Internt lån til nyt bookingsystem i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF) har gennemført et udbud på et borgerrettet lokale-, bane- og holdbookingsystem. I den forbindelse ønsker KFF at konvertere 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og at optage et internt lån på 2,77 mio. kr.

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1. at der gives en rådigheds- og en anlægsbevilling på i alt 5 mio. kr. over perioden 2013-2015 til nyt borgerrettet lokale-, bane- og holdbookingsystem i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Se tabel 1 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion,
2. at der konverteres i alt 2,23 mio. kr. fra service til anlæg i 2013. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion,
3. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 2,77 mio. kr. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
4. at der anvises finansiering for de 5 mio. kr. ved konverteringen af 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og et internt lån på 2,77 mio. kr. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion,
5. at Kultur- og Fritidsudvalget tildeles anlægsmåltal på 0,25 mio. kr. fra bufferpuljen under Økonomiudvalget i 2013 .

Eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget bemærker, at Kultur- og Fritidsudvalget i 2013 tildeles 0,25 mio. fra den centrale anlægsbufferpulje mod samtidig at afgive servicemåltal på 2,230 mio. kr. til servicebufferpuljen.

Endvidere bemærkes, at Kultur- og Fritidsudvalget ikke har afsat tilstrækkeligt anlægsmåltal til anlægsprojektet i 2014. Økonomiudvalget forudsætter, at dette som beskrevet i indstillingen bringes i balance i forbindelse med den næste sag om anlægsperiodisering, som forelægges Borgerrepræsentationen den 12. december 2013.

Økonomiudvalget forudsætter endvidere, at eventuelle merudgifter som følge af aktiviteten afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Det bemærkes, at Økonomiforvaltningen primo 2014, i samarbejde med forvaltningerne, foretager en revurdering af anlægsbudgettet i 2014, med henblik på om der kan flyttes anlægsmidler tilbage til 2014, herunder reetablering af puljen til uforudsete udgifter på anlæg.

KFF har i dag to systemer, der håndterer booking af hold, baner m.m. De to systemer har overskredet grænsen for, hvornår et IT-system skal sendes i udbud. Derfor er KFF gået i udbud for at finde et nyt fælles bookingsystem, der

• giver borgere og foreninger én indgang til Kultur- og Fritidsforvaltningens faciliteter
• giver bedre muligheder for udnyttelse af Københavns Kommunes kultur- og fritidsfaciliteter
• giver nem adgang til at afmelde tider
• giver mulighed for, at foreninger kan ansøge og tildeles lokaler digitalt
• giver simplere administrative arbejdsgange
• giver bedre muligheder for videreudvikling af systemet, så kommende behov understøttes

Kultur- og Fritidsforvaltningen har modtaget tilbud og lagt budget for anlægsprojektet, som lyder på 5 mio. kr. Der skal findes finansiering af de 5 mio. kr.

Finansieringen af de 5 mio. kr. finder sted ved at konvertere i alt 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og optagelse af internt lån på 2,77 mio. kr. Lånet periodiseres over perioden 2014-2015, jf. økonomiafsnittet, og der afdrages over seks år, dvs. perioden 2015-2020.

De 2,23 mio. kr. der konverteres vedrører en ekstraordinær indtægt fra brug af haltimer i DGI-byen. Idet indtægten medfinansierer det nye bookingsystem, bliver pengene på folkeoplysningsområdet.

Der gives en rådigheds- og anlægsbevilling på 5,0 mio. kr. på Kultur- og Fritidsudvalgets anlægsbevilling Kultur og Fritid, funktion 6.45.51.3 - Sekretariat og forvaltninger. Bevillingen fordeles således:

Tabel 1: Rådigheds- og anlægsbevilling

For at overholde anlægsmåltallet i 2014 og 2015, foretager Kultur- og Fritidsforvaltningen en reperiodisering i førstkommende anlægsperiodiseringssag. I 2013 får Kultur- og Fritidsforvaltningen efter aftale med Økonomiforvaltningen tildelt anlægsmåltal på 0,25 mio. kr. fra den centrale bufferpulje. Det betyder at KFF ikke reperiodiserer i 2013.

De 5 mio. kr. finansieres ved konvertering af 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og optagelse af et internt lån på 2,77 mio. kr. Finansieringen overføres til Kultur- og Fritidsudvalgets anlægsbevilling Kultur og Fritid, funktion 6.45.51.3 - Sekretariat og forvaltninger efter følgende periodisering:

Tabel 2: Bevillingsmæssige konsekvenser ved finansiering af nyt bookingsystem

Af de 2,23 mio. kr. der konverteres fra service til anlæg, reperiodiseres 1,98 mio. kr. fra 2013 til 2014 i 4. anlægsoversigt 2013. Det resulterer i, at KFF har en anlægsbevilling på 0,25 mio. kr. i 2013, 4,50 mio. kr. i 2014 og 0,25 mio. kr. i 2015, dvs. svarende til tabel 1.

Det interne lån på 2,77 mio. kr. tilbagebetales i lige store ydelser ved at reducere Kultur- og Fritidsudvalgets serviceramme med 0,50 mio. kr. i perioden 2015-2020. Afdragene sker fra funktion 6.45.51.1 - Sekretariat og forvaltninger. Se tabel 3 for oversigt over tilbagebetaling.

Tabel 3: Bevillingsmæssige konsekvenser ved tilbagebetaling af internt lån

Udgifterne i anlægsprojektet fordeler sig således:

Tabel 4: Kategorisering af anlægsmidler til bookingsystem 

Når rådigheds- og anlægsbevillingen er givet underskriver KFF kontrakten med leverandør, hvorefter implementeringen af systemet starter. KFF forventer at systemet er idriftsat i løbet af sommeren 2014, og at selve projektet er afsluttet i efteråret 2014.

Kultur- og Fritidsforvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler

1. at der gives en rådigheds- og en anlægsbevilling på i alt 5 mio. kr. over perioden 2013-2015 til nyt borgerrettet lokale-, bane- og holdbookingsystem i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Se tabel 1 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
2. at der konverteres i alt 2,23 mio. kr. fra service til anlæg i 2013. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
3. at der gives et internt lån til Kultur- og Fritidsudvalget på 2,77 mio. kr. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
4. at der anvises finansiering for de 5 mio. kr. ved konverteringen af 2,23 mio. kr. fra service til anlæg og et internt lån på 2,77 mio. kr. Se tabel 2 i økonomiafsnit for fordeling mellem årene, bevilling og IM-funktion.
5. at Kultur- og Fritidsudvalget tildeles anlægsmåltal på 0,25 mio. kr. fra bufferpuljen under Økonomiudvalget i 2013 .

Eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Kultur- og Fritidsudvalgets budgetramme.

Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning i mødet den 26. september 2013

Indstillingen blev godkendt.

Dagsordenspunkt 12: Internt lån til nyt bookingsystem i Kultur- og Fritidsforvaltningen

Økonomiudvalgets beslutning i mødet 22. oktober 2013

Indstillingen blev anbefalet over for Borgerrepræsentationen uden afstemning.