Status på implementering af nyt økonomisystem, Kvantum

Københavns Kommune er overgået til økonomisystemet, Kvantum. Med nedlukningen af ERP-programmets fase 2 ultimo juni 2018 er ansvaret for Kvantum fuldt overgået til Økonomiforvaltningen. Der skal tages stilling til anlægsbevillingen for Kvantum samt håndtering af driftsudgifter.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at den resterende anlægsbevilling efter ERP-programmets nedlukning og afslutning af overgangsfase til en varig driftsorganisation, disponeres til finansiering af forvaltningernes videreudviklingsbehov af løsningen,
2. at det godkendes, at merudgifter vedrørende Kvantum driftsvederlag og driftsorganisation på i alt 13,8 mio. kr. årligt i 2019-2022 og 17 mio. kr. årligt fra 2023 og frem indgår i forhandlingerne om budget 2019 som et ”need-to” budgetønske,
3. at det godkendes, at der etableres en fællesordning Økonomisystemer, der samler bevillinger til driftsvederlag for Kvantum og Opus Debitor, og at denne administreres af Økonomiforvaltningen efter kommunens principper herfor.

Problemstilling

Kvantum er pr. den 1. januar 2018 taget i brug i hele kommunen. ERP-programmet blev forlænget i en fase 2, som i perioden blandt andet har gennemført fortsat support til forvaltningerne, afholdelse af uddannelsesaktiviteter, udvikling af integrationer samt fortsat konceptudvikling af det tværgående rapporteringsmiljø.

Økonomiudvalget blev den 8. maj 2018 orienteret om fremrykning af nedlukning af ERP fase 2 samt ERP-styregruppen til udgangen af juni 2018. ERP fase 2 var oprindeligt forudsat at lukke ned ultimo oktober 2018. Med nedlukningen af programorganisationen er ansvaret for Kvantum fuldt overgået til Økonomiforvaltningen. Som følge af den fremrykkede nedlukning udestår bl.a. delvis teknisk overdragelse, gennemførelse af besluttede integrationer samt opbygning af varig driftsorganisation samt tilhørende udgifter. Der udestår således en overgangsfase, som skal sikre en effektiv driftsunderstøttelse af løsningen i forhold til kommunens nuværende og fremtidige forretningsprocesser.

Det kan ved den afsluttede implementering konstateres, at i forhold til den oprindelige business case fra 2013 er der merudgifter til betaling af driftsvederlag til den eksterne leverandør samt finansiering af driftsorganisation og øvrige driftsopgaver i Økonomiforvaltningen, som ikke kan dækkes af den afsatte bevilling. Der skal derfor tages stilling til håndtering heraf.

Såfremt disse merudgifter skal finansieres af forvaltningerne, vil det reelt betyde et øget effektiviseringskrav vedrørende Kvantum i forvaltningerne ved siden af de effektiviseringskrav, som allerede indgår i business casen for det nye økonomisystem (Borgerrepræsentationens møde den 14. marts 2013).

Løsning

Økonomiforvaltningen har påbegyndt en overgangsfase til normal drift med teknisk overdragelse af systemet samt etablering af systemunderstøttelse af support og driftsprocesser, som løber til udgangen af 2018. Dette sker ved involvering af ekstern bistand. Hertil kommer implementering af besluttede integrationer samt fortsat opbygning af den varige driftsorganisation i Økonomiforvaltningen. Ved afslutningen af ERP fase 2 er medarbejderne i programorganisationen overdraget til relevante enheder i Økonomiforvaltningen. Der er herudover behov for at rekruttere specialister med teknisk faglighed indenfor den standardplatform, som Kvantum er bygget på.

Økonomiforvaltningen har primo august igangsat en proces, hvor forvaltningerne kan tilkendegive deres behov for bl.a. videreudvikling af og yderligere integrationer til Kvantum for resten af 2018 som led i systemimplementeringen med henblik på kvalificering, prioritering samt implementering.

Den videre drift og udvikling af Kvantum skal tilrettelægges med henblik på i videst muligt omfang at understøtte forretningsprocesserne i kommunens forvaltninger og fællesfunktioner, under hensyntagen til, at Kvantum er et standardsystem.

Som led i den fremtidige styringsmodel skal der træffes beslutning om finansiering af udviklingsomkostninger, der ikke kan rummes inden for rammerne af den eksisterende anlægsbevilling til Kvantum.

Økonomi

Disponering af anlægsbevilling for Kvantum
Der resterer i 2018 en anlægsbevilling til anskaffelse og implementering af Kvantum på i alt 57,5 mio.kr., jf. tabel 1.

Det er vurderingen, at ca. 32,4 mio. kr. er disponeret i medfør af aktiviteter i ERP-programmets implementeringsfase, ERP fase 2 samt i medfør af ERP fase 2’s skøn for omfang af aktiviteter i 2. halvår 2018. Herudover estimeres udgifterne til overgangsfasen i Økonomiforvaltningen som følge af den fremrykkede nedlukning af ERP fase 2 til at udgøre i størrelsesordenen ca. 12,2 mio. kr. Udgifterne i overgangsfasen relater sig bl.a. til teknisk overdragelse af systemet samt etablering af systemunderstøttelse og driftsprocesser.

Tabel 1. Anlægsbevilling for Kvantum

Mio. kr., 2018 p/l	Forventet disponering
Anlægsbevilling, primo 2018	57,5
Forbrug og disponering, ERP-programmet og ERP fase 2	-32,4
Teknisk overdragelse ved transition fra ERP fase 2 til varig driftsorganisation (ekstern bistand)	-3,9
Etablering af systemunderstøttelse og processer mv. (ekstern bistand)	-2,6
Overgangsfase til varig driftsorganisation i ØKF	-5,7
Resterende anlægsbevilling i alt	12,9

Det er Koncernservices skøn, at der resterer 12,9 mio. kr. efter nedlukning af ERP fase 2 og overgangsfase, hvilket Økonomiforvaltningen indstiller disponeres til finansiering af videreudviklingsbehov af løsningen. De nærmere rammer for prioritering og anvendelse af midlerne defineres som led i den kommende styringsmodel.

Håndtering af driftsudgifter
Økonomiforvaltningen vurderer, at Københavns Kommune pt. er kontraktligt forpligtet til at betale leverandøren (KMD) i størrelsesordenen 21,8 mio. kr. årligt i driftsvederlag for Kvantum.

Bevillingen til betaling af driftsvederlag til leverandøren udgør 16,6 mio. kr. årligt. Årsagen til, at vederlaget overstiger den afsatte bevilling vurderes primært at skyldes tilvalgte optioner og ændringsanmodninger besluttet under implementeringsfasen samt vedligehold af specialudviklet software.

Hertil kommer, at der fra 2023 vil være en stigning i kommunens betaling til KMD på ca. 3,2 mio. kr. som følge af udløb af en aftale med KMD om en midlertidig nedsættelse af driftsvederlaget for kommunens opkrævningssystem, Opus Debitor. Aftale om nedsættelse af driftsvederlag er indgået i forbindelse med kommunens fravalg af debitorløsning i Kvantum.

Finansieringsudfordringen vedrørende driftsvederlag udgør 5,2 mio. kr. årligt i 2019-2022 og 8,4 mio. kr. årligt fra 2023 og frem, jf. tabel 2.

Tabel 2. Finansieringsudfordring vedrørende Kvantum og Opus Debitor

2018 p/l, mio. kr.	2019	2020	2021	2022	2023 og frem
Kvantum, bevilling til driftsvederlag	16,6	16,6	16,6	16,6	16,6
Opus Debitor, bevilling til driftsvederlag	3,9	3,9	3,9	3,9	3,9
Bevilling i alt	20,6	20,6	20,6	20,6	20,6
Kvantum driftsvederlag	21,8	21,8	21,8	21,8	21,8
Opus Debitor driftsvederlag	3,9	3,9	3,9	3,9	7,1
Udgifter i alt	25,7	25,7	25,7	25,7	28,9
Finansieringsudfordring	5,2	5,2	5,2	5,2	8,4

Endvidere er det som led i driftsoverdragelse af Kvantum til Økonomiforvaltningen konstateret, at udgifter til driftsorganisation og øvrige driftsopgaver overstiger den oprindeligt afsatte driftsbevilling. Dimensionering af Kvantums driftsorganisation tager udgangspunkt i en minimumsbetragtning for så vidt angår drift, vedligeholdelse, support og uddannelse i forhold til at drifte Kvantum på et tilstrækkeligt og forsvarligt niveau.

Finansieringsudfordring vedrørende driftsorganisation udgør varigt 8,6 mio. kr., jf. tabel 3.

Tabel 3. Finansieringsudfordring vedrørende driftsorganisation

2018 p/l, mio. kr.	2019	2020	2021	2022	2023 og frem
Kvantum, bevilling til driftsorganisation	5,4	5,4	5,4	5,4	5,4
Kvantum driftsorganisation	14,0	14,0	14,0	14,0	14,0
Finansieringsudfordring	8,6	8,6	8,6	8,6	8,6

Ønsker forvaltningerne på et tidspunkt en udvidelse af driftsorganisationen, skal der træffes beslutning om finansieringen heraf.

Til håndtering af finansieringsudfordringen vedrørende driftsvederlag og driftsudgifter i relation til Kvantum og Opus Debitor indstiller Økonomiforvaltningen, at finansiering hertil indgår i forhandlingerne om budget 2019 som et ”need-to” budgetønske under risikosager.

Som alternativ finansieringsmodel kan udfordring vedrørende finansiering af driftsvederlag for henholdsvis Kvantum samt Opus Debitor håndteres ved tilpasning af Kvantums business case, mens varig udfordring vedrørende finansiering af driftsorganisation og øvrige driftsopgaver for Kvantum kan håndteres ved intern omstilling i Økonomiforvaltningen. Denne model indebærer dog, at forvaltningerne skal finde alternative effektiviseringer og besparelser med henblik på at finansiere omkostningerne. Det er således forvaltningernes vurdering, at det allerede på nuværende tidspunkt er vanskeligt at realisere de besparelser, der er opstillet i business casen. De forudsatte besparelser skal findes på udfasning af systemer samt optimering og standardisering af processer på hovedsageligt økonomi- og indkøbsområdet for i størrelsesordenen af 129,8 mio. kr. fordelt på forvaltningerne. (Prisfremskrivning til 2018 p/l af forvaltningernes effektiviseringsbidrag vedrørende Kvantum på i alt 133,49 mio. kr. (2013 p/l), jf. business case for nyt økonomisystem (Borgerrepræsentationens møde den 14. marts 2013) samt reduktion med systembesparelser på 13,4 mio. kr. (Augustindstillingen - Økonomiudvalgets møde den 23. august 2017), hvorefter det samlede effektiviseringskrav udgør 129,8 mio. kr. (2018 p/l))

Ovenstående forhold skal således ses i lyset af Kvantum-programmets omfang og tidsmæssige udstrækning siden udarbejdelse af den oprindelige business case. 

Såfremt merudgifter skal finansieres af business casen, skal forvaltningerne finde kompenserende effektiviseringer og/eller besparelser ved siden af de effektiviseringskrav, som allerede indgår i business casen.

Etablering af fællesordning for økonomisystemer
Kvantum og kommunens opkrævningssystem, Opus Debitor, udgør fremadrettet kommunens primære fagsystemer på økonomiområdet. I medfør af systemernes tværgående karakter er det Økonomiforvaltningens vurdering, at systemerne bør finansieres som en fællesordning på linje med andre tværgående fagsystemer som eksempelvis kommunens lønsystem og vagtplansystem. Etablering af en fællesordning er herudover hensigtsmæssig for så vidt angår at understøtte korrekte incitamenter ved ønsker om tilpasning. Hertil kommer, at mer- eller mindreforbrug på tværs af kommunens fællesordninger ses under ét, hvilket skaber større budgetsikkerhed. Løsningen er drøftet med forvaltningerne.

Etablering af en fællesordning indebærer, at evt. fremtidige udgiftsstigninger, der vedrører generel funktionalitet i Kvantum og Opus Debitor, finansieres af forvaltningerne i fællesskab - på samme vis som evt. effektiviseringer tilfalder forvaltningerne. Som led i den fremtidige styringsmodel opstilles principper for håndtering af evt. afledte udgifter i driftsvederlaget, der vedrører funktionalitet udviklet specifikt til enkelte forvaltninger.

Videre proces

Økonomiforvaltningen har drøftet en skitse for en styringsmodel for Kvantum med forvaltningerne. Økonomiforvaltningen vil primo 2. halvår 2018 og i samarbejde med kommunens tværgående administrative kredse udforme en endelig styringsmodel for Kvantum.

 

Peter Stensgaard Mørch                            /Mads Grønvall

Dagsordenspunkt 5: Status på implementering af nyt økonomisystem, Kvantum (2018-0153077)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 22. august 2018

Indstillingen blev godkendt uden afstemning.