Redegørelse for anvendelsen af midler fra IT-puljen i 2001 - Udsat - (Indstilling samt bilag tidligere udsendt)

DAGSORDEN

for Ekstraordinært tirsdag den 21. maj 2002

Økonomiforvaltningen indstiller,

at Økonomiudvalget til Borgerrepræsentationen indstiller, at redegørelse om anvendelsen af midler fra IT-puljen i 2001 tages til efterretning.

Udsat.

I Københavns Kommunes budget for 2001 var der under Økonomiudvalget afsat en IT-pulje på 15 mill. kr. til støtte for projekter, der fremmer kommunens IT-anvendelse. Puljen skulle fremme en målrettet IT-udvikling og anvendes på en række områder, hvor der kunne opnås serviceforbedringer for borgere og erhvervsliv samt administrative forbedringer.

Borgerrepræsentationen besluttede den 7. december 2000 at afsætte 5 mill. kr. fra IT-puljen 2001 til implementering af KØR fase 2.

Udmøntningen af de resterende 10 mill. kr. af IT-puljen blev vedtaget af BR 26. april 2001.

Redegørelsen indeholder en status for hvert enkelt projekt, som har fået tildelt midler fra IT-puljen. Midlerne er i hvert tilfælde anvendt som forudsat ved bevillingen.

Hvor det er anført, at bevillingen fra IT-puljen i 2001 ikke er anvendt fuldt ud i 2001 og derfor søges overført til 2002, forudsættes det, at de enkelte forvaltninger søger om overførsel af midlerne i forbindelse med BR´s behandling af indstilling om overførsel af midler til 2002, der forelægges ØU d. 28. maj 2002.

IT-puljen er udgået af budgettet fra og med budget 2002.

I Københavns Kommunes budget for 2001 var der under Økonomiudvalget afsat 15 mill. kr. til en IT-pulje til målrettet IT-udvikling i kommunen.

Borgerrepræsentationen besluttede den 7. december 2000 at afsætte 5 mill. kr. fra IT-puljen 2001 til implementering af KØR fase 2.

De resterende 10 mill. kr. blev efter forslag fra forvaltningerne og Revisionsdirektoratet udmøntet til særlige formål, der - i overensstemmelse med Københavns Kommunes IT-strategi 2000 – 2004 - forbedrer kommunens service over for borgere og erhvervsliv samt effektiviserer kommunens administration.

• Projekter, der giver administrative fordele og effektiviseringsgevinster

• Projekter af generel karakter, der gør brug af nye teknologier og som kan anvendes som foregangsprojekter for andre forvaltninger i kommunen

Ved udmøntningen af IT-puljen søgtes også tilgodeset fælles projekter, der gavner hele kommunen, ligesom der søgtes opnået en stor bredde i tildelingen af midlerne. Da der var tale om fremadrettede projekter, der rakte ud over 2001, var forsøgsbydelene, der blev nedlagt ved udgangen af 2001, ikke blevet bedt om at ansøge IT-puljen.

Nedenfor følger en oversigt over de projektforslag, der fik midler fra IT-puljen i 2001:

Hvor det er anført, at bevillingen fra IT-puljen i 2001 ikke er anvendt fuldt ud i 2001 og derfor søges overført til 2002, forudsættes det, at de enkelte forvaltninger søger om overførsel af midlerne i forbindelse med BR´s behandling af indstilling om overførsel af midler til 2002, der forelægges ØU d. 28. maj 2002.

Det foreslås, at der oprettes en fælles telefonbog for hele Københavns Kommune, som styres af Løn- og Pensionsanvisningens database, som er den bedst opdaterede i Kommunen, og som derudover ønskes opdateret på individniveau i et særligt opdateringsgsskema via KKnet.

Det ansøgte beløb afsættes til overførsel af grunddata fra eksisterende centrale og decentrale navnedatabaser til dette nye telefonbogskoncept.

Tildelt beløb: 210.000 kr.

Medfinansiering: 0 kr.

Der er medio 2001 blevet udarbejdet en fælles telefonbog for hele Københavns Kommune, som styres af Løn- og Pensionsanvisningens database. Det modtagne beløb er blevet brugt til at overføre grunddata fra eksisterende centrale og decentrale navnedatabaser til den nye fælles telefonbog jf. projektforslagsbeskrivelsen i indstillingen til BR 175/01. Den fælles telefonbog er dog endnu ikke gjort anvendelig via KKnet, fordi mulighederne for, at den enkelte medarbejder kan opdatere sine data individuelt via KKnet og derved sikre vedligeholdelsen af data, afventer implementeringen af KKnet2, som BR har besluttet gennemført til ibrugtagning i 1. kvartal 2003.

Oprettelsen af en ny, fælles telefonbog (se projekt 1 ovenfor) indebærer, at de gamle telefonbogssystemer (TE 01 og TE 07) ikke længere vil blive ajourført.

TE01 og TE07 har hidtil dannet grundlaget for Telefoncentralens servicering af borgerne. For at Telefoncentralen i fremtiden skal kunne servicere borgerne ved hjælp af den nye telefonbog, vil det være nødvendigt, at der installeres PC'ere, som er i stand til at hente oplysninger fra kommunens intranet (KKnet).

Det ansøgte beløb skal bl.a. anvendes til installation af PC'ere m.v. og uddannelse af medarbejdere.

Tildelt beløb: 550.000 kr.

Medfinansiering: 0 kr.

Ejendomsdrift fik i 2001 en bevilling på 550.000 kr. ex. moms til installering af 15 PC'ere (erstatning af terminaler), indretning og uddannelse.

Installering og indretning blev effektueret i oktober/november 2001, og medarbejderne har efterfølgende modtaget den nødvendige uddannelse.

Baggrunden for ønsket om installering af PC'ere var nedlæggelsen af telefonsystemerne TE 01 og TE 07 som grundlag for Telefonomstillingens servicering af borgerne. I stedet skulle oprettes en ny telefonbog på KKnet, som blandt andet skulle benyttes af Telefonomstillingen til en forbedret servicering af borgerne.

For god ordens skyld skal det nævnes, at denne nye telefonbog endnu ikke har kunnet tages i brug, da en fælles telefonbogsdatabase endnu ikke er blevet etableret på KKnet.

TE 01 og TE 07 videreføres derfor indtil videre.

Beløbet skal anvendes til udvikling og etablering af demokratiweb, afprøvning af dialog- og debatfaciliteter og en særlig indsats i forbindelse med Kommunalvalget i november 2001.

Tildelt beløb: 350.000 kr.

Medfinansiering: 0 kr.

I forbindelse med kommunalvalget i november 2001 blev der anvendt 150.000 kr. af det beløb, som projektet modtog fra IT-puljen til oprettelsen af et særligt kampagne web-site. Web-sitet indeholdt bl.a. mulighed for elektronisk debat og for brugerstyret indrykning af vælgermøder. Derudover er der anvendt 30.000 kr. til udvikling af et diskussionsgruppe-modul, som gør det muligt at oprette elektroniske debatter på Internettet. Modulet står til rådighed for hele Københavns Kommune og kan benyttes i ubegrænset omfang. Modulet er i 2001 bl.a. anvendt til at give borgerne mulighed for at debattere kommuneplan, lokalplaner, boligpolitik og erhvervspolitik. Og i 2002 vil der være debat i forbindelse med revidering af værdigrundlaget samt ² Trafikplan for Vesterbro".

De resterende 170.000 kr. indgår i den pulje, som Information og Kommunikation har ansøgt om at få overført fra 2001 til 2002. De 170.000 skal anvendes til brugerundersøgelser og udvikling af interaktive elementer, som kan danne baggrund for, at Københavns Kommune i 2003 kan leve op til strategien om at etablere flere dialogprojekter mellem borgerne og Kommunen på Internettet, jf. visioner og målsætninger i budget 2003 for IT, Information og Kommunikation.

Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen ønsker at udvikle et nyt bibliotekssystem, der udnytter de muligheder, der eksisterer i det centrale bibliotekssystem. Dette vil lette og kvalificere skolebibliotekarernes arbejde i det pædagogiske servicecenter på den enkelte institution.

Det ansøgte beløb skal anvendes til at få decentrale bogsamlinger (skoler m.m.) til at fremstå som en funktionel delmængde af det samlede bibliotekssystem. Der vil i udvikingen blive arbejdet med integration til KKnet 2.

Tildelt beløb: 500.000 kr.

Medfinansiering: 500.000 kr.

Projektet er oprindeligt formuleret i erkendelse af, at der ikke findes noget standardsystem. Der er tale om nyudvikling i forhold til kommunens skolebiblioteker, som følges med interesse fra andre kommuner.

Opgavens omfang taget i betragtning, har det været nødvendigt at organisere arbejdet med egen styregruppe, udviklingsgruppe og teknikgruppe. Konsulentfirmaet Execon er tilknyttet.

• I dag ligger der en velbeskrevet kravspecifikation.
• Opgaven har været annonceret i EF-tidende.
• 5 firmaer er prækvalificeret.

Processen med valg af løsning er følgende:

• De prækvalificerede firmaer afleverer tilbud primo april 2002.
• Efter leverandørpræsentation (april) underskrives kontrakt maj 2002.

Den efterfølgende implementering:

• Pilotprojekt medio august 2002.
• Godkendelse af pilotprojekt oktober 2002.

• December 2002 installationsprøve på første skole, godkendelse af overtagelsesprøve.
• Januar 2003 godkendelse af driftsprøve.
• Juni 2003 godkendelse af driftsprøve på samtlige folkeskoler og efterfølgende installation på øvrige skoler.
• Belastningsprøve efterfølgende.
• November 2003 efter godkendelse forventes programmet at overgå til drift.

Forvaltningens medfinansiering forventes at blive 2,5 mio. kr. og ikke 500.000 kr. som oprindeligt anført i ansøgningen. Tilskuddet fra IT-puljen har givet mulighed for at opstarte projektet i 2001, og det har sikret mulighed for tilknytning af konsulent. Det er ca. halvdelen af tilskuddet, som er anvendt i 2001, restbeløbet er søgt overført til 2002 og vil blive anvendt i det fortsatte arbejde som beskrevet ovenfor.

Projektet skal ses som et initiativ til understøttelse af kommunens generelle informationsbestræbelser overfor befolkningen i forbindelse med udviklingen af elektroniske services på internettet samt forbedring af den interne dataformidling i kommunen.

Der vil blive etableret en database med såvel byens grundkort som en række yderligere data – planer, institutionsbetjening, administrative inddelinger m.v. med geografisk stedfæstelse som fællesnævner. Når en række formelle forhold er afklaret vil tillige en kopi af den "Offentlige Informationsserver (OIS)" primært med data fra de offentlige ejendomsregistre kunne placeres i basen. Der vil endvidere blive mulighed for at målrette informationerne mod forvaltningernes behov i sagsbehandlingssammenhæng.

Tildelt beløb: 750.000 kr.

Medfinansiering: 0 kr.

Projektet er i hovedtræk forløbet som angivet i ansøgningen. Der er etableret to servere med det nødvendige software (Smallworld) hvorpå kommunens digitale grundkort er indlagt. Serverne er indtil videre placeret hos Brandvæsenet da de her er under døgnovervågning.

Skærmbilleder/layout er defineret og programmeret, således at en række temaer kan vises for borgerne. I forbindelse med kommunevalget blev der, som en første test via Internettet, etableret mulighed for at finde sit valgsted samt at få dette vist på et kort.

Projektet er et følgeprojekt til ESB-projektet (elektronisk selvbetjening) og har således afventet endelig ibrugtagning af ESB. ESB-projektet blev lanceret d. 2. maj 2002. Således er projektets ibrugtagelse forsinket i forhold til den oprindelig plan – ækvivalent med ESB-projektet.

Yderligere integration mellem GIS-portalen og ESB-projektet er aftalt, således at valg af læge via Internettet nu ligeledes er bearbejdet og under opsætning for borgere og snart for sagsbehandlere internt i kommunen.

Udgifterne til projektet herunder konvertering af kort, servere, software og opsætning og tilpasning både i Smallworld og i delvist ESB-projektet m.v. har i 2001 i alt udgjort ca. kr. 1,2 mio. kr.

Økonomiforvaltningens Statistiske Kontor og 8. Kontor har erfaringer med sammenknytning af GIS-kort og forskellige data, og har bl.a. udarbejdet forskellige elektroniske temakort om boligforhold. De to kontorer ønsker på denne baggrund, at gennemføre et forsøgsprojekt, hvor data og temakort gøres tilgængelige på den enkelte medarbejders PC til brug for sagsbehandling og planlægning. Forsøget påregnes gennemført i et Mapinfo-miljø, bl.a. med afprøvning af forskellige programmers egnethed til forskellige opgaver.

Forsøget gennemføres i indeværende år, og forudsættes afsluttet med afrapportering og demonstration af de opnåede resultater. I første omgang er det planlagt at afprøve systemet på 10 arbejdspladser med 5 i hvert kontor. Senere udvides til flere brugere i de 2 kontorer og eventuelt til andre interesserede i ØKF eller andre forvaltninger.

Tildelt beløb: 250.000 kr.

Medfinansiering: 0 kr.

Projektet skal forsyne medarbejdere i ØKF med et let håndterbart værktøj til behandling af plan- og statistikdata på bydels- og karréniveau, herunder grafisk behandling som muliggør:

1. Illustration - temakort med geografiske forskelle i antal, andele, gennemsnit, intensiteter mv.
2. Opslag - via kort søges og vælges områder, hvorom der kan hentes forskellige statistiske oplysninger

Anvendelsen sigter mod sagsbehandling, projekter mv., men systemet vil også give gode muligheder for fejlfinding i data.

Brugere.

Der opereres med brugere på tre niveauer:

• udviklere som har ansvaret for udvikling og vedligeholdelse af data og temakort

• "super brugere", som let skal kunne omforme eller tilføje egne kort og tabeller

• "almindelige brugere", der blot skal kunne slå op på kort og tabeller.

Alle brugere vil kunne vælge mellem kort og data inden for en række forskellige temaer bl.a.:

• befolkning og boliger
• bygnings- og ejendomsforhold
• areal- og bebyggelsesforhold
• nybyggeri
• befolkningsprognose
• virksomheder, arbejdspladser og beskæftigelse

Systemet opbygges således, at det løbende kan udvides med nye emner og korttyper.

Der er afsat 250.000 kr. til software og implementering, herunder evt. efteruddannelse af brugere.

Foreløbigt udgiftsskøn:

Programudvikling MapInfo applikationer (er bestilt) 25.000 kr.

Menusystem (MapInfo Manager undersøges p.t.) 50.000 kr.

Køb af MapInfo licenser (aftales i maj måned) 100.000 kr.

Supplerende indkøb og efteruddannelse 75.000 kr.

Aflevering af et operationelt GIS-statistik system planlagt afsluttet medio juni 2002.

Milepæle:

Ajourføring af karrekort og karrenøgle afsluttet 12.3.2002

Afprøvning af MapInfo-programel gennemført 5.4.2002

Statistiktabeller på bydels- og karreniveau,

herunder præsentation af testversion, færdige 3.5.2002

Afdækning af kommende bruger færdig og

bestilling af nødvendige MapInfo licenser 3.5.2002

Temakort fuldført 25.5.2002

Aftestning slut - Præsentation 14.6.2002

Efter sluttest af værktøjet tilbagestår i august-september 2002 dels implementering af software til brugerne i ØKF dels gennemførelse af fornøden efteruddannelse, samt afrapportering af forsøg.

Værktøjet MapInfo er valgt som det mest optimale mht. pris og brugervenlighed. Der er opstillet en kravsspecifikation mht. MapInfo, der omfatter et sæt værktøjer differentieret til de tre ovennævnte brugerniveauer. Der er fra MapInfo leverandøren Kampsax givet et tilbud inden for ca. 125.000 kr. (Programudvikling MapInfo applikationer (er bestilt) 25.000 kr. og køb af MapInfo licenser (aftales i maj måned) 100.000 kr.) på levering af 25 licenser på standardproduktet - MapInfo View - med særlige applikationer til brug for ØKF´s specifikke behov. Sideløbende er der arbejdet med kriterier for data mht. en prioritering af emnernes væsentlighed, regler for diskretion af statistik for små områder, standardisering af kategorier for aldersgrupper mv.

Fase 1 af Møde- og dagsordenssystemet (MDS) blev gennemført ultimo 1999 i Borgerrepræsentationens Sekretariat og udvalgssekretariaterne. Samtidig fik Borgerrepræsentanterne etableret en PC-hjemmearbejdsplads med mulighed for opslag i dagsordener, indstillinger og beslutningsprotokoller. Formålet med MDS er at understøtte et effektivt samspil mellem udvalgene og Borgerrepræsentationen, herunder at forenkle sagsgangene i Borgerrepræsentationens Sekretariat og udvalgssekretariaterne, og samtidig optimere vilkårene for det politiske arbejde i Borgerrepræsentationen, Økonomiudvalget og de stående udvalg. I fase 2 skal MDS udvides til også at omfatte forvaltningerne. Fase 2 indeholder scanningsmulighed og bedre søgemuligheder generelt på Intra- og Internet, integration med ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem) samt undervisning af brugere, herunder borgerrepræsentan ter, i de nye faciliteter.

Tildelt beløb: 390.000 kr.

Medfinansiering: 340.000 kr.

ØKF´s BR Sekretariat har fra den fælles IT-pulje fået overført 350.000 kr. fra 2000 til 2001 til Dagsordenssystemets fase 2, der blandt andet omfatter scanning af bilagsmateriale. Puljen er afsat til anskaffelse af scanningsprogrammel til Dagordenssystemet og scannere til alle udvalgsekretariaterne. De 350.000 kr. er brugt til anskaffelse af 7 scannere til udvalgssekretariaterne, de leveres primo 2002 og software til Dagsordensystemet, fase 2, der er leveret i 2001.

Der var et stort ønske om, at projektet blev koordineret med ESDH-projektet. Dette projekt blev imidlertid stillet i bero, hvorfor scanningsprogrammel og scannere nu er anskaffet (i 2002) efter den oprindelige plan og ved at blive installeret i alle sekretariaterne.

Det planlagte projekt har til formål på sigt at omlægge samtlige måleres kontrol- og afregningsaflæsning fra manuel til edb-baseret dataindsamling vha. et udbygget CTS-anlæg. Endvidere er det hensigten, at give lejerne mulighed for via internettet selv at aflæse og kontrollere forbrugstallene på de forskellige tekniske ydelser. Der er tale om et projekt i 3 etaper fordelt på årene 2001-03 med samlede udgifter på 3,7 mill.kr.

Tildelt beløb: 1.650.000 kr.

Medfinansiering: 0 kr.

Ansøgningen om midler til et projekt bl.a. om IT-baseret fjernaflæsning af målere i den Hvide Kødby blev indsendt ud fra en forudsætning om, at det samlede projekt blev opdelt i 3 års-etaper.

Der er blevet gennemført et delprojekt, der omfatter fjernaflæsning af centralvarme- og varmemålere i et antal bygninger. Formålet med fjernaflæsning er, at både ejendomsejer og -administrator samt erhvervslejere "in real time" kan aflæse energiforbruget via Internettet. På den måde sparer ejendomsejer og -administrator arbejdsressourcer, som ellers skulle være anvendt til måleraflæsning samt teknikerens fysiske tilstedeværelse på flere hundrede målersteder fordelt over hele Den Hvide Kødby.

Hele bevillingen fra IT-puljen i 2001 på 1.650.00 kr. er brugt i 2001.

Resultatet er blevet, at den hidtidige acontobetaling og efterfølgende årsregulering kan udelades, og der kan udskrives regninger til erhvervslejerne baseret på det faktiske forbrug. Erhvervslejerne har også fordelen af løbende at kunne kontrollere forbruget, således at der i tide kan gribes ind overfor evt. tekniske problemer.

Formålet er, at videreføre arbejdet med effektivisering af forvaltningens administrative sagsgange således at mulighederne i Intranettet udnyttes optimalt. Dette skal ses som et led i bestræbelserne på at opnå "Den Digitale Forvaltning", hvori sagsgange er standardiseret i forventning om kortere sagsbehandlingstid og med et konstant informationsflow til glæde for såvel administrative brugere som borgere.

Ud fra mulighederne i et fælles Elektronisk Sags- og Dokument-Håndteringssystem (ESDH-system) arbejdes der frem mod opstilling af kravspecifikation og afprøvning i udvalgte områder af forvaltningen. Tiltaget ligger i forlængelse af kommunens overordnede indsats for indførelse af et ESDH-system.

Tildelt beløb: 150.000 kr.

Medfinansiering: 0 kr.

Med ønsket om at effektivisere forvaltningens administrative arbejdsgange og udnytte mulighederne i Intranet har der været arbejdet frem mod et pilotprojekt. Den ændrede strategi for et fælles ESDH-system har kompliceret dette arbejde.

UUF har haft en arbejdsgruppe om journalisering, der har færdiggjort sit arbejde. Det har ikke været muligt at implementere tankerne i forhold til den oprindelige kommunale strategi. UUF har derfor iværksat et nyt initiativ som først og fremmest bygger på informations- og vidensdeling af Intranetkarakter.

Med udgangspunkt i en ny funktionalitetsbeskrivelse vil der i første halvår 2002 blive indført faciliteter, som understøtter UUF´s arbejde frem mod digital forvaltning. Der er pt. usikkerhed i forhold til hvorledes ESDH (og lignende) funktionaliteter vil blive indarbejdet.

Tilskuddet har været en medvirkende årsag til, at UUF har en rapport om den fremtidige journaliseringsstrategi, prototypen på et intranet og gennemført en række medarbejderkurser.

For at imødekomme behovet for at kunne afvikle nye store applikationer (bl.a. ESDH systemet) på de eksisterende PC'ere og med begrænset netværkskapacitet, ønsker Sundhedsforvaltningen at opbygge en driftsplatform der muliggør dette. Sundhedsforvaltningen har derfor valgt, at fremtidige større PC-applikationer skal afvikles i et Citrix Metaframe-miljø. Løsningen indebærer, at f.eks. implementeringen af ESDH, omsorgssystem og dagtilbudsmodul i Sundhedsforvaltningen kan ske uden at der skal ske opgraderinger af brugernes PC'ere eller af datalinjerne.

Løsningen forventes bl.a. at give brugerne ensartet adgang til alle applikationer uanset fysisk placering (herunder også trådløs for udkørende personale via mobiltelefon), mulighed for at afvikle datatunge PC-applikationer samt forlængelse af PC'ernes levetid med 2-3 år.

Der ansøges om 2 mio. kr. til etablering af grundsystemet. Den samlede installation forventes at koste ca. 7,5 mio. kr. Alle udgifter udover grundsystemet finansieres som licensudgifter på de enkelte applikationer.

Tildelt beløb: 2.000.000 kr.

Medfinansiering: 5.500.000 kr.

I forbindelse med indførelse af ESDH-systemet ønskede Sundhedsforvaltningen at opbygge en IT-driftsplatform, der kunne afvikle ESDH-systemet samt andre nye store applikationer på de eksisterende PC'er og med begrænset netværkskapacitet. Den tekniske løsning til dette har bestået af et Citrix-miljø. ESDH-projektet er endnu ikke afsluttet, men Citrix-installationen er afsluttet og flere lokationer under SUF afvikler i dag alle deres applikationer i Citrix-miljøet. Det gælder f.eks. for samtlige KØR-brugere og indenfor de næste par måneder vil alle Sundhedsforvaltningens PC-arbejdspladser i 5 bydele udelukkende bruge Citrix. Derudover vil det kommende omsorgssystemet blive afviklet på Citrix-platformen.

De konkrete fordele Sundhedsforvaltningen har opnået med løsningen er:

• Ensartet adgang til alle applikationer uanset fysisk placering.
• Mulighed for at afvikle datatunge PC-applikationer uden at brugeren oplever svartider som skyldes for lidt kapacitet i egen PC eller i datalinjen til stedet.
• Forlængelse af PC'ernes levetid med 2-3 år.

Projektet er en del af det samlede ESDH projekt i Københavns Kommune. Projektet er i foråret 2001 inde i en forberedende fase med funktions- og procestest, pilotprojekt, undervisning og fastlæggelse af sagsgange og procedurer.

I forbindelse med tilbagerulning fra bydelene øges antallet af brugere på systemet – primært som følge af etableringen af 4 nye lokale centre med ca. 920 brugere. Det ansøgte beløb skal anvendes til den heraf følgende øgede investering i programmel og maskinel samt en øget investering i medarbejderressourcer.

Familie- og arbejdsmarkedsforvaltningen har i år 2001 i alt brugt 6.141.211 kr. til dækning af udgifter i forbindelse med ESDH-projektet.

Københavns Energi (KE) og Københavns Vand (KV) har en række medarbejdere med udkørende arbejde i kommunen. Nogle medarbejder møder således op på KE's/KV's faste adresser flere gange dagligt, hvor de i papirform får tildelt nye arbejdsordrer, der indeholder oplysninger/udtræk fra kunderegisteret.

Pilotprojektet skal afdække i hvilket omfang det er muligt at overføre arbejdsordrer m.m. fra WEB-baserede informationer og applikationer til de udkørende medarbejdere. Fordelen er således, at medarbejderne kan servicere borgerne/kunderne uden at skulle "mellemlande" på de faste adresser for at få udleveret de nødvendige tekniske oplysninger.

Tildelt beløb: 750.000 kr.

Medfinansiering: 250.000 kr.

MFF - Københavns Energi - fik i regnskabsåret kr. 750.000 til et Mobile-business-projekt.

Den samlede omkostning for 2001 forventedes at andrage kr. 1 million.

Formålet med projektet var i første omgang at afdække i hvilket omfang, det var muligt at overføre arbejdsordrer m.m. fra WEB-baserede informationer/applikationer til de udkørende medarbejdere, således at KE´s 'servicemedarbejdere' kunne servicere kunderne uden at skulle 'mellemlande'

på KE´s faste lokationer.

Pga. en række andre presserende opgaver er projektet startet op sidst i 2001.

En arbejdsgruppe med repræsentanter for KE´s IT-afdeling og Målersektion har således bl.a. været på besøg hos NESA, som er i fuld gang med at implementere et system, hvor deres udkørende servicemedarbejdere bl.a. via udstyr installeret i servicevognene kan hente oplysninger om servicebesøg.

Et endeligt pilotforsøg i KE forventes etableret i 2002. Erfaringerne hermed skal danne grundlag for en egentlig implementering.

KE har netop taget et nyt kundeafregningssystem baseret på SAP IS-U i brug. KE er endvidere i færd med at udvikle næste generation af KE´s web services. Det indebærer, at medarbejdere - herunder KE´s servicemedarbejdere i byen - og KE´s kunder får adgang til informationer bl.a. fra SAP systemet via Internettet.

KE´s mobile-projekt skal integreres tæt med ovennævnte.

Første fase i projektet er, at servicemedarbejdere kan indhente informationer om servicebesøg (modtaget i KE´s kundeafregningssystem via telefoniske henvendelser fra kunderne eller via kundernes selvbetjening via ekstranettet) via mobile terminaler - pc'er, PDA'er eller telefoner. Denne del af projektet forventes iværksat sidst i 2002. Der pågår pt. en cost/benefit analyse, en afklaring med medarbejderne af systemkonsekvenser, samt en diskussion af, hvor i bestiller/udfører kæden denne investering skal ligge.

Anden fase i systemet er, at KE´s servicevogne får installeret mobile enheder med GPS satellit positionssystem, således at al kommunikation (til/fra fx. kundeafregningssystemet) samt fx. GIS-informationer kan modtages/ses direkte i servicevognene. Denne del af projektet forventes indført 2003 - 2004.

Projektets formål er at forbedre Revisionsdirektoratets opgavevaretagelse gennem effektiv anvendelse af IT. Når kommunens institutioner overgår til nye IT-systemer og programmer er det nødvendigt at Revisionsdirektoratet er i stand til at foretage en kvalificeret sagsbehandling i de nye miljøer.

Tildelt beløb: 300.000 kr.

Medfinansiering: 0 kr.

Revisionsdirektoratet fik 26. april 2001 tildelt 300.000 kr. på baggrund af direktoratets ansøgning af 9. februar 2001 til at kunne videreføre arbejdet med at omstille direktoratets opgaveløsning. Til sikring af en effektiv revision i direktoratet og mulighed for at yde rådgivning er der bl.a. stort behov for støtte til udvikling og implementering af IT-revisionsværktøjer og til ekstern bistand.

Revisionsdirektoratet har på den baggrund i 2001 afholdt udgifter fordelt på følgende områder:

Omlægning af direktoratets netværk til Ethernet 47.300 -

Uddannelse i tilknytning til ovennævnte 60.350 -

Anskaffelse af analyseværktøjer 80.250 -

IT-revisionsuddannelse 12.700 -

Bærbare pc'ere 52.500 -

Bistand i forbindelse med ovennævnte 47.500 -

I alt 300.600 kr.

Direktoratet har ikke afholdt ekstraordinære udgifter til udskiftning og opgradering af eksisterende IT-udstyr.

Parkering· Københavns projekt skal give mulighed for at betale for parkering ved hjælp af mobiltelefon. Der vil for mange bilister være tale om en serviceforbedring, hvis de kan parkere uafhængig af at skulle have de nødvendige mønter og uden at skulle bevæge sig til og fra en parkomat i forbindelse med parkeringen. Virksomhederne vil samtidig få bedre muligheder for at afregne deres ansattes udgifter til parkering, idet disse vil være specificeret enten på firmaets eller de ansattes telefonregninger.

Projektet vil medvirke til at fastholde Københavns Kommunes image som en kommune på forkant med udviklingen, såvel teknologisk som servicemæssigt. Projektet vil på sigt give administrative fordele og effektiviseringsgevinster idet en udbredt betaling med mobiltelefon vil betyde færre tømninger og reparationer af parkometerne, fordi de anvendes mindre.

Den nuværende betalingsordning tænkes opretholdt sideløbende med betalingsmuligheden via mobiltelefon. Det forudsættes endvidere, at alle mobiltelefonudbydere kan tilslutte sig ordningen.

Tildelt beløb: 150.000 kr.

Medfinansiering: 50.000 kr.

Parkering · København indgik efter forhandling med interesserede parter aftale med firmaerne Dannet (samarbejde mellem TDC, Sonofon og Siemens) og Easy Park om i en forsøgsperiode at modtage betaling for parkering via mobiltelefon. Forsøget kom først i gang i august/september og udløber iflg. aftale ultimo marts 2002.

I modsætning til beskrivelsen i ansøgningen om midler fra IT-puljen, blev det i første omgang valgt ikke at etablere en database på server i Parkering · København, men at basere forsøget på de involverede firmaers databaser.

Dannets "forsøgskunder" omfatter en række af firmaets ansatte, mens Easy Park har valgt at gennemføre forsøget med de kunder, der melder sig, og har i begrænset omfang reklameret for ordningen. De involverede parter har hver især afholdt de til forsøget medgåede udgifter, og Parkering Københavns andel har (ud over egne lønudgifter) begrænset sig til ekstern bistand (konsulentudgifter) i forbindelse med deltagelse i møder, vurdering af forslag og udarbejdelse af aftaler. Dette beløber sig til 34.200 kr.

Efter en foreløbig vurderet ser det ud til, at betalingsdelen virker efter hensigten, og Parkering · København ser en stigende interesse for forsøget, naturligvis specielt hos kunder, der tilmelder sig via Easy Park.

Med hensyn til Parkering · Københavns muligheder for at kontrollere de biler, der er med i ordningen, er det BTF´s opfattelse, at der bør arbejdes videre med at finde en bedre løsning. Det er endnu ikke lykkedes, at få indbygget stregkodelæsere i parkeringsvagternes håndterminaler, jf. ansøgningen om puljemidler, hvilket har betydet, at vagterne skal udstyres med endnu et stykke "isenkram" (seperate stregkodelæsere) eller foretage mobiltelefonopkald til de deltagende firmaer for at få oplyst, om der i de enkelte tilfælde er betalt for parkeringen. Begge metoder benyttes, men vurderes som utilfredsstillende, hvis ordningen udbredes i større målestok.

Parkering København skal foreslå, at restbevillingen overføres til 2002. Formålet med projektet fastholdes.

-

Bilag 1 Økonomiforvaltningens skrivelse til forvaltningerne af 14. januar 2002.

Erik Jacobsen/

Bjarne Winge