Cirkulære for budgetopfølgning 2012

Cirkulære for budgetopfølgning 2012 indeholder krav og retningslinjer samt tidsplaner for den samlede overordnede budgetopfølgning i Københavns Kommune, dvs. kvartalsprognoser, kvartals- og halvårsregnskaber, månedlig opfølgning på problemområder, anlægsoversigter mv. Hensigten er at sikre en sammenhængende budgetopfølgning, hvor der er sammenhæng mellem periodiserede budgetter og perioderegnskaber, kvartalsprognoserne og den månedlige opfølgning på risikoområder.

I cirkulæret er implementeret en række ændringer i forhold til 2011 som udmøntning af initiativerne i ”Styr på økonomien 4”, herunder

·         Periodisering af samtlige budgetposter på bevillings- og funktionsniveau, inkl. finansposter, i budgetversionen ”Periodiseret Budget”. Det samlede periodiserede budget skal løbende opdateres og være afstemt imod korrigeret budget. Cirkulæret indeholder af denne grund  retningslinjer for processen for opdateringen af budgetversionerne, herunder indenfor hvilken tidsfrist kommunens korrigerede budget skal opdateres.  
Omplaceringer mellem bevillinger kræver jf. bevillingsreglerne godkendelse i Borgerrepræsentationen, mens omplaceringer mellem IM-funktioner inden for en bevilling kræver udvalget godkendelse. Økonomiforvaltningen vil i løbet af 2012 vurdere, hvorvidt det fortsat er hensigtsmæssigt, at omflytninger mellem funktioner inden for en bevilling kræver udvalgsbehandling. Dette sker ved, at én forvaltning gives dispensation for bevillingsreglerne på dette punkt i 2012, og der foretages en opfølgning herpå, hvor der vil blive analyseret, på hvilken måde bevillingsreglerne på dette område kan balancere hensynet til politisk kontrol med og prioritering af anvendelsen af afsatte midler med hensynet til  administrativ belastning.

·         Indførelsen af kvartalsregnskaber, hvor der følges op på afvigelser mellem det periodiserede budget og det faktiske forbrug, hvilket skaber et mere sikkert grundlag for helårsprognoserne og muliggør umiddelbare korrigerende foranstaltninger, hvis der er reelle udfordringer ift. budgetoverholdelsen. Opfølgningen er således et redskab i den løbende økonomistyring, der skal belyse, hvorvidt udgifterne afholdes som forventet. Desuden er der i 2012 fortsat et halvårsregnskab, hvor der følges op på afvigelser mellem vedtaget budget og forventet regnskab, da dette er et krav fra Økonomi- og indenrigsministeriet.

·         Nedbrydning af et samlet periodiseret budget til de budgetansvarlige enheder i en af to autoriserede budgetversioner. Budgettet vil danne grundlag for måltal på ”Min Lederside”, som er en del af initiativerne vedr. Bedre Ledelsesrum, og dermed muliggøre et hurtigere overblik over afvigelser og forbrugsændringer samt underbygge ambitionen om, at ledelsesrapporteringen i kommunen sker pba. så aktuelle data som muligt. I 2012 vil der af hensyn til forvaltningernes økonomistyring være valgfrihed ift. budgetversionen. Hensigten for 2013 er, at der kun anvendes en defineret budgetversion for nedbrydning og periodisering i hele kommunen, således at økonomiopfølgningen kan foregå på et ensartet grundlag på tværs af kommunen og med udgangspunkt i kommunens økonomisystem KØR.

·         At forvaltningernes budgetopfølgning baseres på forbrugsdata t.o.m. periodelukningen, og at der herefter i 2012 maksimalt går 43 dage i stedet for de 50 dage i 2011, indtil det forventede regnskab behandles i Økonomiudvalget. Ændringen indebærer en fælles koordinering af hele prognoseprocessen fra regnskabsførende enhed til behandling i fagudvalget, og er motiveret af målet om mere realtid i økonomistyringen.