Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019

Med denne sag forelægges Økonomiudvalget den første revisionsrapport på økonomiområdet i årets løbende revision. Kommunens interne og eksterne revision undersøger i den løbende revision, om kommunen administrerer i overensstemmelse med gældende love og regler.

Revisionen har tre observationer, en målrettet alle forvaltninger og to målrettet Økonomiforvaltningen. Til alle forvaltninger gives en rød (prioritet 1) vedrørende kreditor (håndtering af fakturaer). Til Økonomiforvaltningen gives en gul (prioritet 2) vedrørende intern handel, samt en grøn (prioritet 3) vedrørende kreditorområdet. Økonomiforvaltningen har indhentet handlingsplaner til alle de forhold, der påtales i rapporten.

Bemærkningen vedrørende fakturahåndtering er gentaget fra sidste års rapport. Der er sket en reduktion i antallet af forfaldne fakturaer siden 2018, og et fald i beløbet for de forfaldne fakturaer fra 287 mio. kr. i 2018 til 91 mio. kr. i 2019. Alle forvaltninger har udarbejdet handleplaner, der fokuserer på at understøtte en ændret adfærd og sikre opfølgning på fakturabetalingen.

Revisionen konkluderer i rapporten, at Koncernservice i højere grad end i 2018 får løst de basale regnskabsopgaver, som Koncernservice har ansvaret for.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at Deloitte og Intern Revisions revision af regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller, jf. bilag 1, tages til efterretning
2. at de udarbejdede handlingsplaner, jf. bilag 2, godkendes.

Problemstilling

Revision af kommunens regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller er en del af den lovpligtige revision og indgår i grundlaget for revisionens påtegning af Københavns Kommunes årsregnskab. Revisionens formål er at undersøge, om området administreres betryggende og i overensstemmelse med Borgerrepræsentationens beslutninger, gældende love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis, endvidere at foretage en kritisk gennemgang af forretningsgange og de kontroller, der er etableret på området.

Revisionen af regnskabsføring og interne kontroller har resulteret i tre punkter:  fakturabehandling i forvaltningerne (prioritet 1 – rød), korrektion af ubalance på intern handel (Økonomiforvaltningen) (prioritet 2 - gul) og kreditor/varemodtagelseskonto i Økonomiforvaltningen (prioritet 3 - grøn). Alle observationer fremgår af rapporten, som er vedlagt som bilag 1, mens tilhørende handleplaner fremgår af bilag 2. Rapporten omfatter ikke kommunens debitorområde, da der kører en særskilt proces herfor.

Løsning

I nedenstående gennemgås den aktuelle status på de afgivne bemærkninger, bemærkningerne fremgår af bilag 1, mens alle handleplaner fremgår af bilag 2.

Kreditor – manglende fakturahåndtering (rød) - forvaltningerne

Der gives med denne rapport en rød bemærkning til alle forvaltninger vedrørende manglende fakturahåndtering og for sen betaling af fakturaer, hvilket er en gentagelse af bemærkningen givet i 2018. Bemærkningen gives til forvaltningerne, da revisionen vurderer, at det vigtigste tiltag på dette område, er at iværksætte adfærdsrettede indsatser forvaltningerne, der skal sikre bedre fakturahåndtering. Revisionen har ved gennemgangen ikke konstateret forhold i Kvantum, der kan begrunde den manglende fakturahåndtering.

Københavns Kommune har løbende for ca. 1 mia. kr. fakturaer til behandling, hvoraf ca. 400 mio. kr. er sat på hold, fordi der mangler en afklaring med leverandøren, en stor del af disse vedrørende anlægsprojekter. Dermed ligger der løbende for ca. 600 mio. kr. fakturaer til behandling. Jævnfør forretningscirkulære for indkøb er kommunens betalingsfrist 30 dage fra fakturadato. Tabel 1 viser udviklingen i antallet af forfaldne fakturaer fra revisionens observationer i 2018 til 2019.

Tabel 1 – Forfaldne fakturaer 2018-2019*

*Data opgjort ved revisionens gennemgang helholdsvis 18. september 2018 og 28. august 2019.

I efteråret 2018 iværksattes projektet Betaling til tiden, som en konsekvens af revisionsbemærkningen i 2018, der var rettet mod alle forvaltninger. Projektet har bidraget til at nedbringe forvaltningernes mængde af forfaldne faktura i KK signifikant. Der har blandt andet været månedlige rapporteringer til kredsen af økonomidirektører om status for betalinger til tiden i de enkelte forvaltninger.

På baggrund af revisionsbemærkningen har alle forvaltninger udarbejdet handleplaner for at sikre bedre processer på området og sikre at fakturahåndteringen fremadrettet lever op til kommunens retningslinjer. I alle forvaltninger laves en direkte opfølgning hos ansvarlige medarbejdere, samt et øget fokus i ledelsesstrengen og et arbejde med at sikre den rigtige ledelsesinformation på alle niveauer.

Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller

Der blev i den løbende revision for 2018 givet en rød bemærkning til Økonomiforvaltningen vedrørende regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller. Revisionen vurderede i 2018, at Koncernservice ikke var tilstrækkeligt driftssikker i de grundlæggende processer på regnskabsområdet. Revisionen konkluderer i 2019, at de grundlæggende processer er på plads og at arbejdet indgår i den almindelige drift.

Intern handel (gul) - Økonomiforvaltningen

Revisionsrapporten indeholder en gul bemærkning (prioritet 2) vedrørende intern handel. Bemærkningen omhandler, at der i regnskab 2018 er konstateret en ubalance i kommunens interne handel på 5,2 mio. kr., som primært kan henføres til, at Teknik- og Miljøforvaltningen har internt har bogført indtægter vedr. sekretariatsbetjening på Service, som ikke tilsvarende er blevet bogført som udgifter på de relevante anlægsprojekter. Ubalancen posteres på plads i 2019, og Økonomiforvaltningen vil i forbindelse med afslutningen af regnskab 2019 sikre, at der ikke opstår en lignende ubalance i regnskabet for 2019.

Regnskabsføring kreditor (grøn) - Økonomiforvaltningen

Gennemgangen har givet anledning til en grøn bemærkning (prioritet 3) på kreditorområdet hvor det ikke har været muligt at afstemme kontoen for Varetilgang/ Fakturamodtagelse (VT/FM), som udligner indkøb foretaget i indkøbsløsningen ved fakturamodtagelse.  Økonomiforvaltningen har udarbejdet en sandsynliggørelse af saldoen på kontoen. Fejlen skyldes en generel fejl i SAP, som KMD arbejder på at udrede på tværs af alle deres SAP-systemer.

Økonomi

Indstillingen har ingen økonomiske konsekvenser. 

Videre proces

Denne indstilling er den første vedrørende den løbende revision af 2019, der forventes yderligere én rapport vedrørende regnskabsføring, samt rapporter vedrørende løn og it-kontroller inden udgangen af 2019.

Der foretages løbende revision af kommunens håndtering af løn, regnskabsføring og it-kontroller, hertil kommer revisionsrapporter på baggrund af fx whistleblower-sager, revisors undersøgelser og analyser af udvalgte områder på baggrund af revisors vurdering af behovet herfor eller beslutning herom i Revisionsudvalget (udvidet forvaltningsrevision).

I forlængelse af revideringen af årsregnskabet udarbejder revisionen en revisionsberetning, hvor der tages stilling til hvilke bemærkninger, der skal lukkes eller videreføres, forholdene i de løbende rapporter indgår i dette arbejde. Revisionsberetningen for regnskab 2019 afleveres til kommunen senest den 1. juni 2020 og vil herefter blive forlagt Økonomiudvalget.

Dagsordenspunkt 2: Revisionsrapport - Regnskabsføring, forretningsgange og interne kontroller 2019 (2019-0250187)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. oktober 2019

Chefen for Intern Revision, Jesper Andersen, samt Keld Østerdal fra Deloitte var tilstede under behandling af indstillingen af hensyn til sagens oplysning.

Indstillingens 1. at-punkt blev taget til efterretning uden afstemning.

Indstillingens 2. at-punkt blev godkendt uden afstemning.