omfattet af fødevareaftalen bør derfor ikke foretage suppleringskøb af fødevarer, der overstiger 10 % af institutionens samlede køb af fødevarer - uanset om suppleringskøbet stadig er under udbudsgrænse-værdierne.

Institutionernes suppleringskøb og evt. aftaler om rabat skal foregå indenfor følgende rammer:

·         Fagudvalgene/forvaltningerne træffer beslutning om, hvorvidt der skal fastlægges et nærmere regelsæt for egne institutioners adgang til at foretage suppleringskøb. Forvaltningernes vurdering kan eksempelvis være baseret på den måde, indkøb ønskes varetaget i forvaltningen

·         Ved en eventuel aftale mellem en institution og en dagligvarebutik om rabat, skal gennemførelse af betalingen for varerne foretages med kommunens eget firma-dankort, jf. kommunens kasse- og regnskabsregulativ.

Økonomiforvaltningen vil udarbejde en vejledning målrettet institutionerne, som redegør for ovennævnte. Vejledningen videreformidles af forvaltningerne under hensyntagen til punkt 1 ovenfor. Forvaltningerne er orienteret om, at udbuddet af et købekort ikke har resulteret i nogle bud.

Økonomi

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at indstillingen ikke er forbundet med økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Økonomiforvaltningen udarbejder vejledning til, hvordan institutionerne indenfor udbudsreglernes rammer samt kommunens regelsæt for anvendelse af betalingskort, kan foretage suppleringskøb i dagligvarebutikker.

Forvaltningerne vurderer, om der er behov for at opstille nærmere regler for egne institutioners adgang til suppleringskøb.