Revisionsprotokollat 13 / 2005, årsregnskabet vedr. Økonomiforvaltningen

Revisionsbemærkning

Økonomiforvaltningens bemærkninger

1

3.1 Regnskab 2005, Oversigt over arbejder udført for andre offentlige myndigheder (Mangel på oplysninger)

I kommunens regnskab er der i oversigten over arbejder udført for andre offentlige myndigheder ingen oplysninger om forkalkulationer, og der er ikke redegjort for afvigelser.

Der indarbejdes oplysninger om forkalkulation samt redegørelse for afvigelser i regnskab 2006.

2

3.2 Hensatte pensionsforpligtigelser

(Uoverensstemmelse om principperne for opgørelsen af pensionsforpligtigelser samt beregningsmetoder).

Revisionen finder, at hensættelsen af pensionsforpligtelser er en så væsentlig post i regnskabet, at principperne for opgørelsen og beregningen heraf bør omtales mere fyldestgørende i kommunens regnskabspraksis.

Økonomiforvaltningen er overvejende enig med revisionen og vil fremadrettet forholde sig til de af revisionen nævnte principper for opgørelse af pensionsforpligtigelsen.

3

3.4 Lønanvisning, opfølgning af tidligere omtalte forhold (vedr. Acenture)

Revisionen spørger til status for udarbejdelse af vilkår for registrering og administration af de kommunale indtægter, der tilgår serviceleverandøren som led i varetagelsen af løn- og pen­sionsanvisningen, samt tilrettelæggelse af en opfølgning på, om administrationen sker som forudsat.

Herudover spørges der til et tilgodehavende på 29,4 mio. kr.

Fastsættelsen af disse vilkår og procedurer for opfølgning indgår i et igangværende projekt i KMD med aftalte samarbejdsflader til Økonomiforvaltningens regnskabsprojekt. Projektet forventes afsluttet oktober 2006.

Af de 29,4 mio. kr. er de 22, 4 en bogføringsfejl i regnskab 2004 der berigtiges i 2006. De resterende 7 mio. kr. er en del af oprydningsprojektet vedrørende Accenture.

4

3.4 Lønanvisning, Forhold 1 (Mangel på intern kontrol i form af afstemning af mellem lønsystem og bogføring)

Grundet manglende leverancer fra Accenture og KMD finder Revisionsdirektoratet det kritisabelt, at der ikke har været foretaget den grundlæggende interne kontrol i form af afstemning mellem lønsystem og bogføring.

Økonomiforvaltningen er enig i de anførte bemærkninger

Økonomiforvaltningen forventer fortsat, at de påkrævede afstemninger fra Accenture leveres som en del af oprydningsprojektet til september 2006.

Økonomiforvaltningen forventer at modtage leverancen fra KMD ultimo august 2006.

5

3.4 Lønanvisning, Forhold 2-4 (Fremskaffelse af en løbende dokumentation)

Procedurerne for afstemningen og den løbende dokumentation for afstemningen er endnu ikke etableret tilfredsstillende. Kommunen har således ikke modtaget dokumentation vedrørende KMD-perioden, november-december i 2005.

Revisionsdirektoratet finder det kritisabelt, at der ikke kan tilvejebringes fornøden og grundlæggende dokumentation af afstemninger og specifikationer af balanceposter, korrekt afregning til 3. part samt korrekt indberetning til skattemyndighederne af lønmodtagernes årsopgørelser for 2005.

Økonomiforvaltningen er enig i de anførte bemærkninger. Økonomiforvaltningen har trods påmindelser og rykkere ikke kunnet fremskaffe de påkrævede afstemninger i rette tid.

Fastsættelsen af vilkår og procedurer for opfølgning indgår i et igangværende projekt i KMD med aftalte samarbejdsflader til Økonomiforvaltningens regnskabsprojekt. Projektet forventes afsluttet oktober 2006.

6

3.4 Lønanvisning, Forhold 6

Revisionsdirektoratet spørger til udarbejdelsen af generelle retningslinier til brug for forvaltningernes behandling af løn ved anvendelse af Accenture- og KMD-Lønsystemet.

Revisionsdirektoratet vil blive inddraget i en godkendelsesproces af retningslinier udarbejdet af KMD inden udgangen af september 2006.

7

3.4 Lønanvisning, Forhold 7

Revisionsdirektoratet finder det kritisabelt, at Økonomiforvaltningen ikke – som led i forvaltningens interne kontrol af lønadministrationen – har indhentet revisorerklæringer fra serviceleverandørerne, der dækker de af Revisionsdirektoratet omtalte forhold.

Oprydningsprojektet vedrørende Accenture forventes afsluttet til oktober 2006. Økonomiforvaltningen har redegjort for oprydningsprojektet overfor Revisionsdirektoratet.

Økonomiforvaltningen vil sikre at KMD leverer de efterspurgte erklæringer, og at dette fremadrettet sker via faste rutiner.

8

3.4 Lønanvisning, Konklusion og revisionspåtegning

Endelig afstemning af lønregnskaberne for 2004 og 2005 forventes fremlagt for Borgerrepræsentationen i forbindelse med halvårsregnskabet for 2006.

Oprydningsprojektet (Accenture) og regnskabsprojektet er planlagt afsluttet i oktober 2006. Det medfører, at der først kan aflægges afslutningsstatus senere end Borgerrepræsentationsmødet, hvor halvårsregnskabet forelægges.

9

3.4 Lønanvisning, Anbefalinger

Direktoratet anbefaler…., at Økonomiforvaltningen fastlægger en årlig konkret handlingsplan til styring og opfølgning af, at serviceleverandøren af lønanvisningen leverer de forudsatte ydelser, og til forvaltningens supplerende kontroller til sikring af kommunens samlede regnskabsaflæggelse.

Økonomiforvaltningen er enig i, at der skal være en årlig handlingsplan/kalender for afstemnings- og opfølgningsopgaverne, såvel internt i KMD som for Kommunens opfølgning overfor KMD. Økonomiforvaltningen vil fremsende planen til Revisionsdirektoratet, når den foreligger inden udgangen af 2006.

10

3.6 Revisionspåtegning, Forbehold

Kommunens interne kontrol på lønområdet har været behæftet med væsentlige mangler og usikkerheder i form af manglende afstemning mellem lønsystemerne og kommunens bogføringssystem KØR, manglende erklæringer fra revisorerne af serviceleverandørerne Accenture og KMD samt 2 forvaltningers vurdering af usikkerheden om lønningerne. Vi har derfor ikke opnået den høje grad af sikkerhed for rigtigheden af lønningerne i regnskabet.

Det er Økonomiforvaltningens klare mål og forventning, at de omtalte igangværende projekter vil give det bedst mulige grundlag for at kontrollere rigtigheden af lønningerne i regnskabet, henset til de omfattende fejl og mangler opstået i perioden, hvor Accenture varetog lønanvisningen for Kommunen.

11

5.1 Økonomistyringssystemer, 5.1.1 Udviklingen af økonomistyringen i Økonomiforvaltningen, s. 19"

Revisionsdirektoratet har endnu ikke modtaget en henvendelse om drøftelse af en handlingsplan for økonomistyringen i Økonomiforvaltningen.

Økonomiforvaltningen har i 2006 gennemgået en større organisationsændring og vil gerne drøfte overvejelserne og de initiativer der er sat i gang med revisionen ved et møde i efteråret 2006.

12

5.2 IT-anvendelse, Manglende overholdelse af grundprincipper for styring af IT-sikkerhed

Revisionsdirektoratet anmoder om at blive holdt underrettet om forvaltningernes fortsatte IT-sikkerheds­arbejde, herunder udarbejdelsen af oversigter over anvendte IT-systemer, resultatet af de foretagne risikoanalyser samt vurderingen af forvaltningernes IT-driftsmiljø.

Arbejdet med en fællesanalyse på risikoområdet afventer - efter Revisionsdirektoratets egen anbefaling - strukturreformens endelige gennemførsel og alle forvaltningers udarbejdelse af deres risikoanalyser. De Forvaltninger der mangler er blevet rykket i oktober 2005 og på sikkerhedsledermødet den 9. juni 2006 har Sekretariatet givet status på forvaltningernes arbejde med risikovurderinger.

På baggrund af forvaltningernes tilbagemeldinger på sikkerhedsledermødet den 9. juni 2006 er det sekretariatets vurdering, at alle forvaltninger kan forventes at være færdige med udarbejdelsen af risikoanalyser inden årets udgang. For at sikre at dette sker, vil sekretariatet på ny gøre de administrerende direktører i de relevante forvaltninger opmærksom på, at risikoanalyserne fortsat ikke er færdiggjort. Sekretariatet vil endvidere følge op herpå på det førstkommende møde i sikkerhedslederkredsen.

Det skal endvidere bemærkes, at Økonomiudvalget den 9. maj 2006 godkendte, at kredsen af administrerende direktører igangsætter en analyse af potentialet for et kommunalt koncernservicefællesskab i forhold til administrative støttefunktioner blandt andet indenfor IT-administration. Analysens resultater vil blive forelagt Økonomiudvalget ultimo september 2006. En evt. beslutning om at samle kommunens IT-administration i et kommunalt koncernservicefællesskab vil sandsynligvis skabe et behov for en gennemgribende revision af sikkerhedsregulativet.

Økonomiforvaltningen vil fremover løbende bestræbe sig på at orientere Revisionsdirektoratet om IT-sikkerhedsarbejdet.

13

5.4 Balancen, Funktion 9.14. tilgodehavender i betalingskontrol

Vi skal henstille, at interne tilgodehavender afregnes inden årets udløb.

Økonomiforvaltninge er enig i, at interne tilgodehavender skal afregnes inden årets udgang.

14

5.4 Balancen, Funktion 9.15. Andre tilgodehavender

Indskud i virksomheder, der har karakter af lån til virksomheden skal registreres under funktion 9.25 Andre langfristede tilgodehavender og udlån.

Økonomiforvaltningen har noteret sig, at Revisionsdirektoratet anbefaler, der sker en ompostering af kommunens tilgodehavende.

Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler for kontering af udgifter og indtægter på forsyningsområderne forudsætter, at der er tale om kommunale forsyningsvirksomheder, dvs. virksomhederne er en del af den kommunale forvaltning. 

Med udskillelsen af kommunens forsyningsvirksomheder i selvstændige aktieselskaber, skal konteringen af forsyningsvirksomhedernes udgifter således ikke længere ske efter konteringsreglerne for kommunale forsyningsvirksomheder.

Økonomiforvaltningen vil på den baggrund tage en drøftelse med Revisionsdirekoratet om kontering af kommunens tilgodehavender i løbet af efteråret  2006 ."

15

5.4 Balancen, Funktion 9.15. Andre tilgodehavender (Kursuscentret)

Vi skal henstille, at specifikationer suppleres med oplysninger om årsagen til, at tilgodehavenderne ikke er opkrævet, herunder hvilke tiltag der har været gjort for at opkræve disse.

Revisionens bemærkning om supplerende oplysninger til specifikationerne tages til efterretning.

16

5.4 Balancen, Funktion 9.16. Forudbetalte udgifter

Vi skal henstille, at specifikationer indeholder oplysninger, så der kan foretages en bedømmelse af indholdet af saldoen. Endvidere bør denne post ikke indeholde gæld.

Økonomiforvaltningen tager bemærkningen til efterretning.

Det for meget indbetalte vil blive reguleret i 2006.

17

5.4 Balancen, Funktion 9.56. Anden kortfristet gæld - Barselsfonden

Vi skal anbefale, at der træffes foranstaltninger til, at interne kommunale krav overfor Barselsfonden kan afregnes inden regnskabsårets udløb.

Økonomiforvaltningen tager bemærkningen til efterretning.

Der arbejdes p.t. med en anden model til afregning af udgifter til barselsfonden, således at der løbende vil blive udbetalt tilskud.

Ny afregnings- og styringsmodel forventes at træde i kraft den 1. januar 2007.

18

5.4 Balancen, Funktion 9.59. Mellemregningskonto

Under hensyn til, at Københavns Idrætspark blev kommunaliseret i 2005, finder vi, at pantebrevene skal aflyses, og idrætsanlæggene tilskødes kommunen samt optages i kommunens regnskab som materielle anlægsaktiver.

Overdragelse af KI's ejendomme til Københavns Kommune er pt. under berigtigelse af Kultur- og Fritidsforvaltningen. Når skøderne er endelige uden rets-anmærkninger, vil Økonomiforvaltningen i samarbejde med Kultur- og Fritidsforvaltningen forestå endelig aflysning af pantebrevene.

19

5.4 Balancen, Funktion 9.75.  Anden langfristet gæld med indenlandsk kreditor

Vi finder, at der i anlægsregnskabet alene bør bogføres udgifter svarende til leverede ydelser, og at restbeløbet bør bogføres på balancen under funktion 9.16, Forudbetalte udgifter, indtil levering af ydelser har fundet sted.

Økonomiforvaltningen er principielt enig med Revisionsdirektoratet om, at der alene bør bogføres udgifter svarende til leverede ydelser. Der er dog i dette tilfælde tale om en speciel situation. Økonomiforvaltningen betragter indfrielsen af lånet som en samlet engangsbetaling til Ørestadsselskabet, der er bygherre og ikke en del af kommunen.

20

5.4 Balancen, Funktion 9.81-84. Materielle anlægsaktiver, ejendomme uden anlægsværdi

Vi skal henstille, at indregningen ændres, så regnskabet viser værdien af ejendommen svarende til kommunens ejerandel. 

Vi skal henstille, at den offentlige vurdering noteres i beskrivelsesfeltet i anlægsmodulet.

Økonomiforvaltningen tager revisionens henstilling til efterretning og vil inden udgangen af 2006 berigtige de omtalte forhold.

21

5.6 Tilbagekøbsrettigheder – frikøb – og udskydelsesordningen, Konklusion og anbefalinger

Det anbefales, at Økonomiforvaltningen overvejer, om de senere års væsentlige stigninger kontantpriserne i forhold til den offentlige ejendomsvurdering bør medføre justering af beregningsmodellen for fastsættelse af prisen for frikøb og udskydelser.

Det anbefales, at tilbagekøbsrettigheder fremover medtages i fortegnelsen over garantier, eventualrettigheder og -forpligtelser.

Økonomiforvaltningen finder jævnfør tidligere behandling af sagen ikke anledning til at justere beregningsmodellen for fastsættelse af prisen for frikøb og udskydelse af tilbagekøbsrettigheder.

For så vidt angår anbefalingen vedr. medtagelse i fortegnelse over garantier, eventualrettigheder etc., vil Økonomiforvaltningen medtage tilbagekøbsrettighederne i fortegnelsen over garantier, eventualrettigheder og forpligtelser.

22

6.1 Revisorerklæringer, Efterregning af Saldoopgørelsen

Forespørgsel til differencer mellem bogføringer og rapporter og en eventuel effekt på momsrefusion.

KØR-support sendte den 19. maj 2006 dokumentation og forklaring på differencen til Revisionen. Indholdet af rapporten er korrekt, da differencen fremgår som en manuel indtastet postering.

23

6.1 Revisorerklæringer, Udgifter til husleje omfattet af positiv listen

Vi skal henstille, at Økonomiforvaltningen undersøger, om bogføring omfattet af positivlisten kan udelades i momsanmeldelsen

Hvis dette ikke er tilfældet, bedes der korrigeret i opgørelsen for 2006.

Kultur- og fritidsforvaltningens bogføring af tilskud til huslejer er sket på en forkert art. Det skal dog bemærkes at udgifterne momsmæssigt er behandlet korrekt.

24

6.1 Revisorerklæringer, Salg af ejendom

På baggrund af mulig fejlkontering af et ejendomssalg bør det undersøges, om indtægten bør udgå af momsanmeldelsen.

Økonomiforvaltningen er enig i bemærkningen. Der vil i 2006 ske en regulering af den hjemtagne moms.

25

6.1 Revisorerklæringer, Aktiviteter uden momsrefusion

På baggrund af fejlopgørelser i Sundhedsforvaltningen bedes Økonomiforvaltningen foretage rettelser i opgørelsen for 2006.

Bemærkningen tages til efterretning. Beløbet reguleres i momsopgørelsen for 2006.

26

6.1 Revisorerklæringer, Vurderingen af status for økonomistyringen i Kvarterløft

Økonomiforvaltningen anbefales på baggrund af Revisionens rapport, at udarbejde en opgørelse til Teknik- og Miljøforvaltningen, som pr. 31. december 2005 viser bevillings- og forbrugsbeløbene på funktion 0.15.3 og 6.51.3.

Revisionsdirektoratet anbefalede opgørelser over bevillingerne på funktionerne 0.15.3 Kvarterløft og 6.51.3 økonomisk forvaltning, anlæg er udfærdiget og oversendt til Teknik- og Miljøforvaltningen.

27

7.1 Merudgifter til renovering af Øbro-hallen

Revisionsudvalget "rykker" for udarbejdelsen af en generel vejledning om, hvorledes forvaltningerne kan planlægge og udføre deres forudsatte tilsyn og andet tilsvarende controllingarbejde, så der sikres en bedst mulig budgetopfølgning i årets løb.

Økonomiforvaltningen har sendt Revisionsdirektoratet et udkast til vejledningen i juni 2006.

28

7.2 Specifikations- og dokumentationskrav til IT-kontrakter

Økonomiforvaltningen bør sikre, at Revisionsudvalgets anbefaling om angivelse af de nævnte specifikations- og dokumentationskrav i IT-kontrakter, bliver indarbejdet i Kasse- og Regnskabsregulativets rammebilag.

Det er Økonomiforvaltningens opfattelse, at der i kommunens rammebilag er stillet de fornødne krav til IT-kontrakters specifikations- og dokumentationskrav.