Indstilling om elektronisk mødemateriale

Der skal træffes beslutning om, at mødemateriale til udvalgene og Borgerrepræsentationen alene formidles elektronisk til Borgerrepræsentationens medlemmer.

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at mødemateriale til udvalgene og Borgerrepræsentationen fra 1. august 2012 alene formidles elektronisk via eDagsorden og www.kk.dk til Borgerrepræsentationens medlemmer,

2. at Borgerrepræsentationens medlemmer i den forbindelse får stillet en iPad med tilhørende applikationer til rådighed,

3. at partiernes 1. - 3. stedfortrædere til Borgerrepræsentationen får stillet en iPad med tilhørende applikationer til rådighed i stedet for den af kommunen udleverede bærbare pc,

4. at der i 2012 gives en anlægsbevilling på 0,9 mio. kr. (2012 p/l) på Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk forvaltning, anlæg, funktion 6.45.51.3 til eDagsorden samt indkøb af iPads med tilhørende applikationer, samt

5. at effektiviseringsgevinsten ved elektronisk formidling af dagsordensmaterialet indgår som et tværgående effektiveringsforslag for budget 2013.

Der blev med en ændring af kommunestyrelsesloven 1. januar 2010 givet mulighed for at kommunalbestyrelserne ved flertalsbeslutning kan bestemme, at mødemateriale inden for de i loven anførte rammer kun formidles til kommunalbestyrelsens medlemmer elektronisk. Lovændringen havde baggrund i en anbefaling fra Arbejdsgruppen om kommunalpolitikernes rolle og arbejdsvilkår.
 
Formålet med lovændringen er at give kommunalbestyrelserne frihed til at beslutte den fornødne digitalisering og opnå den derved forbundne administrative lettelse.

Borgerrepræsentationens Sekretariat har efter ønske fra gruppeformandskredsen arbejdet på at styrke den tekniske platform til elektronisk formidling af medlemmernes dagsordener til Borgerrepræsentationens og udvalgenes møder.

Elektronisk formidling af medlemmernes mødemateriale vil forbedre den politiske betjening, da medlemmerne vil kunne tilgå materialet hvor som helst, når som helst.

Derudover vil elektronisk formidling bidrage til indfrielse af målsætningerne om at nedbringe papirforbruget i Københavns Kommune og udgifterne til udbringning samt lette de administrative sagsgange.

Det er en forudsætning for elektronisk formidling, at dagsordensmaterialet nemt skal kunne tilgås elektronisk uanset det tekniske udstyr, geografi og accesspoint (inden for/uden for kommunens netværk).

Økonomiforvaltningen finder, at implementering af nedenstående tiltag vil realisere målet om elektronisk formidling:

1.      Indkøb af iPads med tilhørende applikationer

2.      Ibrugtagning af en BR-portal på www.kk.dk

 

Ad 1.

Det anbefales, at Borgerrepræsentationens medlemmer får stillet en iPad med tilhørende applikationer (programmer) til rådighed.

Der vil på iPad’en være en række produktivitetsapplikationer (programmer) til iPad’en samlet i en pakke til tekstbehandling, regneark, præsentationer og notetagning.

Disse applikationer vil sikre, at iPad’en bliver et egentligt supplement til det allerede udleverede IT-udstyr/smart-phones og mere end bare en læseplade (e-reader).

Et centralt værktøj i digitaliseringen af mødematerialet er programmet eDagsorden fra firmaet Ditmer, der giver mulighed for via browser eller iPad at få vist mødematerialet og som giver mulighed for at tilføje og udveksle kommentarer til både punkter og bilag samt at dele kommentarerne med gruppemedlemmer etc.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at iPads med tilhørende applikationer indfrier medlemmernes krav til mobilitet, tilgængelighed og funktionalitet i forhold til digitaliseret mødemateriale.

Ad 2

Formålet med BR-portalen er at tilbyde professionel politisk betjening til politikerne i form af én digital politikerportal, hvor politikerne kan finde de informationer, som de har brug for i forbindelse med varetagelsen af deres hverv.

Portalen kommer blandt andet til at indeholde dagsordener med tilhørende bilagsmateriale, protokoller, materiale ud over dagsordensmaterialet såsom notater, årsregnskaber, budgetter, strategier, organisationsdiagrammer, vedtagne politiker, invitationer, kontaktoplysninger på medarbejdere mm. Herudover vil hvervsdatabasen og videoarkiv over Borgerrepræsentationens møder kunne tilgås.

Politikerportalen vil være at finde på www.kk.dk under politik/indflydelse.

Økonomiforvaltningen er således ved at strukturere indholdet på politik/indflydelse, så det lever op til de behov, Borgerrepræsentationens medlemmer har. Som led i dette arbejde vil indholdet på BR-portalen på intranettet blive flyttet over på www.kk.dk.

Materialet vil således være at finde på www.kk.dk, og det vil derfor ikke være nødvendigt at logge på kommunens netværk for at tilgå informationerne.

Sideløbende med dette arbejde, er Økonomiforvaltningen ved at undersøge mulighederne for at oprette en ”Min Politikerside”, som man kender det fra ”Min Side” på www.borger.dk, der fungerer som borgerens indgang til det offentlige.

Ideen med ”Min Politikerside” er, at den vil være BR-medlemmets personlige side. Det vil således blandt andet være muligt for det enkelte medlem at vælge, hvilke informationer man ønsker at få vist på siden.

Suppleanter
Der leveres i dag til de 7 partiers 1, 2 og 3. suppleanter en bærbar computer. Computeren leveres med indbygget 3G-løsning samt tilhørende taske og ekstern USB-harddisk til brug for medlemmets egen backup.

Baggrunden for udlevering af IT-udstyret til suppleanterne er at give dem mulighed for at følge arbejdet i udvalgene og Borgerrepræsentationen, således at de nemt kan indtræde i arbejdet i udvalgene og Borgerrepræsentationen.

Det er Økonomiforvaltningens vurdering, at dette hensyn fortsat kan varetages ved udlevering af iPads i stedet for en bærbar computer. Dette vil samtidig give en årlig effektiveriseringsgevinst på omkring 90.000 kr. i sparede udgifter til IT-udstyr. Driftsudgifterne til en iPad er således årligt 979 kr. mod 5.327 kr. til en bærbar pc.

Budgettet for indkøb af iPads, eDagsorden samt produktivitetsapplikationer er 900.000 kr (2012 p/l). Udgifterne hertil afholdes indenfor Økonomiudvalgets anlægsramme.

De årlige løbende driftsudgifter ved anskaffelse af iPads samt eDagsorden beløber sig til 370.000 kr. (2012 p/l). De årlige driftsudgifter afholdes indenfor Økonomiudvalgets bevilling Økonomisk forvaltning, service, funktion 6.42.41.1.

Det forventes, at elektronisk formidling af dagsordensmaterialet vil resultere i en årlig besparelse på trykning og udbringning på 800.000 kr. (2012 p/l). Hertil skal lægges en årlig besparelse på suppleanternes IT-udstyr på 90.000 kr. (2012 p/l). Effektiviseringsgevinsten ved elektronisk formidling forventes således at beløbe sig til 520.000 kr årligt (2012 p/l).  

Det endelige effektiviseringspotentiale vil blive fastlagt frem mod budgetforhandlingerne for budget 2013, således at effektiviseringsgevinsten kan indgå i budgetforhandlingerne for budget 2013 som et tværgående budgetforslag.

Indstillingen vil blive forelagt Økonomiudvalget tirsdag den 22. maj og Borgerrepræsentationen den 31. maj.

Borgerrepræsentationens medlemmer vil få stillet en iPad til rådighed i 2. uge i juni og dagsordenen til Borgerrepræsentationens møde onsdag den 20. og torsdag den 21. juni 2012 vil blive formidlet via eDagsorden på medlemmernes iPads.

Fra 1. august 2012 vil dagsordensmaterialet til udvalgenes og Borgerrepræsentationens møder alene blive formidlet elektronisk via eDagsorden og www.kk.dk

Økonomiforvaltningen indstiller, at gruppeformandskredsen overfor Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen anbefaler,

1. at mødemateriale til udvalgene og Borgerrepræsentationen fra 1. august 2012 alene formidles elektronisk via eDagsorden og www.kk.dk til Borgerrepræsentationens medlemmer,

2. at Borgerrepræsentationens medlemmer i den forbindelse får stillet en iPad med tilhørende applikationer til rådighed,

3. at partiernes 1. - 3. stedfortrædere til Borgerrepræsentationen får stillet en iPad med tilhørende applikationer til rådighed i stedet for den af kommunen udleverede bærbare pc,

4. at udgifterne på i alt 900.000 kr. til eDagsorden samt indkøb af iPads med tilhørende applikationer afholdes indenfor Økonomiforvaltningens anlægsramme for 2012, samt

5. at effektiviseringsgevinsten ved elektronisk formidling af dagsordensmaterialet indgår som et tværgående effektiveringsforslag for budget 2013.
 

Gruppeformandskredsens beslutning den 11. maj 2012

 

Der blev stemt om indstillingen.

 

For stemte: A, F, Ø, B, O, V og Jaleh Tavakoli (løsgænger)

Imod stemte: C

 

Indstillingen blev dermed anbefalet.

Økonomiudvalgets beslutning den 22. maj 2012

Overborgmester Frank Jensen (A) fremsatte følgende ændringsforslag: Det foreslås, at indstillingens 1. at-punkt ændres til

”at mødemateriale til Borgerrepræsentationen fra 1. august 2012 og for udvalgene fra 1. september 2012 alene formidles elektronisk via eDagsorden og www.kk.dk til Borgerrepræsentationens medlemmer,”

 

Indstillingen blev anbefalet med det stillede ændringsforslag.