Udmøntning af anlægsbevilling til "De fysiske forhold skal være i top"

I Beskæftigelsesaftalen for 2012 blev det besluttet at borgermodtagelserne i BIF om­byg­ges til at understøtte selv- og medbetjening som en del af service strategien ”Borger­en ved Roret”. Midlerne blev bevilget i Budget 2012, som en flerårig anlægsbevilling.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalget anbefaler over for Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen,

1.       at der frigives en anlægsbevilling på samlet 10 mio. kr. til projektet ”De fysiske forhold skal være i top”. Midlerne skal frigives på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets bevilling 3815 og funktion 6.45.51.3 fordelt med 7 mio. kr. i 2012 og 3 mio. kr. i 2013.,

2.       at der heraf overføres kr. 1.970.000 mio. kr. (2012 p/l) i 2012 og 6.830.000 mio kr. (2013 p/l) i 2013 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling 3815 til gennemførsel af ombygningen af modtagelserne. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen disponerer over de resterende 1,2 mio. kr. af de samlede anlægsmidler til gennemførsel af borgerinvolvering i analysefasen, kommunikation og projektledelse gennem hele projektet.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget oversender sagen til Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

Økonomiudvalget præciserer, at overførslen til Kultur- og Fritidsudvalget sker til bevillingen "Københavns Ejendomme - Anlæg".

Økonomiudvalget præciserer, at de angivne beløb i 2. at-punkt på kr. 1.970.000 i 2012 og kr. 6.830.000 (2013 p/l) er i kr. og ikke mio. kr.

Økonomiudvalget forudsætter, at eventuelle merudgifter som følge af sagen afholdes inden for Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets budgetramme.

(Kultur- og Fritidsudvalgets §15 fremgår af ’Oversigt over politisk behandling’)

Med vedtagelse af Beskæftigelsesaftalen for 2012 og Budget 2012 har BIU besluttet at gennemføre servicestrategien ”Borgeren ved Roret”.

Ombygning af modtagelserne i BIF er et anlægsprojekt, og da det ikke blev stjernemarkeret i forbindelse med Budget 2012, fremlægges hermed beslutnings­oplæg med henblik på at få udmøntet finansieringen af projektet, som er helt essentielt for gennemførsel af Borgeren ved Roret programmet.

Projektet har til formål at ombygge modtagelserne således at de i højere grad kan understøtte selv- og medbetjening og dermed indgå som en forudsætning for de it-investeringer, der i øvrigt ligger i programmet.

Det kanalstrategiske mål om at øge graden af selv- og medbetjening kan kun lykkes, hvis det fysiske rum indbyder til selv- og medbetjening og samtidig skaber sammenhæng og overskuelighed for borgerne. Vores modtagelser skal markere de signaler og budskaber vi ønsker at sende og skal være letaflæselige.

Der er indledt samarbejde mellem BIF og Kejd, hvor næste skridt er at Kejd udpeger en projektleder og en rådgiver, som kan følge projektet hele vejen.

BIF er ansvarlig for at gennemføre den politiske beslutningsproces (BIU, ØU og BR) .

Der arbejdes pt. ud fra følgende tidsplan, som vil blive tilpasset, når Kejds projektleder og rådgiver har haft mulighed for at sætte sig ind i opgaven.

Analyse fase: vinter-forår 2012: (Primært BIF)

1. Projektbeskrivelse og udmøntning af anlægsmidlerne godkendes i BIU og BR
2. indsamling af erfaringer, f.eks. fra Borgerservice, banker, andre kommuner og/eller lande
3. innovativ borgerinvolverende proces, hvor det konkretiseres hvorledes rummene kunne udformes for at understøtte ovennævnte formål. Processen tager udgangspunkt i spørgsmålet ”Hvordan involverer vi borgerne fra starten, så de kan betjene sig selv?”. Den innovative del af projekt 1.7 ”Smartere håndtering af fremmøde” skal inkluderes i denne proces.

Udviklingsfase: sommer-efterår 2012 (Primært Kejd)

1. kravspecificering
2. udbud og kontraktindgåelse.

Ombygning og ny-indretning af modtagelserne i jobcentrene: vinter-forår 2012-13 (både BIF og Kejd) Skælbækgade, Nyropsgade, Musvågevej og Baldersgade

1. Lokaliteterne Skælbæksgade 2-4 og Nyropsgade 41-43 er begge 3. mandslejemål, mens Musvågevej 15 og Baldersgade 24 er kommunale lejemål.
2. Projektforløbet er igangsat med indeståelseserklæring på projekteringen, og  Københavns Ejendomme igangsætter ide- og programfasen, hvor behovene på hvert enkelt lokalitet afklares i samarbejde med fagforvaltningen.
3. Projekteringen vil forløbe over sommeren 2012. Det forventes, at entrepriseudbud kan afholdes i oktober 2012, og entreprisearbejderne kan afleveres foråret 2013.

Ombygning og ny-indretning af modtagelserne i øvrige centre: sommer-efterår 2013 (både BIF og Kejd) Sundholmsvej 22-28, Vester Søgade 10, 4. Sal, Teglværksgade 31, Hejrevej 10, Gamle Vasbygade 49 og Sydbanestien 6.

1. Projektforløbet vil blive igangsat med ide- og programfasen, hvor behovene på hvert enkelt lokalitet afklares i samarbejde med fagforvaltningen.
2. Behovsafdækningen vil blive fortaget over sommeren 2012, hvorefter ide- og programfasen vil forløbe over efteråret 2012.
3. Projekteringen vil forløbe over vinteren 2012. Det forventes, at entrepriseudbud kan afholdes i foråret 2013, og entreprisearbejderne kan afleveres efteråret 2013.

Projektet vil dele opgaven mellem BIF og Københavns Ejendomme, således at Kejd vil have ansvar for indgåelse af kontrakt med leverandører og for projektledelsen, der relatere til den overordnede bevilling og til overholdelse af tidsplan. Det vil således være Kejd, der varetager leverandørstyringen og sikrer overholdelse af relevant lovgivning.

Som supplement til dette vil det være BIF, der varetager involveringen af borgerne omkring deres krav og forventninger til ombygningen, og det vil være BIF, der sikrer løbende kommunikation med borgerne under ombygningen og som sikrer, at medarbejdere og ledere i de berørte centre involveres i såvel foranalyse som gennemførelse af projektet.

Der er en samlet anlægsbevilling på kr. 10.000.000

Bevilling i BIF: Anlæg (3815) og funktion 6.45.51.3

Bevilling i Kejd: Anlæg (3815) og funktion 6.45.51.3

Bevillingen planlægges anvendt som følger

Anlægsbevilling	2012	2013	Samlet
Kejd
• Administrationsbidrag	170.000,00	0	170.000,00
• Rådgivning	500.000,00	500.000,00	1.000.000,00
• Entreprise	1.300.000,00	6.330.000,00	7.630.000,00
Total Kejd	1.970.000,00	6.830.000,00	8.800.000,00
BIF
• Projektledelse	432.600,00	600.100,00	1.032.700,00
• Innovationsforløb	136.800,00	30.500,00	167.300,00
Total BIF	Kr. 569.400,00	Kr. 630.600,00	Kr. 1.200.000,00
Total anlægsbevilling	Kr. 2.539.400,00	Kr. 7.460.600,00	Kr. 10.000.000,00

Hvis Beskæftigelses og integrationsudvalget godkender indstillingen den 23. april, skal sagen for Økonomiudvalget den 22. maj og for Borgerrepræsentationen den 31. maj.

Herefter vil Kejd kunne arbejde videre med kravspecifikationen og valg af leverandører.

Morten Binder/        Kaj Ove Christiansen

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen indstiller at Beskæftigelses- og integrationsudvalget overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler:

1.       at der frigives en anlægsbevilling på samlet 10 mio. kr. til projektet ”De fysiske forhold skal være i top”. Midlerne skal frigives på Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets bevilling 3815 og funktion 6.45.51.3 fordelt med 7 mio. kr. i 2012 og 3 mio. kr. i 2013.,

2.       at der heraf overføres kr. 1.970.000 mio. kr. (2012 p/l) i 2012 og 6.830.000 mio kr. (2013 p/l) i 2013 til Kultur- og Fritidsudvalgets bevilling 3815 til gennemførsel af ombygningen af modtagelserne. Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen disponerer over de resterende 1,2 mio. kr. af de samlede anlægsmidler til gennemførsel af borgerinvolvering i analysefasen, kommunikation og projektledelse gennem hele projektet.

Beskæftigelses- og Integrationsudvalgets beslutning i mødet den 23. april 2012

Indstillingen blev godkendt.

Kultur- og Fritidsforvaltningen oversender sagen til Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen med følgende erklæring:

”Kultur- og Fritidsforvaltningen skal på vegne af Kultur- og Fritidsudvalget meddele, at Kultur- og Fritidsforvaltningen ingen bemærkninger har til, at sagen om

·         Udmøntning af anlægsbevilling til "De fysiske forhold skal være i top"

gennemføres i den foreliggende form.”

Økonomiudvalgets beslutning den 22. maj 2012

Indstillingen blev anbefalet med den bemærkning, at de angivne beløb i 2. at-punkt er anført som værende 2013 p/l. Det skal rettelig være 2012 p/l.