Godkendelse af årsregnskabet 2018

Revisionsudvalgets bemærkninger og anbefalinger

Økonomiforvaltningens kommentarer

Revisionsudvalget bemærker, at ØKF og KFF stadig ikke har afsluttet bemærkning Nr. 1 Udbetalingssystemer og faktureringssystemer og at det vedrørende ØKF er væsentlige systemer der udestår.

Revisionsudvalget anbefaler igen at de to respektive fagudvalg indskærper, at direktionerne sikrer, at bemærkning nr. 1 afsluttes hurtigst muligt.

For Økonomiforvaltningen er der tale om systemerne Structura, KMD Boliglån og OPUS Debitor og for Kultur- og Fritidsforvaltningen er der tale om systemet Borgerserviceplatformen.

Arbejdet med dokumentation og forretningsgange disse systemer er afsluttet i september 2019 og arbejdet er dermed gennemført.

Revisionsudvalget noterer sig, at revisor i bemærkningerne 2, 3 og 4 anfører, at processen og forløbet vedrørende regnskabsaflæggelsen og afstemning af balancekonti generelt er forbedret. Revisionen giver dog stadig anledning til kritiske revisionsbemærkninger.

Særligt revisionsbemærkningen vedrørende Debitorområdet som revisor tillige, og højest usædvanligt, særligt omtaler i påtegningen til regnskabet, giver Revisionsudvalget anledning til bekymring.

At der er usikkerhed omkring kommunens tilgodehavender og dermed en risiko for, at kommunens indtægter ikke er korrekt indregnet i regnskabet, samt at potentielle tab/afskrivninger ikke er identificeret i regnskabet, er meget utilfredsstillende. Revisionsudvalget anbefaler, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i ØKF sikrer, at usikkerheden hurtigst muligt afklares herunder hvorvidt og eventuelt hvilke konsekvenser forholdet har for kommunens borgere og for kommunekassen.

Økonomiforvaltningen arbejder målrettet med de forhold, der er omtalt i revisionsberetningen, herunder særligt debitorområdet og afstemningen af kommunens tilgodehavender. Alt arbejdet forventes afsluttet inden regnskabet for 2019, således, at kommunens tilgodehavender er opgjort og optaget korrekt i regnskabet.

Den økonomiske effekt af oprydningen kendes endnu ikke, men forventes forelagt Økonomiudvalget i umiddelbar forlængelse af afslutningen af afstemningsarbejdet.

Revisionsudvalget noterer sig ligeledes, at revisor peger på manglende håndtering af væsentlige risici omkring kommunens administration af autorisationer (rettigheder) og kontrol af medarbejdere med særlige rettigheder i kommunens økonomisystem Kvantum.

Revisionsudvalget anbefaler derfor, at Økonomiudvalget indskærper, at direktionen i ØKF sikrer, at alle risici der omhandler forhold, der kan medføre en forøget risiko for besvigelser i Kvantum identificeres og at disse reduceres mest muligt.

Økonomiforvaltningen har iværksat løbende kontroller, der skal sikre, at der ikke tildeles autorisationer, der giver risiko for tilsigtede eller utilsigtede fejl.

I den forbindelse fokuseres særligt på, at det sikres, at alle medarbejdere har tilstrækkelige og nødvendige adgange til økonomisystemet, således at der ikke opstår en risiko for manglende funktionsadskillelse.

Vedrørende ”Revisionsbemærkning nr. 9 Indkøb, Manglende overholdelse af KK’s indkøbsaftaler på mindre indkøb/opgaver, herunder digitaliseret understøttelse af indkøb”, anbefaler Revisionsudvalget, at der fortsat er stort fokus på at få implementeret en effektiv elektronisk ind-købsløsning i Kvantum, der sikrer en nem og effektiv bestillingsproces gennem et styret workflow og en aftaledækning, som skaber værdi for både Københavns Kommune og den enkelte indkøber.

Kommunen fortsætter det igangværende arbejde på indkøbsområdet. Center for Indkøb vil i 2019 udarbejde en opsamling på generelle igangsatte og planlagte initiativer, herunder styrket indkøbsorganisation og planlagte rapporteringsinitiativer, som understøtter håndtering af revisionens bemærkninger.

Forvaltningerne har fokus på at sikre øget indkøbsordrecompliance, ligesom forvaltningerne vil sikre konkurrenceudsættelse af egne aftaler og indmeldelse af disse til Kvantum.

Endelig noterer Revisionsudvalget sig, Teknik- og Miljøforvaltningens arbejde vedrørende Bemærkning nr. 11 Takster TMF, med genopretning af takstområdet i forhold til at sikre, at forvaltningens eksterne og interne takster er i overensstemmelse med gældende regler, transparente, korrekt beregnede og på det rigtige grundlag. Revisionsudvalget anmoder Intern Revision om at påse og vurdere fremdrift og kvalitet i forvaltningens arbejde med taksterne fremadrettet.

Borgerrepræsentationen vedtog den 19. august 2019 et takstkatalog for Teknik- og Miljøforvaltningen i 2020, som i den forbindelse blev screenet af Intern Revision. Teknik- og Miljøforvaltningen har ensartet beregningsforudsætningerne og gennemgået hjemlen for forvaltningens enkelte takster. Teknik- og Miljøforvaltningen vil gennemføre en tilsvarende gennemgang af principper og beregninger for forvaltningens interne priser.

I forlængelse af screeningen af takstberegningerne vil Intern Revision efter aftale med Revisionsudvalget fremadrettet gennemgå takstberegningerne.