Økonomiforvaltningens delegation af ledelsesansvar og ledelsestilsyn samt overordnede rammer for lønfastsættelse af chefløn
Indstilling og beslutning
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,
1. at Økonomiforvaltningens udarbejdelse af delegationsbeskrivelser med henblik på at tydeliggøre ledelsesansvar og ledelsestilsyn tages til efterretning,
2. at de overordnede rammer for lønfastsættelse for chefer på cheflønsaftale under direktionsniveau tages til efterretning.
Problemstilling
Det er i henhold til den kommunale styrelseslov Økonomiudvalgets ansvar at have indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold indenfor samtlige af kommunens administrationsområder. Økonomiudvalget har endvidere ansvaret for den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører hele kommunens kasse – og regnskabsvæsen, herunder kommunens kasse- og regnskabsregulativ, samt løn – og personaleforhold. Overborgmesteren og borgmestrene har overfor Økonomiudvalget det administrative ansvar herfor indenfor hver deres udvalgsområde. Økonomiforvaltningens rolle er at bistå Økonomiudvalget med varetagelsen af udvalgets opgaver og dermed med tilsynet med implementeringen indenfor alle forvaltningsområder af Økonomiudvalgets beslutninger og retningsliner, herunder af bl.a. kasse- og regnskabsregulativet. Endvidere bistår Økonomiforvaltningen overborgmesteren i forbindelse med løsningen af hans administrative ansvar. Det daglige ansvar herfor er delegeret til Økonomiforvaltningen.
Økonomiforvaltningen orienterer med denne sag Økonomiudvalget om, hvorledes delegationen i Økonomiforvaltningen foreslås implementeret. Det bemærkes, at Økonomiudvalget den 16. juni 2015 godkendte, at Økonomiudvalgets ansvar i henhold til den kommunale styrelseslov om at have indseende med de økonomiske og administrative forhold, bl.a. sker gennem implementering af et ledelsestilsyn, herunder klare delegationsbeskrivelser. Endvidere orienteres om nye overordnede rammer for lønfastsættelse for chefer på cheflønsaftale under direktionsniveau.
Løsning
Delegationsbeskrivelser
Økonomiforvaltningen og revisionen har i foråret 2015 udarbejdet en handlingsplan til sikring af betryggende administrative processer, som en del af opfølgningen på besvigelsessagen. Handlingsplanen blev forelagt Økonomiudvalget den 16. juni 2015. Økonomiudvalget godkendte på mødet den 16. juni 2015 bl.a. anbefalede "her og nu" tiltag vedrørende implementering af et mere betryggende ledelsestilsyn, herunder udarbejdelse af delegationsskrivelser.
Økonomiforvaltningens Rådhusdel har udarbejdet delegationsbeskrivelser med henblik på at tydeliggøre ledelsesansvaret og ledelsestilsynet for alle ledere i forvaltningen. Der er udarbejdet delegationsbeskrivelser for alle ledelsesniveauer, således at alle ledere kender deres ansvarsområder, og hvilke krav der stilles til supplerende forretningsgange og til et risikobaseret ledelsestilsyn. Delegationsbeskrivelserne har til formål at sikre en tydelig ansvarsplacering af både fagligt og økonomisk ansvar.
Hver delegationsbeskrivelse indeholder et krav om, at modtageren af delegationen melder tilbage til den delegerende leder, hvordan vedkommende planlægger at leve op til det beskrevne ansvar. Beskrivelsen er udarbejdet på grundlag af Økonomiudvalgets ansvarsområder jf. lov om kommunernes styrelse og Københavns Kommunes Styrelsesvedtægt. Eksempel på delegationsbeskrivelse er vedlagt som bilag 1.
Det bemærkes, at delegation fra administrerende direktør til direktør eller kontorchef ikke betyder, at den administrerende direktør fraskrives sit ansvar for, at de uddelegerede opgaver løses, da den administrerende direktør fortsat har pligt til at føre et vist tilsyn.
Udkast til delegationsbeskrivelserne er drøftet med Intern Revision, og delegationsbeskrivelserne er tilrettet i henhold til Intern Revisions bemærkninger.
Der pågår endvidere et arbejde med at udarbejde delegationsbeskrivelser og budgetdelegationer for Økonomiforvaltningens koncernenheder. Dette arbejde forventes afsluttet primo 2016.
Lønfastsættelse
Som opfølgning på Økonomiudvalgets beslutning den 21. januar 2014 vedrørende delegation af en række kompetencer, herunder delegation af kompetencen til lønfastsættelse til Økonomiforvaltningen, har Økonomiforvaltningen udarbejdet overordnede rammer for lønfastsættelse for chefer på cheflønsaftale under direktionsniveau.
Delegationen indebærer, at forvaltningerne kan ansætte chefer på cheflønsaftale under direktionsniveau med en årlig løn ekskl. pension på op til 816.000 kr. årligt uden forudgående godkendelse i Økonomiudvalget eller Økonomiforvaltningen. Ifølge de foreslåede nye rammer skal Økonomiudvalget godkende oprettelse af stillinger med årlig løn ekskl. pension på over 816.000 kr. Stillinger mellem 816.000 kr. og 936.000 kr. årligt (jf. lønbånd 3 i bilag 2) vil i tilfælde af Økonomiudvalgets godkendelse ved ledighed kunne genbesættes uden forelæggelse for Økonomiudvalget, såfremt stillingsindholdet/ansvarsområdet ikke er ændret.
Økonomi
Indstillingen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser for Københavns Kommune.Videre proces
For at sikre overblik og gennemsigtighed vil delegationsbeskrivelserne blive publiceret på Økonomiforvaltningens intranet, hvor indholdet også løbende vil blive opdateret. Økonomiudvalget vil blive orienteret herom, når det skønnes relevant.De nye rammer for lønfastsættelse for chefer på cheflønsaftale under direktionsniveau implementeres i forvaltningerne.
Beslutning
Dagsordenspunkt 2: Økonomiforvaltningens delegation af ledelsesansvar og ledelsestilsyn samt overordnede rammer for lønfastsættelse af chefløn (2015-0064761)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. september 2015
Chefen for Intern Revision, Jesper Andersen, og revisor Ulrik Vassing fra Deloitte var til stede under behandlingen af dagsordenspunktet med henblik på sagens oplysning.
Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.