Samling af administrative opgaver (SAO) midtvejsstatus
Indstilling og beslutning
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
- at midtvejsstatus på samlingen af administrative opgaver tages til efterretning.
Problemstilling
Baggrund
Økonomiudvalget besluttede den 17. marts 2015, at den planlagte evaluering af Samlingen af Administrative opgaver (SAO) gennemføres efter lukningen af regnskab 2015, og at der umiddelbart efter sommerferien skulle fremlægges en midtvejsstatus på SAO.
Gennem de sidste syv år er en stor del af kommunens administrative opgaver samlet i Koncernservice (KS). KS varetager som koncernenhed services for kommunens forvaltninger indenfor det løn- og personaleadministrative områder, størstedelen af IT-området og dele af økonomiområdet. KS’ varetagelse af de administrative opgaver blev cementeret yderligere, da KS den 1. marts 2014 fik tilført de sidste af i alt 305 årsværk i forbindelse med samlingen af alle løn- og personaleadministrative opgaver samt størstedelen af kommunens økonomiopgaver.
I perioden 2008-2015 har KS tilvejebragt effektiviseringer til politisk omprioriteringer på i alt 183 mio. kr. KS har dermed opfyldt en af de væsentlige forudsætninger for dannelsen tilbage i 2007.
Status
IT-området
På IT-området har KS løftet kvaliteten betragteligt over de seneste syv år. Brugertilfredsheden er steget fra ca. 65 point ud af 100 i 2009 til over 90 point i juli 2015 (bilag 2, figur 2). Samtidig er effektiviteten øget, idet antallet af IT-sager er steget fra 12.000 i 2009 til ca. 20.000 i juni 2015 (jf. bilag 2, figur 3). I samme periode er antallet af sager løst inden for løsningsfristen steget fra 80 pct. til 95 pct. (bilag 2, figur 3).
På baggrund af de faktiske målinger vurderer KS, at der i dag er en meget velfungerende opgavevaretagelse på IT-området, samtidig med, at der er høstet betydelige effektiviseringsgevinster.
Økonomiområdet
Ved overtagelsen af de første opgaver i 2007 og igen i 2012-2103 var området kendetegnet ved en betydelig umodenhed. Brugertilfredsheden er på 76 point, og dermed tæt på målsætningen om 80 (bilag 2, figur 1).
Andelen af løste sager indenfor tidsfristen for 2015 er på 92 pct., hvilket ligger under målsætningen på 95 pct. (bilag 2, figur 4). Tendensen er positiv, og KS arbejder for at sikre ensartede processer og højne kvaliteten, samtidig med at effektiviseringspotentialet er realiseret.
Det står imidlertid klart, at bedragerisagen i efteråret 2014 og den gennemførte risikoanalyse behandlet i Økonomiudvalget (ØU) den 16. juni 2015 også peger på en række af svagheder og manglende tilstrækkelig implementering af de vedtagne retningslinjer i både KS og forvaltningerne. ØU har derfor den 16. juni 2015 godkendt en handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer, som også medfører en række væsentlige indsatser i KS’ Servicecenter Økonomi.
Personalejura og forhandling
På det personalejuridiske område er erfaringerne fra projekterne om Bedre Administration i Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF), Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) og Socialforvaltningen (SOF), at brugerne er meget tilfredse med både kvalitet og service på det personalejuridiske område. Det fremhæves af lederne, at de føler sig trygge ved den juridiske rådgivning samt samarbejdsformen mellem den enkelte leder og den tilknyttede jurist. Brugerne oplever at få kompetent rådgivning, og de føler sig understøttet af KS.
Løn- og personaleområdet
Overtagelsen af løn- og personaleadministrative opgaver fra forvaltningerne har ikke været uden gnidninger. I forbindelse med SAO, som blev endeligt gennemført i foråret 2014, blev der etableret et nyt serviceområde med nye processer og snitflader mellem forvaltningerne og KS samt nye digitale værktøjer til lederne.
Siden overtagelsen af personaleopgaverne har KS været bagud med sagsbehandlingen på en række områder, idet der er oprettet flere sager, end der er lukket i samme periode. KS har igangsat en lang række tiltag til at forbedre sagsbehandlingen og antallet af aktive personalesager er faldet fra omkring 16.000 til omkring 9.500 siden januar 2015 (bilag 2, figur 5). Antallet af åbne ansættelses-, lønaftale- og fratrædelsessager steg som forventet henover sommeren, men da stigningen i antallet af indberettede sager kombineret med, at KS bruger sagssystemet til at registrere flere typer sager, og at afviklingen af sagerne afhænger af rettidige indmeldinger fra brugerne vurderer KS, at det bliver vanskeligt at overholde prognosen på 5.500 – 7.000 aktiver sager pr 1. oktober 2015. Udviklingen i antallet af aktive sager er positiv og tendensen forventes at være fortsat faldende. KS forventer at have en revideret prognose klar i løbet af uge 40 2015.
Antallet af åbne sager vedrørende indberetning af ferieafholdelse, fravær, sygdom, raskmelding, udbetaling af timer med mere er faldet fra omkring 8.000 sager i slutningen af marts (uge 13 2015) til under 1.000 sager pt. (bilag 2, figur 6).
Udfordringerne i sagsbehandlingen har resulteret i henvendelser fra faglige organisationer og borgmestre, der udtrykker bekymring med situationen på løn- og personaleområdet, herunder implementeringer af Københavns Kommunes Arbejdsplanssystem (KAS).
De store forandringer påvirker brugertilfredsheden på området, hvor KS har et mål om en tilfredshed på 80 point ud af 100. Pt. er tilfredsheden på 69 point (bilag 2, figur 1). KS arbejder på forbedring af sagsbehandling og brugertilfredsheden, men det er samtidig Økonomiforvaltningens (ØKF’s) vurdering, at brugertilfredsheden er på et naturligt niveau på nuværende tidspunkt, som følge af de væsentlige ændringer, der sker på personaleområdet, herunder særligt den fortsatte implementering af SAO samt indførelsen af nye administrative systemer.
KS har konstateret, at brugernes forudsætninger for at løse opgaverne har været mangelfulde, og at der er brug for fortsat at kompetenceudvikle de medarbejdere, der overgik til KS i forbindelse med SAO.
ØU er til mødet den 16. juni 2015 blevet forelagt sags- og driftsudviklingen på løn- og personaleområdet i nærmere detaljer samt de konkrete handlingsplaner for tiltagene på området.
Løsning
Organisationsændring
Pr. 1. marts 2015 gennemførte KS en organisationsændring, der styrkede den interne organisation, så der fremadrettet er øget fokus på både at optimere servicefunktionerne med henblik på at sikre sikker drift, samtidig med, at der er øget fokus på udvikling og implementering.
Tiltag på IT-området
KS kan konstatere, at en af udfordringerne ved de mange forandringer på det administrative område er brugernes parathed. For at sikre, at nye IT-systemer kommer godt fra start og implementeres efter hensigten vil ØKF fremadrettet stille krav til forvaltningernes parathed før systemet udrulles.
Et nyt administrativt IT-system bør først gå i drift, når forvaltningen er organisatorisk og kompetencemæssigt klar. Den samlede parathedsvurderingen vil bl.a. bygge på følgende parametre:
- Organisatorisk parathed: Er forvaltningen organisatorisk forberedt på ændringerne i forbindelse med det nye IT-system? Hvem skal varetage opgaverne fremover, er der designet nye processer, og er de godkendt og accepterede?
- Brugerkompetencer: Har medarbejderne de nødvendige kompetencer til at varetage de nye opgaver? Redskaber som e-læring og test bliver en integreret del af uddannelsen.
Tiltag på økonomiområdet
KS har for at sikre ensrettede og optimerede processer "end to end" udarbejdet mere end 25 nye fælles obligatoriske forretningsgange, som er under løbende implementering i hele 2015. Risikoanalysen forelagt Økonomiudvalget den 16. juni 2015 viste, at der i tilstrækkelig grad er designet administrative retningslinjer for de økonomiske processer, men at der mangler tilstrækkelig implementering.
ØU godkendte på mødet den 16. juni 2015 en handlingsplan, som bl.a. indeholder følgende tiltag internt i KS:
- Lukning af manuelle adgange i KØR.
- Kompetenceudvikling på balanceområdet.
- Udarbejdelse af ledelsestilsyn og overvågning af kontroller internt i KS.
- Styr på kommunens udbetalings- og faktureringssystemer.
Revisionen har indgået i arbejdet med udarbejdelsen af handlingsplanen. Handlingsplanen er nu under implementering, og både forvaltningerne og revisionen indgår i et tæt samarbejde med KS omkring implementeringen.
Desuden arbejder KS sammen med forvaltningerne og revisionen med implementeringen af kommunens nye økonomisystem, som skal bidrage til at højne kvaliteten og effektiviteten på økonomiområdet. Det nye økonomisystem forventes udrullet i Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF) i 2016 med fuld indfasning i 2018 i hele Københavns Kommune.
Tiltag på løn- og personaleområdet
For at imødegå udfordringerne på løn- og personaleområdet har KS igangsat en række konkrete initiativer med henblik på at opnå normal og stabil drift. Økonomikredsen har fået forelagt de konkrete handlingsplaner på mødet den 26. juni 2015, men herunder er de væsentligste indsatser opsummeret:
- ”Styr på driften”: Et intensivt udviklingsarbejde i KS’ servicecenter personale, der bl.a. omfatter varig opnormering, et kompetenceudviklingsprogram samt ensretning af processer og udvikling af arbejdsgange.
- Administrative standarder i BUF: Projektet skal ensrette den administrative praksis i forvaltningen, så opgaverne løses lettere for de decentrale ledere med en højere kvalitet til følge.
- Taskforces i BUF og Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF): Formålet er at drøfte og følge driftsudviklingerne på personalesagerne i forvaltningerne samt at igangsætte nye initiativer for at forbedre processerne "end to end".
- Digitale forbedringer: Udvikling af nye brugerrettede værktøjer til lederne, og driftsunderstøttende initiativer, der højner produktiviteten i KS.
Bedre inddragelse af forvaltningerne ved udvikling af nye systemløsninger
KS arbejder løbende på at imødekomme kendte udfordringer og de uhensigtsmæssigheder, som forvaltninger og brugere gør opmærksom på ved en række af de mange nye løsninger, som er taget i brug i de seneste år.
KS har derfor fastlagt en proces, hvor forvaltningerne inddrages i prioriteringen af nye systemløsninger via Økonomikredsen. KS gennemførte i maj workshops med brugere fra forvaltningernes institutioner, og på baggrund af deres anbefalinger traf Økonomikredsen den 26. juni 2015 beslutning om prioriteringen og finansieringen af disse.
KS vil arbejde videre med fremtidige initiativer til sikring af øget brugerinddragelse. Dette bl.a. ved gennemførelse af spørgeskemaer til brugerne for at få deres prioritering af, hvilke digitale forbedringer, der betyder mest for dem. Derudover ved øget anvendelse af Innovationshuset.
Økonomi
Videre proces
Mikkel Hemmingsen
/ Bjarne Winge
Beslutning
Dagsordenspunkt 9: Samling af administrative opgaver (SAO) midtvejsstatus (2015-0147914)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. september 2015
Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.