Etablering af fælles it-administrationsenhed i Københavns Kommune

Økonomiudvalget

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 22. juni 2004

J.nr. ØU 246/2004

4. Etablering af fælles it-administrationsenhed i Københavns Kommune

INDSTILLING

Økonomiforvaltningen indstiller,

· At der oprettes en it-administrationsenhed som beskrevet nedenfor.

· At enheden finansieres af forvaltningernes nuværende og kommende betaling til drift mv. af fælles it-systemer som anført i økonomiafsnittet.

RESUME

Foranlediget af anskaffelsen af ESDH er der behov for oprettelse af en fælles it-administrationsenhed. Enhedens opgaver bliver håndtering af administrative opgaver i forbindelse med drift af de nye fælles it-systemer samt tovholderfunktion på de fælles opgaver, der ikke umiddelbart kan placeres andre steder. Finansieringen sker indenfor udvalgenes nuværende rammer.

SAGSBESKRIVELSE

1. Baggrund

Det tværgående samarbejde mellem forvaltningerne på it-området har betydet, at en række nye fælles applikationer er taget i brug i de sidste par år og det forventes, at der kommer flere i de kommende år.

Udbredelsen af de nye fællessystemer kræver fælles håndtering af de daglige administrative opgaver, der er forbundet med at holde systemerne kørende. Den nuværende organisering af it-området giver ikke mulighed for dagligt effektivt tværgående samarbejde. Det indstilles derfor, at der laves en ændring i it-organiseringen som giver mulighed for dette.

Den nuværende rollefordeling omkring et fagsystem er som vist i figuren.

Brugere

Lokal brugersupport

Systemansvarlig / Systemejer

Driftsleverandør

Brugere er de daglige brugere som anvender applikationen i deres opgaveløsning.

Brugersupport håndteres i den enkelte forvaltning idet forvaltningen har en lokal superbrugerorganisation, driftsenhed, helpdesk eller lignende

Systemansvarlig / systemejer er den person som har det overordnede ansvar for systemets indhold og sikkerhed mv.

Driftsleverandør er den operatør som afvikler den daglige tekniske drift af systemet. For fælles systemerne er det bl.a. DM-data.

Den systemansvarlige / systemejeren placeres traditionelt i den forvaltning som står som ejer af det pågældende fagsystem. Hvis der er tale om et fælles system som bruges af alle forvaltninger (f.eks. KKnet) placeres systemansvaret / systemejerskabet i det relevante fagkontor i økonomiforvaltningen.

Denne organisationsmodel har stillet store krav til Økonomiforvaltningen om at koordinere udviklingsbehov, fejlrettelser mv. med forvaltningerne. I praksis er dette sket gennem oprettelse af en brugergruppe for hvert af de berørte systemer. I takt med indførslen af en række nye fælles systemer der er mere komplekse, såvel teknisk som administrativt er denne organisationsform pr system uhensigtsmæssig.

2. Oprettelse af en ny fælles it-administrationsenhed

Med indførelsen af ESDH, Elektronisk selvbetjening, KKnet, og fælles mail- og kalender, fælles AD, samt fælles sikkerhedsløsning er situationen imidlertid at disse nye fælles systemer ikke umiddelbart bør placeres i et af Økonomiforvaltningens fagkontorer eller i andre forvaltninger. Da der er behov for at etablere sammenhænge på tværs mellem de fælles systemet anbefales etableret en egentlig it-administrationsenhed som bl.a. har til opgave at være tovholder på de nye fællessystemer.

Enheden etableres i første omgang som en midlertidig ordning, hvor formålet alene er at sikre tovholderfunktionen på de fælles opgaver, der ikke umiddelbart kan placeres andre steder, bl.a. afstedkommet af ESDH. Når enheden har været i drift et stykke tid evalueres enhedens bemanding, opgaver og ressourcer.

Der skal efter beslutning om etablering af fælles it-administrationsenhed udarbejdes servicemål/SLA for enheden, ligesom opgaveportefølje og procedure for samarbejde skal fastlægges i detaljer.

I efteråret 2004 igangsætter it-styregruppen et arbejde med det formål generelt at se på opgavedelingen mellem forvaltningerne, den fælles enhed og eksterne leverandører. I forbindelse med dette arbejde tages der blandt andet stilling til bredere sammenføring af egentligt udførende opgaver fra forvaltningerne (drift, support, uddannelse) og der udarbejdes skriftlige aftaler om opgavesnittene (virksomhedskontrakter, ydelseskataloger eller andet)

Enheden placeres i tilknytning til Økonomiforvaltningen med reference til Økonomiforvaltningens 11. kontor. Derudover rapporterer og informerer enheden til forvaltningernes fælles it-styregruppe. Herved sikres sammenhængen til den overordnede strategiske styring af kommunens it-anvendelse.

Enheden overtager systemansvar samt ansvar for koordinering af administrative/tekniske opgaver i forhold til lokal brugersupport og driftsleverandøren. Ansvaret omfatter følgende systemer:

· KøbenhavnerNettet (Kommunens it-netværk).

· ESDH

· ESB

· KKnet

· Fælles sikkerhedssystem

· Fælles Exchange

· Fælles Active Directory (AD)

De opgaver som skal løses i relation til det enkelte system er beskrevet i bilag 1.

3. Bemanding og ressourcer

Enheden bemandes med en systemchef (lønramme 36) og yderligere 4 medarbejdere til varetagelse af aktiviteter i relation til KKnet, KøbenhavnerNet, ESB, Fælles AD/Exchange og ESDH.

Medarbejderne i IT-administrationsenheden skal have forståelse for IT-systemers funktionalitet og anvendelse samt kompetencer indenfor systemadministration generelt og gerne kendskab til systemanvendelse inden for den kommunale sektor.

Stillingen som systemchef slås op i åbent stillingsopslag. it-styregruppen medvirker ved ansættelse af systemchefen.

I det omfang, det er muligt, sker stillingsbesættelse ved interne overførsler, således at enheden tilføres de nødvendige kompetencer.

4. Deltagere i samarbejdet om it-administrationsenheden

Alle forvaltningerne med underliggende institutioner deltager i samarbejdet. Undtaget herfra er Københavns Skatte- og Registerforvaltning under Økonomiforvaltningen, under Økonomiforvaltningen, hvis placering afklares, når opgavefordelingen i den fremtidige kommunale struktur er besluttet. Indtil da synes det fornuftigt, at KSR ikke deltager i den fælles IT-administrationsenhed.

ØKONOMI

5. Finansiering

De 5 årsværk finansieres af følgende kilder:

· 2 årsværk finansieret via forvaltningernes betaling for drift af KKnet, jf. ØU 51/2003, der blev tiltrådt af ØU 4. marts 2003

· 1 årsværk fra fælles AD/Exchange, der skal nyfinansieres af forvaltningerne i forhold til antal opkoblinger

· 2 årsværk finansieret via forvaltningernes betaling for drift af ESDH, jf. BR 155/2003, der blev tiltrådt af BR 10. april 2003

Endvidere forventes følgende omkostninger ved oprettelsen af enheden

Tabel 1 – Følgeomkostninger ved oprettelse af fælles IT driftsenhed
Opgave	Pris pr. normering	Pris i alt
Driftsudgifter	76.000	380.000
Administrative støttefunktioner	53.000	265.000
I alt	129.000	645.000

Driftsudgifterne omfatter enhedens administrationsbudget, efteruddannelse, udgifter til indkøb af særligt IT udstyr og licenser, kontorinventar etc. Driftsudgifterne dækkes gennem opkrævning til forvaltningerne som en del af betalingen for fælles IT systemer.

Administrative støttefunktioner omfatter ydelser vedrørende bogføring, HR-ydelser og standard IT. Ydelserne leveres af Økonomiforvaltningens Administrationssekretariat.

Økonomien er under forudsætning af at driftsenheden kan etableres i Økonomiforvaltningens eksisterende lokaler. Såfremt dette ikke kan lade sig gøre, vil driftsudgifterne stige tilsvarende.

Udgifterne til it-administrationsenheden afholdes af Økonomiforvaltningen på konto 6.51.1. En del af udgifterne vil blive opkrævet hos forvaltningerne ved intern fakturering eller ved ændring i udvalgenes bevilling.

MILJØVURDERING

Ingen kommentarer

ANDRE KONSEKVENSER

Ingen

HØRING

Indstillingen er udarbejdet i samarbejde med forvaltningerne. Indstillingen er behandlet på et møde for forvaltningernes fælles it-styregruppe samt et møde i kredsen af administrerende direktører.

Bilag

1. Opgaver for system ansvarlig / systemejer

Erik Jacobsen

/ Bjarne Winge

Til top