Statusrapport pr. februar 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

Økonomiudvalget

 

DAGSORDEN

for ordinært møde tirsdag den 22. april 2008

 

ØU 156/2008

 

 

1.                   Statusrapport pr. februar 2008 om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets økonomi (Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget)

 

 

 

Månedlig statusrapport om genopretningen af Børne- og Ungdomsudvalgets (BUU) økonomi til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget, jf. BR 678/06.

INDSTILLING OG Beslutning

Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget beslutter, 1.                  at tage statusrapporten fra februar til efterretning,   2.                  at tage til efterretning, at Deloitte har valideret Børne- og Ungdomsudvalgets budget 2008 i forhold til den forventede aktivitet i 2008, og at Deloitte forventer, at der er et mindreforbrug på 33,9 mio.kr. i Børne- og Ungdomsudvalgets budget 2008,   3.                  at den fremtidige rapportering på økonomistyring og økonomisk balance i Børne- og Ungdomsforvaltningen fra og med statusrapport pr. marts 2008 ændres til at koncentrere sig om 4 nærmere definerede temaer, som af Deloitte vurderes særligt relevante.

 

Problemstilling

Borgerrepræsentationen godkendte genopretningsplanen for Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) den 14. december 2006, herunder at Økonomiudvalget skal have en månedlig statusrapport. Statusrapporten fra februar 2008 gives her.

 

Løsning

Genopretningsplanen (økonomistyring)

I rapporteringen for februar måned er 7 indsatsområder blevet vurderet. 5 af de 7 indsatsområder vurderes til at følge fremdrift i forhold til planen, mens 1 indsatsområde (betalinger til/fra andre kommuner) har en mindre tilfredsstillende fremdrift. Endelig har det ikke været muligt at kontrollere fremdriften for 1 indsatsområde (statusposter, oprydning) inden for tidsfristen af denne rapportering, jf. nedenfor. Det er Deloittes samlede vurdering, at fremdriften i genopretningsplanen i forhold til januar måneds rapportering overvejende er tilfredsstillende. 

 

De "gule" indsatsområder

Betalinger til/fra andre kommuner (indsatsområde 25)

Køb og salg for 2006 er nu endelig afsluttet, men der udestår fortsat den endelige oprydning for 2007 vedrørende bl.a. en del af de 40 mio.kr., som blev massebogført ultimo 2007. Deloitte vurderer, at der er fremdrift i forhold til oprydningen for 2007 og beskrivelse af forretningsgange. Det er dog Deloittes vurdering, at der fortsat er en række væsentlige problemstillinger i forhold til sikringen af en fremadrettet sikker drift i afdelingen for Støtte, Rådgivning og Sundhed, hvilket vedrører den nuværende bemandingssituation og til fakturering for 2008. I forhold til bemandingssituationen er der meget begrænset erfaring i afdelingen i forhold til opgaveløsningen, samtidig med forankring af viden vanskeliggøres af manglende fastansættelser. I forhold til fakturering for 2008 er der i den forløbne del af 2008 ikke bogført salg eller køb af pladser. Deloitte konkluderer, at budgetopfølgning på området i sagens natur derfor ikke kan foretages på normal vis, herunder om forudsætningerne for budget 2008 fortsat holder.

 

Ikke kontrolleret indsatsområde

Statusposter, oprydning (indsatsområde 27)

Børne- og Ungdomsforvaltningen har oplyst, at ud af en samlet mængde på 7.312 statuskonti, henstod der saldi på 4.101 konti, samt at disse konti foreligger i afstemt stand. Deloitte finder det imidlertid utilfredsstillende, at Børne- og Ungdomsforvaltningen ikke som planlagt har fo retaget en stikprøvevis kontrol af de foretagne afstemninger. Børne- og Ungdomsforvaltningen oplyser, at forvaltningen efter Deloittes statusrapportering har fremsendt en revideret og af revisionsdirektoratet godkendt forretningsgang til Deloitte, indeholdende kvartalsvis stikprøve-gennemgang. Da forretningsgangen er sendt til Deloitte efter, at Deloitte har afsluttet deres statusrapportering, har den derfor ikke indgået i Deloittes statusrapportering. Inden udvalgsmøderne vil der blive lavet en stikprøvevis kvalitetskontrol af afstemningerne, som vil blive gennemgået på udvalgsmøderne.

 

Økonomisk balance

I forhold til status på de vedtagne besparelser har Børne- og Ungdomsforvaltningen oplyst, at 86 besparelsestiltag summende til i alt 205,8 mio.kr., må anses for at være implementeret. Deloitte vurderer, at ud af de 205,8 mio.kr. kan de 99 mio.kr. anses for realiseret. For de resterende 106,8 mio.kr. kan Deloitte ikke på det foreliggende grundlag vurdere, i hvilken grad de 106,8 mio.kr. faktisk er realiseret, da de 106,8 mio.kr. er udmeldt som rammebesparelser.

 

Budget 2008

Deloitte har opdateret og korrigeret analysen vedrørende overholdelse af budget 2008 på baggrund af regnskabsresultatet og -bemærkninger for 2007. Dette har medført en ændring af Deloittes skøn med godt 55 mio.kr., således at der nu er en forventning om et mindreforbrug på 33,9 mio.kr. Deloittes tidligere vurdering i statusrapporten pr. januar var et merforbrug på godt 21 mio.kr.

Økonomiudvalget vil i forbindelse med behandlingen af regnskab 2007 få forelagt forklaringer og baggrund for Børne- og Ungdomsudvalgets mindreforbrug på 172 mio.kr. i regnskab 2007. Deloitte forklarer i deres statusrapportering, hvordan de ud fra et mindreforbrug i regnskab 2007 på 172 mio.kr. kommer frem til deres skøn på et forventet mindreforbrug i 2008 på 33,9 mio.kr. i forhold til budget 2008. Dette forklarer Deloitte blandt andet med, at der i 2007 er engangsindtægter på undervisnings- og administrationsområdet samt udskudt forbrug til sundhed til 2008, som reducerer det forventede mindreforbrug i 2008 med 46 mio.kr. Derudover er der forventede merudgifter på administrations-, undervisnings- og specialområdet i 2008, som reducerer det forventede mindreforbrug i 2008 med 58 mio.kr. Der pågår pt. et udredningsarbejde i forhold til 17,8 mio.kr., som Børne- og Ungdomsudvalgets ramme forhøjes med i 2008 på dagtilbudsområdet i forhold til budget 2007, hvilket eventuelt øger det forventede mindreforbrug til cirka 52 mio.kr. Økonomiudvalget vil senere blive orienteret om dette.  

I forhold til daginstitutionspladser var det budgetlagte antal pladser for 2007 på 29.108 mod et realiseret antal pladser på 26.945 pladser, hvilket svarer til i alt 2.163 færre realiseret pladser end budgetlagt. I budget 2008 er der budgetlagt 27.970 på disse områder mod et skønnet antal realiseret pladser på 27.194, svarende til i alt 776 færre realiseret pladser end budgetlagt. Dette kan sammenholdes med, at regnskab 2007 på området dagtilbud udviser et mindreforbrug på 125 mio.kr., og at Deloittes forventning til regnskabsresultatet for 2008 på området er et mindreforbrug på 67 mio.kr. I forbindelse med Børne- og Ungdomsforvaltningens behandling af prognosen pr. april behandles en indstilling om sammenlægning af bevillingsområderne dagtilbud og fritidshjem/klubber, hvorved mindreforbruget på dagtilbud reduceres med 55 mio.kr (Deloitte-tal). Ved at sammenlægge Deloittes forventninger til bevillingsområdet Dagtilbud og bevillingsområdet Fritidshjem og klubber fås et forventet mindreforbrug på cirka 12 mio. kr. Med et samlet forventet budget på over 3,5 mia. kr. på disse områder, må denne afvigelse på 12 mio. kr. anses for værende minimal.    

 

Servicetjek af decentral økonomistyring

Deloitte har gennemgået økonomistyringen på 11 decentrale enheder og har til denne statusrapportering udarbejdet den endelige rapport, som indeholder en konkret bedømmelse/kategorisering af de 11 enheders niveau for økonomistyring. 4 ud af de 11 decentrale enheder har et begrænset niveau for økonomistyring, 3 af de decentrale enheder har et basalt niveau for økonomistyring, imens de resterende 4 decentrale enheder har et udviklet niveau for økonomistyring.  Det er Deloittes samlede vurdering, at der er tegn på fremskridt som følge af de mange tiltag, som er iværksat og som fortsat implementeres løbende i budgetåret 2008. Ifølge Deloitte er der fremadrettet behov for i højere grad at understøtte den decentrale økonomistyring gennem processer og værktøjer samt direkte vejledning, støtte og opfølgning på decentralt niveau omfattende skoler, institutioner og distrikter. 

 

Fremtidig rapportering på økonomistyring og økonomisk balance i Børne- og Ungdomsforvaltningen

Som anført i statusrapporteringen pr. januar har Deloitte sammen med Børne- og Ungdomsforvaltningen og Økonomiforvaltningen udarbejdet et forslag til en ændret fremtidig rapportering. Dette skyldes dels at hovedparten af projekterne nu er afsluttet dels at besparelserne vedrørende 2007 ikke længere er relevant at rapportere om. Det foreslås derfor, at den fremtidige rapportering på økonomistyring og økonomisk balance i Børne- og Ungdomsforvaltningen fra og med statusrapport pr. marts 2008 koncentreres om 4 overordnede temaer vedrørende budgetlægning, budgetopfølgning, regnskabsaflæggelse samt bemandingssituation og kompetenceudvikling.

Rapporteringen vil omfatte en gennemgang af den aktuelle status og de foreliggende planer for konkrete forbedringstiltag. Deloitte vil på grundlag heraf foretage en vurdering af den aktuelle situation og efter behov komme med anbefalinger til konkrete tiltag. Vurderingen skal ske ud fra kriterierne; mindre tilfredsstillende, tilfredsstillende og meget tilfredsstillende.

I den næste rapportering til Børne- og Ungdomsudvalget og Økonomiudvalget den henholdsvis 14. og 20. maj vil der blive fulgt op på de undertemaer, som ligger i forlængelse af de projekter, hvor det fortsat er relevant med en konkret opfølgning. Dette omfatter undertemaerne "Gældsproblematik på skoler og institutioner", "Betaling til og fra andre kommuner", "Afstemning af statusposter" og "Puljestyring". Afrapporteringen af disse indsatsområder skal fortsætte indtil områderne vurderes at være "tilfredsstillende". Såfremt den næste rapportering vurderes at være tilfreds stillende, foreslås det, at rapporteringen overgår til at ske med længere intervaller på eksempelvis 2-3 måneder.

 

Videre proces

Denne indstilling behandles i Børne- og Ungdomsudvalget den 16. april 2008 og i Økonomiudvalget den 22. april 2008.

 

Økonomi

-

 

Bilag

-          Oversigt over politisk behandling

 

1.                  Statusrapportering for februar 2008 vedrørende Genopretningsplan for "Økonomistyring" og "Økonomisk Balance"

2.                  Bilag 1: Status på arbejdet med økonomisk genopretning i Børne- og Ungdomsforvaltningen pr. 3. april 2008

 

 

         Else Sommer                                                          Claus Juhl