Bedre styr på Københavns Kommunes indkøb af it-systemer

I budget 2012 er det, som en del af indsatsen ”Styr på it”, besluttet ”at indføre en fælles beslutningsproces for anskaffelse af større it-systemer.” Processen skal under­støtte målet om at reducere antallet af it-systemer, da flere af disse i dag løser de samme forretnings­behov. Det blev også besluttet, at Økonomi­udvalget skal forelægges en platformstrategi, som beskriver hvordan kommunens digitaliserings­behov kan løses med færre it-systemer. Platformstrategien er udmøntet i guide­lines og konkrete teknologi­­valg, jf. bilag 3, som vil være retningsgivende for hvilke it-systemer, der skal implementeres frem­over samt hvordan dette gøres i forhold til fremtidige it-anskaffelser.

Nærværende indstilling udmønter denne proces, som herefter vil gælde for alle større it-anskaffelser i kommunen (se definition senere i indstillingen).

It-anskaffelser er også underlagt den fælles­­­kommunale digitaliserings­strategi, som stiller en række digitaliserings­­­­krav til kommunerne som skal opfyldes. Økonomi­­udvalget har på et møde den 1. februar bedt om en status på denne strategi i Københavns Kommune, som vedlægges indstillingen (se bilag 4).

Økonomiforvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Borgerrepræsentationen, anbefaler at det godkendes,

1. at der indhentes en it-anskaffelsesvurdering fra Koncernservice forud for større it-anskaffelser finansieret af anlægsmidler, inden der træffes beslutning om hvilken it-anskaffelse man vil foretage,
2. at vurderingerne i den obligatoriske del af it-anskaffelsesvurderingen fra Koncern­service vil være obligatorisk for den anskaffende enhed at følge, jf. bilag 1,
3. at de udvalgte teknologier, jf. bilag 3, udgør grundlaget for Koncernservices it-anskaffelses­vurderinger,
4. at processen for vedligeholdelsen af teknologivalgene godkendes og placeres i Koncernservice,
5. at Koncernservice underlægges et servicemål på gennemsnitligt 15 arbejdsdage fra henvendelse til it-vurderingen skal foreligge,

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

6. at status på Københavns Kommunes udmøntning af projekter og effektiviseringspotentialer i den fælleskommunale digitaliserings­strategi, jf. bilag 4 tages til efterretning.

Københavns Kommune har gennem flere år haft et ønske om at konsolidere og standardisere kommunens it-systemportefølje og nedsætte omkostningerne i forbindelse med anskaffelse og efterfølgende drift af it-løsninger jf. budgetaftalerne for 2010 og 2011. Den primære anskaffelse af it-løsninger foretages i dag af de enkelte forvaltning­er, forretningsenheder eller lokale centre. En nylig opgørelse viser, at der er ca. 550 it-systemer og systemintegrationer/services samt ca. 180 nye it-projekter i pipeline [1] .

Antallet understreger behovet for koordinering og styring af udgifter til anskaffelse, drift og vedligehold af it-systemerne på tværs af kommunen. Kommunens samlede driftsudgifter til it udgjorde ca. 500 mio. kr. i regnskab 2011 [2] . Dette beløb udgør kun de direkte driftsudgifter til it herudover kommer udgifter til årsværk samt anlægsudgifter til it. Derudover udgjorde den samlede andel af overførte midler i overførselssagen for 2011 på it-området ca. 30 mio. kr., hvilket er udtryk for, at det er vanskeligt at få udmøntet de anlægsmidler, der afsættes i budgetterne til it-projekter i kommunen.

Københavns Kommune ønsker også at få et større udbytte af det fælleskommunale og fællesoffentlige samarbejde om digitalisering og den potentielle gevinst for kommunerne på 2 mia. kr. En sådan gevinst nødvendiggør imidlertid tværgående koordinering og prioritering af de mange nye it-anskaffelser. Særligt initiativerne i den fælles­kommunale digitaliserings­strategi indebærer store investeringer for at høste de tilsvarende store effektiviseringspotentialer i de kommende år og der er allerede mange projekter i gang i kommunen, jf. bilag 4.

Samlet set vil en øget styring og koordinering af it-anskaffelser kunne understøtte målet om at reducere i kommunens systemportefølje og udnytte synergieffekter på tværs af forvaltningerne samt mulighed for at tilslutte sig fællesoffentlige løsninger og få opbygget en mere strømlinet it-arkitektur.

[1] Opgørelsen baserer sig på udtræk fra Fælles Information om Systemer i Københavns Kommune (FISKK) samt indmeldinger fra forvaltningerne om nye it-projekter.

[2] Udgifterne er opgjort i forbindelse med administrationsplansprojektet.

Der etableres en ny proces for anskaffelse af it-systemer gældende for hele kommunen, for at øge styrbar­heden på it-området og understøtte eksekveringskraften for såvel rent københavnske som fælleskommunale it-projekter, samt nedbringe de økonomiske ud­gifter på området.

Koncernservice har som led i processen for nyanskaffelser udarbejdet fælles guidelines i forhold til teknologivalg, som vil være retningsgivende, når en anskaffende enhed skal have foretaget en it-vurdering. Disse guidelines vil også være styrende for, hvilke teknologier kommunen vælger at standardisere og konsolidere it-systemporteføljen på fremadrettet. Teknologivalgene indeholder en standardisering og konsolidering af fx kommunens databaser, webplatforme og ledelsesinformations­systemer.

Gevinsterne ved at indføre processen samt fælles guidelines for teknologivalg er;

·         Bedre og mere sammenhængende service over for borgerne

·         Sparede omkostninger for kommunen i forbindelse med genbrug af funktionalitet og hardware,

·         Forebygge fejlinvesteringer i it-systemer, der kun delvist løser forretnings­opgaven eller ikke umiddelbart passer med kommunens tekniske it-platform eller understøtter kommunens it-strategi,

·         Sparede projekt- og anskaffelsesomkostninger, når it-anskaffelser koordineres på tværs af forvaltninger og med andre kommunale eller fællesoffentlige tiltag,

·         Færre omkostninger ved f.eks. ressortomlægninger i kommunen,

·         Færre udgifter til at holde kommunens it-systemportefølje i drift.

For at kunne indfri de ovenstående gevinster vil der fremover i forbindelse med en nyanskaffelse af et it-system skulle foretages en it-anskaffelsesvurdering af Koncern­service, som rummer 5 kompetenceområder; teknologisk arkitektur, it-sikkerhed, arkivering, brugeradministration og drift. Vurderingen er af teknisk karakter og er en minimumsvurdering og vil være obligatorisk at følge, jf. bilag 1.

Koncern­service vil ikke afgive vurdering på den forretningsmæssige og forvaltnings­specifikke funktionalitet. Her vil det fortsat være forvaltningerne selv, der har ansvaret. Ønsker den anskaffende enhed en mere omfattende vurdering, så rådgiver Koncern­service også, men disse vurderinger vil være vejledende.

Processen for it-anskaffelsesvurderinger

Der etableres en gennemsigtig, dokumenteret og ensartet beslutnings- og vurderings­proces. Processen tilrettelægges således, at vurderingen finder sted allerede, når et behov erkendes og beskrives i en organisatorisk enhed jf. bilag B. Processen gælder primært for større it-anskaffelser. Større it-anskaffelser defineres som; it-anskaffelser finansieret af anlægsmidler uanset om disse måtte være stjernemarkeret eller ej (dvs. udmøntet ved budgetvedtagelsen).

Processen for de omfattede anskaffelser indebærer:

1)      Den anskaffende enhed henvender sig til Koncernservice og drøfter behov for løsning

2)      Den anskaffende enhed indmelder og beskriver behov for løsning via Fælles Information om Systemer i Københavns Kommune (FISKK) eller opretter en sag i Remedy

3)      Koncernservice leverer senest 15 arbejdsdage efter modtagelse af en system­anmeldelse via FISKK en it-vurdering til anskaffende enhed efter endt dialog med enheden.

It-anskaffelsesvurderingen, som vil være en samlet skriftlig vurdering, vedlægges den anskaffende enheds indstilling om udmøntning af anlægsbevillingen til Borger­repræsentationen. Alternativt bilægges it-anskaffelsesvurderingen til Direktionen i den pågældende forvaltning inden beslutning om anvendelse af stjernemarkeret bevilling. It-anskaffelsesvurderingen skal også indgå som en del af udbudsprocessen, således at der forelægger en godkendelse, inden der indkøbes noget nyt it-system.

For at undgå, at der træffes beslutning i budgettet som efterfølgende viser sig vanskelige eller fordyrende at idriftsætte i kommunens it-infrastruktur anbefales det, at en foreløbig vurdering af it-anskaffelsen finder sted allerede ved udarbejdelse af budgetforslag og forslag til effektiviseringskataloget, når disse vedrører anskaffelse af it-systemer eller væsentlige ændringer til de eksisterende.

Processen for it-anskaffelsesvurderingerne vil blive evalueret ved årsskiftet med inddragelse af forvaltningerne i forhold til eventuelle justeringer.

Processen for vedligeholdelse af it-teknologivalgene

De teknologivalg, der ligger til grund for it-anskaffelsesvurderingen, er dynamiske, da teknologien udvikler sig hastigt. Teknologivalgene vil derfor skulle vedligeholdes i form af løbende opdateringer af konkrete produktblade, som anvendes ved it-anskaffelses­vurderingerne. Det er Koncernservice, der har ansvaret for at vedligeholde disse og det gøres i samarbejde med Digitaliseringschefkredsen. I vedligeholdelsen og valgene af konkrete it-teknologier forpligter Koncern­service sig til at have tæt kontakt med forvaltningerne og tage højde for deres forretnings­mæssige valg, samt følge udviklingen indenfor den fællesoffentlige og den fælleskommunale digitaliserings­strategi nøje.

Koncernservices direktion godkender og evaluerer ændringer af it-teknologivalg med Digitaliseringschefkredsen som høringspart. Koncernservice er forpligtet til at under­støtte forretningsmæssige behov, koble sig til fællesoffentlige og -kommunale platforme og følge den teknologiske udvikling proaktivt. Den godkendte version vil være tilgængelig på KKnet med angivelse af tidspunkt for ajour­føring.

Status på den fællesoffentlige og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi

Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi består af i alt 60 initiativer, hvoraf omkring halvdelen har relevans for kommunerne. Største­parten af disse er operationaliseret i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi. Denne består af 32 projekter fordelt på: Digital kommunikation med borgerne, Beskæftigelse, Børn og kultur, Social og sundhed, Teknik og miljø og Sammen­hængende it og konkurrence. Der er dog allerede nu problemer med at løfte alle projekterne. På KL’s bestyrelsesmøde den 14. marts, blev der meldt om problemer for 14 ud af 36 af projekterne, i form af f.eks. forsinkelser eller finansierings­problemer.

KL regner med en total gevinst for de to strategier på 2 mia. kr. for kommunerne, selvom en sammenregning af de enkelte projekters estimerede gevinster giver 2,8 mia. kr. Dette har KL forklaret med at der hersker betydelig usikkerhed om gevinsterne, samt at der også skal tages højde for nye driftsudgifter. Økonomiforvaltningen har ud fra KL’s tal anslået potentialet til at være 200 mio. kr. for Københavns Kommune [1] , hidtil er der dog kun kvalificeret et potentiale på ca. 49-59 mio. kr. (Se bilag 4). Potentialet er forbundet med indførelsen af obligatorisk selvbetjening på en række kommunale ydelsesområder frem mod 2015. Potentialet afhænger af hvilke områder der udvælges, men et indledende skøn er mellem 10 – 20 mio. kr. Når potentialet forelægger, vil det indgå i de kommende års budgetforhandlinger.

En væsentlig del af potentialet vedrører Digital post, som udmøntes i Citizen.2015 pakken. Det fælles offentlige skøn på implementeringen af obligatorisk digital post i Københavns Kommune er 60 mio. kr. Efter en intern dialog mellem forvaltningerne er det Økonomiforvaltningens vurdering, at potentialet for besparelser på postområdet er ca. 24 mio. kr. (se bilag 4).

[1] 10 % af det fælleskommunale gevinstpotentiale på 2 mia. kr. fra den fælles­offentlige og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi.

Der er ingen ændringer af bevillinger, som følge af denne sag.

Claus Juhl                           /Bjarne Winge

Økonomiudvalgets beslutning den 22. maj 2012

Indstillingen blev anbefalet.