Styrkelse af kommunens håndtering af 10 prioriterede events i 2012

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at store events har betydelige effekter for afviklingen af den kollektive trafik i København, herunder omlægning af busruter. Det er afgørende at sikre håndtering af økonomi og konkrete ruteomlægninger med Movia og de øvrige trafikselskaber. Det skal sikres som led i retningslinjerne.

Økonomiforvaltningen forudsætter, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Problemstilling

Borgerrepræsentationen vedtog den 14. april 2011 et medlemsforslag fra Socialdemokraterne og Socialistisk Folkeparti om bedre eventhåndtering i Københavns Kommune.

Kultur- og Fritidsforvaltningen blev pålagt at komme med et forslag til 10 prioriterede events i 2012, som en styregruppe på tværs af forvaltningerne skal styrke håndteringen af.

Løsning

Kultur- og Fritidsforvaltningen har i samarbejde med Wonderful Copenhagen og Teknik- og Miljøforvaltningen udarbejdet et forslag til 10 prioriterede events i 2012, som kommunen skal styrke håndteringen af.

De foreslåede events er udvalgt ud fra ønsket om at dække både kultur- og idrætsevents og ud fra et sigte om at dække de forskellige udfordringer, som byen oplever i forbindelse med events - herunder trafik, tilladelser, renhold mv. De foreslåede events er alle årligt tilbagevendende.

De 10 prioriterede events:

• Challenge Copenhagen 
  Iron Man-begivenheden (svømning, cykelløb og løb) foregår i byens rum.
• Copenhagen Carnival
  Karnevalet foregår primært i byens rum med hovedafsæt i Fælledparken.
• Copenhagen Cooking
  Madfestivalen finder sted både indendørs og i byens rum med aktiviteter i flere dele af København. 
• Copenhagen Distortion
  Gade- og nattefestivalen vokser sig større hvert år og foregår i byens rum i flere bydele.
• Copenhagen Fashion Festival
  Outreach-delen af Copenhagen Fashion Week præger København i festivalperioden med borgerrettede arrangementer.
• Copenhagen Jazz Festival
  Festivalen er massivt tilstede i København med både indendørs- og udendørs koncerter.
• Copenhagen Marathon
  Maratonløbet med omkring 12.000 deltagere foregår i byens rum.
• Copenhagen Pride
  LGBT-paraden har mange deltagere og endnu flere tilskuere og foregår i byens rum.
• Strøm
  Den elektroniske musikfestival og dens gratis koncerter i Enghaveparken tiltrækker mange mennesker.
• Trailorpark Festival
  Musik- og kunstfestivalen  foregår både inden- og udendørs på det kommunalt ejede Bavnehøj.

Håndtering af events

Repræsentanter fra Kultur- og Fritidsforvaltningen, Teknik- og Miljøforvaltningen og Københavns Politi har i flere år benyttet stjernemøder, hvor forvaltningerne, politiet og arrangører har sat sig sammen for at sikre den bedst mulige afvikling af events. Forvaltningerne har i fællesskab vurderet, hvilke events, der har haft behov for en særlig opmærksomhed for at kunne afvikles bedst muligt i forhold til arrangørernes behov og kommunale interesser.

På baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning foreslår Kultur- og Fritidsforvaltningen, at der nedsættes en egentlig styregruppe på tværs af forvaltningerne. Styregruppen skal sikre en bedre håndtering af de 10 prioriterede events ved at afholde møder med arrangørerne forud for afholdelsen, så arrangørernes behov imødekommes bedst muligt gennem koordinering imellem forvaltningerne i samarbejde med Københavns Politi.

Styregruppen vil holde evalueringsmøder med arrangørerne efter afviklingen af de 10 events. Målet er erfaringsopsamling med henblik på afrapportering til Borgerrepræsentationen primo 2013.

Den kommunale styregruppe foreslås at bestå af repræsentanter fra:

Teknik-og Miljøforvaltningen:

·        Center for Trafik
·        Center for Park og Natur
·        Center for Renhold
·        Center for Miljø

Kultur- og Fritidsforvaltningen:

• Planlægning

Styregruppen vil have et tæt samarbejde med Wonderful Copenhagen, Københavns Politi samt Center for Byggeri i Teknik- og Miljøforvaltningen.

For at forventningsafstemme både internt i kommunen og eksternt i forhold til arrangørerne, vil styregruppen udarbejde retningslinier for kommunens håndtering af de nævnte events.

Videre proces

Kultur- og Fritidsforvaltningen iværksætter arbejdet med styrkelse af kommunens håndtering af events på baggrund af Borgerrepræsentationens beslutning.