Hovedtemaer og proces for Københavns Kommunes indkøbspolitik for 2023-2026

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget, 

1. at forslagene til temaer i indkøbspolitikken drøftes,
2. at den overordnede tidsplan og inddragelse af forvaltningerne og interessenter godkendes.

Problemstilling

Københavns Kommunes nuværende indkøbspolitik udløber ved udgangen af 2022. Den nuværende indkøbspolitik er vedlagt som bilag 1. 

På Økonomiudvalgets møde den 11. januar 2022 bad Økonomiudvalget om at få forelagt en procesplan for vedtagelsen af den nye indkøbspolitik, herunder en beskrivelse af, hvorledes de øvrige forvaltninger er inddraget i arbejdet med politikken, forud for vedtagelsen af den ny indkøbspolitik, der skal gælde for 2023-2026.

Med denne indstilling forelægges Økonomiudvalget proces for udarbejdelse samt forslag til hovedtemaer i den kommende indkøbspolitik. Temaerne er formuleret med udgangspunkt i senere års politiske ønsker og med inspiration fra regionernes og andre kommuners indkøbspolitikker, samt regeringens strategi for grønne offentlige indkøb. Temaerne er foreløbigt beskrevet på et overordnet niveau, som der vil blive arbejdet videre med, frem mod forelæggelsen af et egentligt udkast til den kommende indkøbspolitik for Økonomiudvalget.

Løsning

Forslag til temaer for indkøbspolitikken
Der foreslås fem overordnede temaer for indkøbspolitikken, der skal indeholde en række konkrete målsætninger og forpligtende indsatsområder, der vil blive konkretiseret i det videre arbejde.

De fem temaer dækker over dels klima- og miljøområdet, hvor Københavns Kommune fortsat ønsker at gå forrest som offentlig indkøber på den grønne omstilling, blandt andet ved at reducere kommunens klimaaftryk på indkøbsområdet. Københavns Kommune skal fortsat være en professionel og effektiv indkøbsorganisation, der agerer socialt ansvarligt i forhold til at sikre ordentlige arbejdsvilkår i alle led. Københavns Kommune skal være gennemsigtig i sine krav overfor leverandører og være i dialog med leverandører, slutbrugere samt samarbejdspartnere for at opnå de bedste løsninger, der sikrer effektive indkøb og opfyldelse af de sociale og grønne dagsordener på indkøbsområdet.

De fem foreslåede temaer er:

1. Københavns Kommunes indkøb understøtter en reduktion af CO2-aftrykket
Københavns Kommune skal reducere sit aftryk på klimaet og som en af Danmarks største offentlige indkøbere anvende kommunens indkøb til at nedbringe CO2-aftrykket. En konkret målsætning inden for temaet vil eksempelvis være at formulere konkrete målsætninger for udarbejdelsen af en baseline for CO2-udledning samt indsatser i forbindelse hermed.

2. Københavns Kommune er en professionel og effektiv indkøbsorganisation
Gennem et fortsat arbejde med kategoristyring vil Københavns Kommune sikre bredere indkøbsaftaledækning, bedre og billigere indkøbsaftaler, højere compliance samt dialog med slutbrugere for at sikre de rette produkter. Derudover skal der i arbejdet med indkøbsområdet fortsat være et stærkt forvaltningsmæssigt samarbejde om implementering af politiske beslutninger om indkøb. Kommunens e-handel og digitale indkøb skal videreudvikles og der skal være fokus på fortsat at hente effektiviseringer på indkøbsområdet. Dette tema kan eksempelvis indeholde konkrete målsætninger omkring fastholdelse af effektiviseringsniveauet på 50 mio. kr. årligt samt mål for opfyldelse af aftalecompliance på kommunens indkøb hos leverandører.

3. Københavns Kommune sikrer ordentlige arbejdsvilkår
Københavns Kommune vil ikke kun være en bæredygtig og ansvarlig indkøber, når det kommer til miljø og klima. Kommunen skal også indkøbe socialt bæredygtigt og ansvarligt samt understøtte ansættelse af personer med funktionsnedsættelser. Københavns Kommune skal fortsat ligge helt i front i forhold til at stille krav til og følge op på, at der indkøbes socialt ansvarligt. En konkret målsætning inden for temaet vil eksempelvis være at se på mulighederne for at skærpe CSR-bilaget med i forhold til overholdelse af menneske- og arbejdstagerrettigheder.

4. Københavns Kommune fremmer bæredygtighed
Københavns Kommune er en af Danmarks største offentlige indkøbere. Det giver en forpligtelse til at gå i front og vise vejen i forhold til at bruge offentlige indkøb til at fremskynde en grøn omstilling. Derfor skal kommunen bruge indkøb som værktøj til at fremme genbrug, genanvendelse og bæredygtig produktion. En mulig målsætning vil være at   at fastholde innovationspuljen, der udmøntes i de årige budgetaftaler, og mulighederne for at arbejde med en målsætning omkring emballage-fraktioner, der kan genanvendes i kommunens affaldsstrømme. Endvidere kan indgå arbejdet  med DGBN-certificeringen af kommunens byggeprojekter.

5. Københavns Kommune indgår i partnerskaber og bidrager til udviklingen af innovative løsninger
Københavns Kommune vil fortsat søge og indgå i partnerskaber og bruge den store indkøbsvolumen til at understøtte udviklingen af innovative løsninger. En konkret målsætning vil eksempelvis være at indgå i et nærmere bestemt antal offentlig-private partnerskaber årligt samt sikre en højere grad af markedsdialog forud for kommunens udbud.

Inddragelse af forvaltninger og eksterne interessenter
Økonomiforvaltningen vil have tæt dialog med alle forvaltninger i forbindelse med udarbejdelse af indkøbspolitikken. Økonomiforvaltningen har indtil videre hørt forvaltningernes umiddelbare forslag til, hvilke dele af indkøbsområdet, der er væsentlige at arbejde med i de kommende år og som eventuelt kan indgå i indkøbspolitikken.

I forbindelse med udviklingen af den kommende indkøbspolitik afholder Økonomiforvaltningen desuden en workshop med deltagelse af repræsentanter med kendskab til indkøbsområdet fra hver forvaltning primo marts 2022. Dette er en opstart på det konkrete arbejde med udformningen af en ny indkøbspolitik. Dertil vil der desuden løbende være dialog med forvaltningerne om indholdet i politikken i de relevante administrative kredse samt gennem bilateral dialog med forvaltningerne.

Økonomiforvaltningen afholder desuden møder med en række eksterne interessenter på indkøbsområdet for at hente input og ideer til emner, som bør tages i betragtning i udviklingen af indkøbspolitikken. Indtil videre har der været afholdt møde med eller er planlagt møde med hhv. Dansk Industri, Dansk Erhverv, SMVdanmark, Plastindustrien, Miljømærkning Danmark, Danmarks Grønne Tænketank Concito, Oxfam IBIS, Rådet for Grøn Omstilling, Dansk Initiativ for Etisk Handel og Center for Offentlig-Privat Innovation

Medlemsforslag, som knytter sig til den kommende indkøbspolitik
Den kommende indkøbspolitik vil desuden skulle håndtere et medlemsforslag om klimapåvirkning i kommunens indkøb, som Borgerrepræsentationen vedtog den 4. november 2021.

Borgerrepræsentationen godkendte ”at Borgerrepræsentationen pålægger Økonomiforvaltningen, som forberedelse til udarbejdelsen af kommunens kommende indkøbspolitik, at undersøge, hvordan klimapåvirkningen i øget omfang kan indgå i indkøb og udbud i Københavns Kommune, herunder hvordan klimapåvirkningen kan opgøres, og om der skal følge en beløbsgrænse med”.

Økonomiforvaltningen er ved at undersøge, hvordan Københavns Kommune helt konkret kan arbejde med at opgøre og reducere klimapåvirkning via kommunens indkøb. Økonomiforvaltningen forventer at lægge en konkret sag herom til politisk behandling i Økonomiudvalget i juni 2022.

Overordnet tidsplan
Den overordnede procesplan for udarbejdelse af indkøbspolitikken er som følger: 

Tabel 1:

Økonomi

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Videre proces

Såfremt indstillingen godkendes, vil Økonomiforvaltningen i samarbejde med de øvrige forvaltninger arbejde videre med et udkast til indkøbspolitikken 2023-2026, som forventes behandlet i Økonomiudvalget i juni, med henblik på en formel høring i de øvrige fagudvalg efterfølgende.

Økonomiudvalget vil desuden medio 2022 blive forelagt sag om CO2-reduktion i forlængelse af medlemsforslaget herom.