Halvårsrapport om sygefravær 2015
Indstilling og beslutning
Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,1. at tage "Halvårsrapporten 2015 om sygefravær" til efterretning.
Problemstilling
Bilag 2 opsummerer udviklingen i sygefraværet opgjort i 12 måneders perioder: 2013, 2014 og seneste 12 måneder pr. 30. juni 2015. Der vises en prognose for året, og ud fra denne en forventet afvigelse i forhold til måltallet.Uændret eller mindre stigninger i seks forvaltningers sygefravær og marginalt fald i Børne- og Ungdomsforvaltningen
Som det fremgår af figur 1 i Halvårsrapport om sygefravær (bilag 1, side 8), var sygefraværet for de ansatte i Københavns Kommune 6,2 dag i 1. halvår af 2015. Dette er samme niveau som i 2. halvår af 2014, og 0,1 dag højere end tilsvarende halvår året forinden. Det korte sygefravær steg med 0,2 dag pr. 1. halvår af 2015, og det lange sygefravær faldt tilsvarende (jf. bilag 1, afsnit 8.3, side 34).
Sygefraværet opgjort for de seneste 12 måneder ligger på 12,4 dag, hvilket er 0,1 dag højere end for 2014. Sygefraværet faldt med 0,3 dag i 2014, men det var efter et uændret sygefravær i 2013.
Det generelle billede af udviklingen i sygefraværet er således, at forvaltningerne ikke længere kan fastholde den markant faldende tendens, der ellers har kendetegnet udviklingen siden 2008 i alle syv forvaltninger, hvor faldene i forvaltningerne har været på 20-46 %. Kurven er så at sige fladet lidt ud.
Udviklingen går dog ikke decideret den forkerte vej, og prognosen for 2015 viser da også, at sygefraværet forventes at ende på 12,1 dag, hvilket er 0,2 dag lavere end for 2014. Men forvaltningernes sygefravær er i stigende omfang uændret, faldene er mindre end hidtil, og der ses mindre stigninger på flere områder.
Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) er den eneste forvaltning, hvor sygefraværet faldt i 1. halvår, og dette på trods af en stigning i folkeskolelærernes sygefravær på 0,4 dag. Faldet var således også kun 0,1 dag samlet for forvaltningen. Historisk set er sygefraværet oftest lavere i 2. halvår i BUF, og baseret på prognosen forventes et yderligere fald i 2015.
Derimod steg sygefraværet i Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (SUF) i 1 halvår 2015, dog kun med 0,1 dag, men tendensen er svagt stigende, idet sygefraværet også steg i 2. halvår 2014. Ligeledes var der mindre stigninger i 3 ud af de 4 mindste forvaltninger (Teknik- og Miljøforvaltningen (TMF), Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen (BIF) og Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), og Økonomiforvaltningen (ØKF) havde uændret sygefravær. Socialforvaltningen (SOF) havde uændret sygefravær i 1. halvår, men der tegner sig et billede af en svagt faldende tendens i sygefraværet for forvaltningen.
Med et sygefravær på 12,4 dag for de seneste 12 måneder, og en prognose, der viser, at sygefraværet kun vil falde til 12,1 dag, ser kommunen ikke ud til at kunne nå sit måltal på 11,0 dag i 2015. Prognosen for 2015 viser, at ØKF er den eneste forvaltning, der ser ud til at ville nå sit måltal. Alle tre store forvaltninger – BUF, SOF og SUF – forventes med den nuværende udvikling at ende 1-1½ dag fra deres måltal. TMF forventes at ende 1,4 dag fra målet.
Fortsat markant højere sygefravær end 6-by'erne, men nu markant lavere sygefravær end nabokommuner
De nuværende måltal er opstillet på baggrund af et beregnet potentiale baseret på forskellen i sygefraværet for de største faggrupper pr. forvaltning sammenlignet med gennemsnittet for tilsvarende faggrupper i øvrige 6-by kommuner (København, Århus, Odense, Aalborg, Esbjerg og Randers). Som det fremgår af bilag 1, figur 8, side 17, er sygefraværet for de fleste store faggrupper i Københavns Kommune fortsat markant højere end i de øvrige 6-by kommuner, og sygefraværet ligger samlet 0,9 dag højere end gennemsnittet for øvrige 6-by kommuner. Ud fra dette benchmark – sammenholdt med, at der fortsat er store spredninger i sygefraværet indenfor sammenlignelige (institutions-)områder, faggrupper, aldersgrupper mv. – vurderes det, at der fortsat er potentiale for yderligere nedbringelse.
Men samtidigt skal det nævnes, som det fremgår af bilag 1, figur 9, at sygefraværet i Københavns Kommune nu er 0,7 dag lavere end gennemsnittet for nabokommunerne (Frederiksberg, Tårnby, Gladsaxe, Rødovre, Herlev, Hvidovre og Gentofte, jf. bilag 1, side 31, figur 22), og at sygefraværet for 13 af de 16 største faggrupper i Københavns Kommune er lavere end i nabokommunerne. Generelt stiger sygefraværet jo længere øst på i landet man kommer, og især i hovedstadsregionen. Københavns Kommune har nu det 4. laveste sygefravær blandt de 29 kommuner i Region Hovedstaden, hvor man tidligere lå i midten eller dårligere.
Institutionerne på dagpasningsområdet har de sidste to år haft en markant faldende tendens i sygefraværet, og sygefraværet faldt yderligere 0,4 dag i 1. halvår 2015. Hermed har sygefraværet været støt faldende de seneste 2 år. Sygefraværet ligger nu på 6,8 dag pr. halvår. Den faldende tendens kan især tilskrives markante fald i pædagogmedhjælpernes sygefravær, men også pædagogernes sygefravær er generelt faldet.
Det faldende sygefravær på dagtilbudsområdet formodes - ifølge BUF selv - at hænge sammen med det stærke ledelsesmæssige fokus på nedbringelse af sygefravær med tidligere opfølgning – understøttet af lokale måltal, der fastlægges årligt, og som tager afsæt i den enkelte institutions aktuelle fraværssituation. Hertil kommer en række taskforce-forløb på daginstitutioner med højt fravær.
Fortsat stigende sygefravær blandt lærerne på skolerne
Derimod steg sygefraværet blandt lærerne på skolerne med yderligere 0,4 dag i 1. halvår 2015, og det ligger nu på 7,5 dag pr. halvår. Sygefraværet for lærerne ansat på skolerne er steget de seneste 3 skoleår, og i særlig grad i det seneste skoleår: I skoleåret 2014/15 steg det med 1,7 dag, svarende til ca. 13 %, og i forrige skoleår 2013/14 steg det 0,7 dag, svarende til ca. 6 %. Sygefraværet lå på 14,2 dag for seneste skoleår. Stigningen dækker over store underliggende udsving. Således havde 39 skoler højere sygefravær i seneste skoleår, og 27 skoler, svarende til 41 % af skolerne, havde lavere sygefravær i skoleåret 2014/15, hvor skolereformen trådte i kraft.
Det bemærkes, at skolernes samlede sygefravær faldt med 0,3 dag i 1. halvår 2015, og at dette kan tilskrives fald i sygefraværet blandt andre personalegrupper end lærerne. Lærernes sygefravær lå i 2014 2,7 dag højere end den tilsvarende gruppe i 6-by kommunerne, og 0,3 dag højere end i nabokommunerne.
Sygefraværet for de erhvervsfaglige elever steg, og det ligger markant højere end faggrupperne
Stigningen i SUF's sygefravær på 0,1 dag i 1. halvår 2015 kan især tilskrives en stigning på 0,5 dag i sygefraværet blandt kommunens ca. 1.500 erhvervsuddannelses-elever, der alle administreres i SUF. Elevernes sygefravær ligger på 9,3 dag pr. halvår, hvilket er markant højere end faggrupperne i kommunen. Social- og Sundhedshjælpereleverne har det markant højeste sygefravær blandt eleverne, nemlig 12,0 dag pr. 1. halvår 2015. Derimod er kontorelevernes sygefravær kun 3,9 dag pr. halvår. Københavns Kommunes erhvervsfaglige elever havde i 2014 et sygefravær på næsten 7 dage højere end eleverne i såvel 6-by kommunerne som nabokommunerne.
Løsning
Ny bølge i sygefraværsindsatsen igangsættesDet generelle billede af sygefraværsindsatsen i kommunen er, at den er baseret på erfaringer med, hvad der virker i forhold til at nedbringe sygefraværet samtidigt med, at indsatsen understøtter arbejdet med at forbedre trivslen og fastholdelsen på arbejdspladserne. Ligeledes er der et stort ledelsesmæssigt fokus på emnet, og mange af de grundlæggende tilbud til ledere og medarbejdere er i overvejende grad allerede til stede.
Alligevel er der mange meldinger om, at sygefraværet på mange områder kan nedbringes yderligere. Derfor igangsættes en ny bølge i sygefraværsindsatsen, hvor nuværende tilbud og indsatser udvikles, fintunes og skærpes. De nødvendige, tværgående tiltag, der kan starte en ny bølge i sygefraværsindsatsen, er indeholdt i det igangværende arbejde med "Ny sygefraværsstrategi 2016-18, baseret på viden, professionalisering og optimering af tilbud og indsatsen" som besluttet af Økonomiudvalget den 17. marts 2015.
Omdrejningspunktet i den kommende strategi forventes at være, at alle, der har indflydelse på sygefraværet skal vide, hvad de skal gøre, hvornår og hvordan, og at den nødvendige rådgivning, kompetenceudvikling, tilbud, elektronisk understøttelse og ledelsesinformation i forhold til opfølgningen skal være til stede og benyttes. I en undersøgelse spørges bl.a. lederne, hvad der skal til for, at nuværende tilbud og indsatser i endnu højere grad kan understøtte deres sygefraværsarbejde i det daglige. Aktiviteterne i den kommende strategi skal medvirke til at skabe de bedste rammer for den lokale ledelsesindsats i forhold til nedbringelse af sygefravær, styrkelse af fastholdelsen og trivslen.
Samtidigt sættes mere fokus på den forebyggende trivselsindsats med henblik på at skabe et sundt og udfordrende arbejdsmiljø koblet til tillidsdagsordnen - eksempelvis guidelines til organisationsudvikling om 'tillidsbaseret samarbejde om kerneopgaven til gavn for effektiviteten, arbejdsglæden og brugeren'.
Nye måltal fra 2016
2015 er det sidste år i den nuværende 3-års periode med måltal. I efteråret påbegyndes drøftelser på tværs i forvaltningerne om principper og beregningsmodeller bag nye mål. Når sygefraværsniveauet for 2015 er kendt opstilles forslag til nye måltal, der forelægges Økonomiudvalget primo 2016.
Statistik over fratrædelsesårsag
Økonomiudvalget besluttede den 17. marts 2015, at der fremadrettet løbende skal kunne trækkes statistikker, der viser, hvor mange, der fratræder og fordelt på fratrædelsesårsager, eksempelvis uansøgt hhv. ansøgt afsked. Status på arbejdet med at kunne levere valide data om medarbejdernes fratrædelser fordelt på årsagskoder pågår fortsat. Dette inkluderer også en analyse af, om opsagte medarbejdere har højere sygefravær i opsigelsesperioden.
Sygefraværsdata fra de selvejende institutioner i BUF og SOF
Økonomiudvalget besluttede ligeledes den 17. marts 2015 at anmode de forvaltninger, der p.t. ikke har sygefraværsdata for deres selvejende institutioner, om at sikre at disse data fremover automatisk kan lægges over i kommunens ledelsesinformationssystemer. Status på arbejdet med at skaffe fraværsdata fra de ca. 3.500 ansatte i selvejende institutioner i BUF og SOF, er, at det har været stillet på stand by pga. arbejdet med implementering af nyt lønsystem og vagtplan, der har givet mindre driftsudfordringer for Rubin, der er systemet, der leverer sygefraværsdata. Arbejdet genoptages snarest.
Økonomi
Videre proces
Beslutning
Dagsordenspunkt 12: Halvårsrapport om sygefravær 2015 (2015-0147526)
Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. september 2015
Indstillingen blev taget til efterretning uden afstemning.