Iværksættelse af behandling af personoplysninger i forbindelse med tilslutning til fællesanmeldelse.

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget godkender, at der i forbindelse sagsstyring og ligningsdokumentation kan ske behandling af personoplysninger.

at Økonomiudvalget godkender, at Skatte- og Registerforvaltningen tilslutter sig fællesanmeldelsen med betegnelsen Sagsstyring og ligningsdokumentation.

I henhold til § 11 i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene" kan udvalgene henholdsvis forsøgsbydelene beslutte, at en behandling anmeldes til Datatilsynet ved tilslutning til en fællesanmeldelse.

Der skal forinden iværksættelsen af behandlingen foretages anmeldelse til Datatilsynet, jf. § 43 i Lov om behandling af personoplysninger.

I forbindelse med iværksættelsen af sagsstyring og ligningsdokumentation, som indebærer behandling af personoplysninger, vil det være nødvendigt at foretage følgende typer af behandlinger:

På basis af ligningsmæssige oplysninger - herunder indberetninger fra de indeholdelsespligtige og skatteyderens selvangivelse samt kommunens beregninger og vurderinger under den ligningsmæssige behandling - udarbejdes ændringer til skatteansættelsen. I forbindelse med den ligningsmæssige behandling foretages indberetninger til edb-registre og der udarbejdes dokumenter i edb- og tekstbehandlingssystemer. Skrivelser afsendes til de skattepligtige personer og selskaber m.v. vedr. ændringer i skatteansættelsen. Modtagne dokumenter kan scannes og opbevares på edb-medie. Materialet gemmes til dokumentation for den sagsbehandling, der udføres. Når sagen er afsluttet indberettes resultatet til Told og Skattestyrelsen. Der udarbejdes en informativ protokol til skatteankenævnet og foretages udtræk af data til statistiske formål. Data modtages hovedsageligt fra de følgende registre i Told og Skat: 1. Slutligningsregisteret (ma ndtalsfilen) 2. Statens ligningssystem 3. Det Centrale Skatteyderregister- Persondelen 4. Det Centrale Skatteyderregister- Ligningsdelen 5. Stamregisteret over Erhversdrivende 6. Selskabsskatteregisteret. Endvidere modtages data vedr. andre kommuners borgere som følge af kommunalt samarbejde i henhold til indgået aftale herom. Der vil blive videregivet oplysninger til:

1) Told og Skat. 2) Andre kommuner som følge af kommunalt samarbejde i henhold til indgået aftale herom. 3) Kommunedata (databehandler) 4) Kommunens eksterne revision.

Disse behandlinger har følgende formål:

Sagsstyring, dokumentation og afrapportering vedrørende kommunens ligningsarbejde i forhold til skattepligtige personer, selskaber m.v., der giver anledning til en udvidet sagsbehandling. Opgaven løses på basis af den gældende skattelovgivning samt Skatteministeriets og Told og Skattestyrelsens retningslinier. Endvidere udarbejder kommunalbestyrelsen en plan for den kommunale skattemyndigheds ligningsarbejde. Især de følgende love har betydning for området: 1.Skattestyrelsesloven 2.Kildeskatteloven 3.Dødsboskatteloven 4.Personskatteloven 5.Virksomhedsskatteloven 6.Selskabsskatteloven 7.Statsskatteloven 8.Ligningsloven 9.Fondsbeskatningsloven

Københavns Kommunes Skatte- og Registerforvaltning er systemansvarlig for de edb-systemer, der benyttes ved behandlingen.

I henhold til § 11 i "Sikkerhedsregulativ for behandling af personoplysninger i Københavns Kommune og bydelene" er det vedkommende udvalg – i den konkrete sag Økonomiudvalget - der træffer beslutning om, at en behandling af personoplysninger anmeldes til Datatilsynet ved tilslutning til en fællesanmeldelse.

De personoplysninger, der indgår i behandlingen, skal eventuelt indgå i den løbende statistikproduktion, som foretages i Københavns Statistiske Kontor.

Endvidere indgår personoplysningerne i den løbende behandling af indsigtsanmodninger og klagesager.

Da fællesanmeldelsen allerede er godkendt af Datatilsynet, skal der ikke indhentes udtalelse derfra, jf. Datatilsynets Vejledning om anmeldelse i henhold til kapitel 12 i lov om behandling af personoplysninger. (Vejl. 125 af 10. juli 2000).

Uddybende sikkerhedsregler er fastlagt i Sikkerhedsregulativet for behandling af personoplysninger i København Kommune og forsøgsbydelene vedtaget af Borgerrepræsentationen den 21. september 2000.

Kopi af den af Datatilsynet godkendte fællesanmeldelse for sagsstyring og ligningsdokumentation, journalnummer 2000-51-0004.

Erik Jacobsen

/Leif Normann Jeppesen