Forudbetaling til leverandører på grund af COVID-19 og undladelse af at gøre misligholdelse gældende

Denne sag beskriver dispensationsmuligheder ved indkøb som følge af COVID-19, herunder mulighed for forudbetaling af leverancer frem til 1. juli 2020. Økonomiudvalget forelægges med denne sag forslag om, at Københavns Kommune skal anvende dispensationen med det foreslåede administrationsgrundlag. Økonomiforvaltningen gør opmærksom på, at der er en tabsrisiko.

Indstilling

Økonomiforvaltningen indstiller over for Økonomiudvalget,

1. at det godkendes, at Københavns Kommune forudbetaler leverancer i perioden 1. maj 2020 til og med 30. juni 2020 i overensstemmelse med den beskrevne model, jf. Løsning.

Problemstilling

Social- og Indenrigsministeriet har den 1. april 2020 udstedt bekendtgørelse om kommunernes og regioners indkøb i forbindelse med håndtering af COVID-19. Bekendtgørelsen indeholder to tiltag, som gør det muligt for kommunerne at understøtte virksomhederne ved hjælp af offentligt indkøb. Det ene tiltag er muligheden for at forudbetale leverandører for leverancer, der leveres inden 1. juli 2020. Der må forudbetales op til 1 mio. kr. pr. leverance. Det andet tiltag er muligheden for at undlade at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Sagen fremlægges i forlængelse af Økonomiudvalgets beslutning af 31. marts 2020 om, at Københavns Kommune udnytter dispensationsmulighederne vedrørende offentligt indkøb, jf. bilag 1. Økonomiforvaltningen fremlægger med denne sag forslag til administrationsgrundlag for ordningen.

Sagen, herunder afgrænsningen af modellen, har været drøftet med Intern Revision.

Løsning

Forudbetaling
Københavns kommune har mange og meget forskelligartede indkøb hos mange forskellige leverandører.

Økonomiforvaltningen har taget udgangspunkt i kontraktdatabasen i Københavns Kommunes økonomisystem, Kvantum, og har sammenholdt leverandørerne med historisk forbrug. På den baggrund anslås, at 35-40.000 leverancer kan danne grundlag for forudbetaling. Hvis det i praksis skal være muligt at administrere forudbetalingen, er det en forudsætning, at der i videst mulige omfang anvendes eksisterende systemunderstøttede processer.

Københavns Kommune bør på den baggrund fastlægge generelle kriterier for muligheden for forudbetaling i overensstemmelse med vejledningen om kommuners og regioners indkøb i forbindelse med håndtering af COVID-19.

Økonomiforvaltningen anbefaler derfor, at en evt. forudbetaling kobles med de indkøbsordrer, der afvikles via Kvantum. Dette vil sikre, at der anvendes de standardforretningsprocesser, der er i Kvantum. Derved minimeres det administrative arbejde ved forudbetalingen betydeligt. Der sikres samtidig korrekt bogføring.

Økonomiforvaltningen anbefaler samtidig, at implementeringen af løsningen afgrænses til bestillinger fra Kvantums webkatalog (inkl. eksterne kataloger (bl.a. til fødevarer)), og dermed ikke rammeordrer og fritekstbestillinger (og bestillinger udenom Kvantum). Denne afgrænsning vil begrænse den økonomiske risiko, hvis leverandører går konkurs og understøtte en simpel kommunikation til indkøberne. Særligt rammeordrer anvendes til nogle meget store betalinger, og da det ikke systemmæssigt vil være muligt at begrænse størrelsen på eventuelle forudbetalinger, vurderes det meget risikofyldt at forudbetale disse. Det betyder også, at det næsten udelukkende vil være varekøb, der forudbetales.

Modellen vil ikke omfatte bygge- og anlægsprojekter. Kommunen understøtter i forvejen bygge- og anlægsbranchen ved at holde fremdrift i igangværende projekter og fremrykke projekter for ca. 350 mio. kr. i 2020. Hertil kommer, at bygge- og anlægsbranchen lige som alle andre brancher søges understøttet ved, at den normale betalingsfrist på 30 dage er suspenderet. Der vurderes at være for stor en risiko ved yderligere fremrykninger, da der er et betydeligt element af syn og skøn ved aflevering af anlægsopgaver, og kommunen derfor spiller sig en væsentlig mulighed for kvalitetskontrol af hænde ved forudbetaling.

Som følge af bekendtgørelsen skal den enkelte leverandør anmode om forudbetaling. Det håndteres ved, at alle leverandører i Kvantums webshop kontaktes og anmodes om svar inden 1. maj 2020, hvis de ønsker at være omfattet af ordningen.

Den foreslåede model indebærer, at

1) fakturaer fra leverandører, der ønsker forudbetaling, kører uden om det almindelige godkendelses-flow og håndteres centralt i forvaltningerne
2) leverandøren fremsender faktura hurtigst muligt efter ordremodtagelse, (det betyder, at kommunen kan betale, før ydelsen er modtaget, da varemodtagelsen er den betalingsfrigivende proces i Kvantum),
3) den reelle varemodtagelse sker ved, at Koncernservice sender lister hver 2. uge til de indkøbere, der har foretaget bestillingen, for at sikre den reelle varemodtagelse
4) det, hvis der ikke har været en reel varemodtagelse, er muligt centralt at stoppe for yderligere bestillinger hos leverandøren og dermed minimere tabet, jf. dog nedenstående afsnit om mulighed for at undlade at gøre brug af misligholdelsesbeføjelser.

Økonomiforvaltningen anbefaler, at der sættes et loft på forudbetalinger på 3 mio. kr. pr. leverandør i perioden 1. maj 2020 til 1. juli 2020.

Modellen indebærer, at kommunen i perioden indtil den 30. juni 2020 overgår til at registrere udgiften på indkøb ift. Kvantums webkatalog på dispositionstidspunktet for at muliggøre forudbetalingen af katalogvarer.

Ændringen medfører samtidigt, at der sker en midlertidig suspendering af alle bestemmelser udstedt i medfør af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ, herunder forretningsgange og vejledninger, der er i modstrid med beslutningen om forudbetaling af varer og de heraf afledte processer. Praksisændringen og suspenderingen af modstridende regler foretages med hjemmel i ”Bekendtgørelse om kommuners og regioners indkøb i forbindelse med håndtering af COVID-19”, der giver mulighed for midlertidigt at tilsidesætte interne regler, og gælder i den periode, som Social- og Indenrigsministeren har fastsat, dvs. indtil den 30. juni 2020.

Undladelse af at gøre brug af misligholdelsesbeføjelser
Social- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse giver mulighed for, at kommuner, hvor det er hensigtsmæssigt, undlader at gøre brug af misligholdelsesbestemmelser. Der skal i alle situationer ske en konkret vurdering af, hvorvidt kommunen kan og bør undlade at bruge misligholdelsesbestemmelserne i en kontrakt. Økonomiforvaltningen anbefaler derfor, i overensstemmelse med bekendtgørelsen, at Københavns Kommune udviser tilbageholdenhed med at gøre brug af misligholdelsesbeføjelser, hvis leverandører misligholder kontraktlige forpligtigelser på grund af COVID-19.

Økonomi

Der er en tabsrisiko for kommunen forbundet med forudbetaling i det omfang en leverandør modtager betaling uden efterfølgende at levere varen. Det er ikke muligt at anslå risikoen nærmere, da det vil forudsætte kreditvurderinger af de enkelte leverandører. Omsætningen omfattet af denne model anslås at udgøre ca. 50 mio. kr. pr. måned ved normal adfærd. Forudbetalingen vil derfor være i størrelsesordenen 2,5 mio. kr. pr. arbejdsdag, som betalingerne fremrykkes. Tabsrisikoen begrænses ved, at en række indkøb ikke er omfattet af modellen, ligesom der er mulighed for at stoppe for yderligere bestillinger hos leverandører, hvor forudbetalingen ikke følges op af en konkret leverance. Endelig lægges der også op til et loft på forudbetaling af 3 mio. kr. pr. leverandør i perioden.

Videre proces

Hvis Økonomiudvalget godkender indstillingen, designer og implementerer Økonomiforvaltningen den konkrete løsning, herunder tilhørende kommunikationsmateriale til forvaltninger, indkøbere og omfattede leverandører.

Dagsordenspunkt 7: Forudbetaling til leverandører på grund af COVID-19 og undladelse af at gøre misligholdelse gældende (2020-0084637)

Økonomiudvalgets beslutning i mødet den 21. april 2020

Indstillingen blev godkendt med 10 stemmer mod 0. 3 medlemmer undlod at stemme.

For stemte: A, Å, B, F, V, C og O.

Imod stemte: Ingen.

Undlod at stemme: Ø.