Fremrykning af betaling af fakturaer

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at der vælges en af følgende to modeller for den fremadrettede håndtering af betalinger af leverandørfakturaer:

Model 1: at fakturaer som udgangspunkt betales efter 30 dage,

             eller

Model 2: at fakturaer som udgangspunkt betales, umiddelbart efter disse er endeligt godkendt (straksbetaling).

Problemstilling

Borgerrepræsentationen besluttede i 2010 og 2013, at kommunen betaler fakturaer senest 30 dage fra afsendelsesdato, hvilket i praksis betød, at kommunen som hovedregel betalte efter 30 dage.

Økonomiudvalget besluttede den 6. december 2022 midlertidigt, frem til maj 2023, at indføre straksbetaling af fakturaer for at forbedre likviditeten i virksomhederne set i lyset af forventningerne til den økonomiske situation. Indførelsen af straksbetaling medførte et fald i kommunens likviditet på mellem 0,6 og 1,0 mia. kr.

På mødet den 23. maj 2023 valgte Økonomiudvalget at forlænge straksbetalingen og besluttede, ”at fakturaer som udgangspunkt betales, umiddelbart efter disse er endeligt godkendt (straksbetaling) frem til maj 2024, hvor Økonomiudvalget forelægges en sag om betaling af fakturaer igen”. Økonomiudvalget anmodede i forlængelse heraf om, ”at der i forbindelse med den kommende sag om betaling af fakturaer medtages en undersøgelse af, hvorledes erhvervslivet har oplevet tiltaget fra Københavns Kommune.”

Løsning

Modeller for ændrede betalingsbetingelser
Forud for sagen på Økonomiudvalgets møde den 23. maj 2023, havde Økonomiforvaltningen, sammen med de andre forvaltninger, undersøgt konsekvenserne ved en fremrykket generel betalingsfrist, der formelt indarbejdes i kontrakterne med kommunens leverandører.

Det anbefales ikke at ændre de generelle betalingsvilkår, så betalingsfristen bliver kortere, da det vil medføre en forholdsmæssigt stor administrativ byrde i forvaltningerne, samt at risikoen for forsinket betaling stiger, hvilket kan medføre stigende morarenter og rykkergebyrer.

Økonomiforvaltningen har på denne baggrund – ligesom på mødet den 23. maj 2023 - opstillet to modeller for betaling af fakturaer, enten at gå tilbage til den oprindelige løsning med at betale efter 30 dage (model 1) eller at videreføre den nuværende løsning med straksbetaling (model 2).

Model 1

Den permanente betalingsfrist er på senest 30 dage fra afsendelsesdato, og leverandørerne har dermed også fremover krav på at modtage deres betaling ved denne frist, jf. de indgåede kontrakter.

Betalingen af fakturaerne vil som udgangspunkt ligeledes ske efter 30 dage, hvilket systemet og kommunens styringsregler er sat op til, dvs. at der ikke længere foretages straksbetaling af godkendte fakturaer. Dette svarer til håndteringen inden Økonomiudvalgets beslutning den 6. december 2022 i sag om fremrykket betaling.

Model 2

Den permanente betalingsfrist fastholdes på senest 30 dage fra afsendelsesdato, men leverandørerne vil modtage deres betaling ved endelig godkendelse af fakturaen. Dette svarer til den nuværende midlertidige løsning med straksbetaling.

Leverandørerne vil fortsat først have krav på betaling senest efter 30 dage. Liggetiden for fakturaer, der ikke har været ”på spær”, er gennemsnitlig 5 dage over de seneste 12 mdr., hvormed straksbetaling medfører en væsentlig fremrykning af betalingen for en stor andel af fakturaerne.

Betalingskørslen ved straksbetaling er automatiseret. Denne kørsel kan fjernes, hvis det på et tidspunkt ikke længere ønskes at anvende straksbetaling.

Svar i Erhvervsservicemåling 2024 om betalingsfrister

Af bemærkningerne fra mødet den 23. maj 2023 fremgik det, at der til denne sag ønskes medtaget en undersøgelse af, hvorledes erhvervslivet har oplevet tiltaget med straksbetaling fra Københavns Kommune.

I Københavns Kommunes Erhvervsservicemåling 2024 er kommunens nuværende leverandører bl.a. blevet spurgt om, hvorvidt kommunens betaling af fakturaer er blevet bedre efter indførelse af straksbetaling. I alt 200 har responderet på spørgsmålet. 45% af virksomhederne mener i meget høj eller høj grad, at Københavns Kommunes betaling af fakturaer er blevet bedre efter indførsel af straksbetaling. Fordelingen af svar fremgår af tabel 1 nedenfor.

Tabel 1. Svar vedr. effekt af straksbetaling

Kilde: Københavns Kommunes Erhvervsservicemåling 2024

Generelt om betalingsfrister

Såfremt betalingsfristen på senest 30 dage fastholdes, men betalingerne fremrykkes, kan Økonomiudvalget, som i tidligere år, træffe beslutning herom.

Uanset hvilken af de to modeller der vælges, vil der være områder, der skal være undtaget for den fælles regel om, hvornår betalingen sker. Ved model 2 skal der tages højde for, at ikke alle betalinger skal fremrykkes. Hvis leverandøren ikke ønsker, at deres betaling bliver fremrykket, og gerne vil holde fast i betalingsbetingelserne på stamdata (30 dage eller andet), så undtages leverandøren fra betalingskørslen.

Der kan derudover være indgået individuelle aftaler med leverandørerne med en anden (kortere eller længere) betalingsfrist, eller der kan være indkøb uden en formel indkøbsaftale, hvor leverandørens betalingsbetingelser gælder, som dermed træder i stedet for de fælles betalingsbetingelser. Der sondres i kommunens betalingshåndtering ikke mellem aftalebelagte leverandører og øvrige leverandører, da det vil medføre en større administrativ byrde samt skabe forvirring i forvaltningerne og hos leverandørerne.

Økonomi

Model 1
Der vil ske en likviditetsforbedring i Københavns Kommune som følge af tilbagerulning af den nuværende midlertidige løsning med straksbetaling med en engangseffekt på anslået 0,6-1,0 mia. kr.

Københavns Kommune har en variabel indlånsrente, der er knyttet til Nationalbankens Indskudsbevisrente. Indlånsrenten er p.t. på ca. 3,5 pct. Med en tilbagerulning af straksbetalingen medfører likviditetsforbedringen merindtægter på indlånsrenter for kommunen på ca. 21-35 mio. kr. på årsbasis ift. den gældende løsning. Såfremt Nationalbankens Indskudsbevisrente ændrer sig, vil Københavns Kommunes indlånsrente ligeledes ændre sig, og dermed vil effekten af en tilbagerulning af straksbetalingen også ændres.

Model 2
Likviditeten er ved den nuværende løsning med straksbetaling reduceret med 0,6-1,0 mia. kr., og der er tilsvarende sket en likviditetsforbedring hos leverandørerne. Ved en videreført løsning med straksbetaling vil kommunen dermed fremover oppebære færre renteindtægter. Under de samme antagelser som for model 1, estimeres de (potentielt) tabte renteindtægter ved straksbetaling at være på til 21-35 mio. kr. årligt. Budgettet er lagt ud fra den gældende model med straksbetaling, således, at der ikke vil være behov for budgettilpasning ved forlængelse af den nuværende løsning.

Videre proces

En evt. ændring af betalingsbetingelserne kan implementeres umiddelbart efter Økonomiudvalgets godkendelse af nærværende indstilling.

Søren Hartmann Hede    /     Nicolai Kragh Petersen